Політика конфіденційності

1. Хто відповідає за обробку?

Rapportly B.V. є контролером даних, якими ти ділишся з Rapportly через rapportly.io та rapportly.nl. З нами можна зв’язатися за адресою vragen@rapportly.io.

Використовуєш Rapportly для документів, що містять персональні дані власних клієнтів, наприклад транскрипт або аудіозапис розмови з клієнтом? Тоді ти є контролером цих даних, а ми обробляємо їх виключно за твоїм дорученням як обробник. Угоду про обробку даних можна запросити за адресою vragen@rapportly.io.

2. Які дані ми обробляємо й для чого?

Акаунт і організація: назва підприємства, електронна адреса, пароль (зберігається в зашифрованому вигляді), налаштування двоетапної перевірки, твоя роль у команді та мовні налаштування. Мета: забезпечення роботи акаунта й команди. Правова підстава: виконання договору.

Вміст документів: транскрипти, нотатки й приклади документів, які ти вводиш, а також документи, створені з них Rapportly. Мета: створення документів у твоєму стилі письма. Правова підстава: виконання договору. Під час реєстрації ми повідомляємо про це й просимо погодитися з наданням цієї послуги.

Аудіозаписи: якщо ти завантажуєш запис розмови, записуєш розмову в застосунку або відеозустріч у застосунку чи розширенні браузера, ми обробляємо запис для перетворення на текст. Запис містить усе сказане в розмові: голоси й зміст розмови, а отже, часто й персональні дані клієнта. Запис зустрічі також містить голоси всіх учасників, навіть якщо вони не є твоїми клієнтами. Мета: перетворення запису на транскрипт для подальшого використання. Правова підстава: виконання договору. Обробку запису описано в розділі 4.

Дані підписки й виставлення рахунків: твій план і використання, а після активації платних підписок також платіжні дані через нашого платіжного постачальника. Ми самі не зберігаємо даних карток або рахунків. Правова підстава: виконання договору та законні, зокрема податкові, зобов’язання.

Технічні дані: серверні журнали й повідомлення про помилки, наприклад IP-адреса, час і запитана сторінка, а також статистика використання, яку ми ведемо самостійно, без відстежувальних cookie і сторонньої аналітики. Мета: безпека, запобігання зловживанням і покращення послуги. Правова підстава: законний інтерес.

Задані сигнали без вмісту: між офісами Rapportly об’єднує виключно заздалегідь дозволені кількості, етапи, тривалість виконання, технічні результати й неперсональні налаштування для покращення продукту. Імена, довільний текст, суми, файли, медичні категорії, вміст джерел, клієнтський вміст і персональні дані технічно відфільтровуються та не дозволені. Ці два елементи без вмісту є частиною послуги й стандартно ввімкнені для кожного акаунта; необроблений клієнтський вміст ніколи не використовується й не поширюється між організаціями.

Партнерська атрибуція: якщо ти переходиш за партнерським посиланням, за твоєю згодою ми протягом 90 днів пам’ятаємо, який партнер тебе направив. Порядок роботи описано в політиці щодо файлів cookie. Правова підстава: згода.

Листи твоїм клієнтам: якщо ти надсилаєш клієнту повідомлення з Rapportly, ми фіксуємо для нього доставлення та кліки на посилання в листі разом із часом. Так у досьє видно, чи надійшло повідомлення й чи клієнт щось із ним зробив. Відкриття листа ми свідомо не реєструємо: це вимірювання стало технічно ненадійним, оскільки деякі поштові програми автоматично попередньо завантажують повідомлення, що створило б хибне враження в досьє. Посилання в таких повідомленнях проходять через наш власний домен link.mail.rapportly.io. Мета: бачити, що відбулося з повідомленням. Правова підстава: виконання договору. Увага: ти залишаєшся відповідальним за інформування власного клієнта про це.

Варіанти стилю: якщо ви вказуєте адресу вебсайту, знімок екрана, логотип, назву компанії або опис, ми обробляємо ці вхідні дані, щоб запропонувати кольори та зразки оформлення для вашої компанії. Указаний загальнодоступний вебсайт і його оформлення завантажуються з нашого сервера; ми не передаємо файли cookie вашого браузера та не входимо в обліковий запис на цьому вебсайті. Інструмент створення стилю не надсилає ці вхідні дані постачальнику ШІ та не зберігає їх як профіль стилю. Ви отримуєте три варіанти й можете створити файл-зразок. Лише якщо ви самостійно завантажите цей файл далі або збережете його, до нього застосовуватимуться описані вище умови обробки та строки зберігання документів і зразків стилю. Окремо завантажений логотип може бути включений до файлу-зразка; знімок екрана використовується лише для визначення кольорів.

3. Обробка за допомогою ШІ

Rapportly створює документи за допомогою моделей ШІ Anthropic. Твої вхідні дані використовуються лише для створення твоїх документів: не для навчання моделей ШІ й не передаються іншим користувачам.

Для перетворення аудіо на текст ми використовуємо службу Batch від Speechmatics через європейську кінцеву точку EU1. Запис використовується лише для створення твого транскрипту. За інформацією Speechmatics, компанія не використовує записи клієнтів для навчання моделей, якщо клієнт прямо не погодився на це.

Не завантажуй документи з персональними даними, для обробки яких не маєш правової підстави; під час реєстрації ми також просимо погодитися з цим. Порада: за можливості знеособлюй вхідні дані, якість документа залишиться такою самою.

4. Перетворення аудіо на текст

Ти можеш завантажити аудіозапис, записати розмову безпосередньо в застосунку або записати відеозустріч. У всіх випадках ми надсилаємо запис до Speechmatics, яка перетворює його на текст через європейську кінцеву точку EU1. Якщо ти записуєш самостійно, під час запису файл залишається у твоєму браузері й надсилається лише після натискання кнопки перетворення. Для деяких типів файлів (m4a, mp4 і webm) ми спочатку на власному сервері перетворюємо файл у формат, придатний для мовленнєвої моделі; лише потім надсилаємо його далі.

Відеозустріч можна записати двома способами: у застосунку через «записати зустріч» або за допомогою розширення Rapportly для Chrome і Edge. Розширення працює в Google Meet, Microsoft Teams і вебклієнті Zoom у браузері. В обох випадках ми поєднуємо звук вкладки зустрічі з мікрофоном, щоб запис містив обидві сторони розмови. Запис починається лише після твого натискання кнопки запису або значка розширення; автоматично він ніколи не починається. Розширення не читає й не збирає повідомлень чату, списків учасників або візуального вмісту сторінки. Воно записує лише звук вкладки й мікрофон після твого запуску запису та надсилає запис тільки до Rapportly, туди само, куди надсилається запис із застосунку.

Під час запису розширення браузера записує аудіо невеликими частинами до локальної захищеної черги в браузері. Для кожного запису черга зберігає аудіо й технічні дані, потрібні для відновлення та завантаження, як-от статус, час початку, тривалість, розмір і тип файлу. Якщо ти використовуєш підключений календар, також можуть зберігатися назва відповідної події та внутрішній ідентифікатор клієнта, які надсилаються із записом у твій власний акаунт Rapportly. Розширення не отримує з календаря списків учасників або необроблених електронних адрес. Без підключення календаря запис працює без цих даних.

Розширення тимчасово зберігає сеанс входу Rapportly у браузері, щоб розмістити запис у правильному акаунті; сеанс зникає після закриття браузера або виходу. Крім того, розширення локально пам’ятає внутрішній ID останнього використаного акаунта Rapportly й прив’язує кожен запис у черзі до акаунта, в якому його розпочато. Завдяки цьому на спільному пристрої запис ніколи непомітно не надсилається в інший акаунт. Якщо акаунти відрізняються, черга спочатку просить зробити свідомий вибір.

Після зупинки розширення автоматично намагається завантажити запис до Rapportly через зашифроване з’єднання. Якщо немає дійсного сеансу входу або завантаження тимчасово не вдалося, запис залишається локально. Браузер планує лише нову спробу завантаження; це ніколи не починає нового запису. Локальна копія видаляється лише після успішного завантаження або після твого свідомого видалення з черги.

Що відбувається із самим записом, залежить від функції «зберігати записи». Якщо її вимкнено, файл існує лише під час перетворення як тимчасовий файл на нашому сервері, а потім видаляється; запис не потрапляє до бази даних або огляду документів. Якщо її ввімкнено, ми зберігаємо запис і дослівний текст біля розмови (у ЄС, у Supabase у Франкфурті), щоб ти міг пізніше прослухати, завантажити й будь-коли самостійно видалити їх. Для обробки Batch Speechmatics зберігає копію аудіо, транскрипт і налаштування завдання. Після успішного перетворення Rapportly просить Speechmatics негайно видалити завдання. Якщо це не вдається, Speechmatics автоматично видаляє його протягом семи днів за власною політикою зберігання.

Отриманий текст ми зберігаємо так само, як транскрипт, який ти самостійно вводиш або вставляєш. Транскрипт з’являється в текстовому полі й автоматично зберігається як чернетка, щоб робота не втратилася через збій або закриття вкладки. Чернетка зникає після запуску звіту або очищення поля. Після запуску звіту текст підпадає під розділ «Вміст документів» вище.

Для кожного перетворення ми фіксуємо сам факт його виконання, розмір і тип файлу, тривалість, кількість кредитів та технічні дані, як-от IP-адресу. Вмісту запису або транскрипту там немає. Мета: виставлення рахунків, запобігання зловживанням і відстеження того, що відбулося.

Важливо для тебе як консультанта: ти вирішуєш, чи записувати розмову, і відповідаєш за це. Повідом співрозмовникам про запис і мету його використання та подбай про наявність правової підстави. Це також стосується відеозустрічей: повідом усіх учасників до початку запису. Не записуй більше, ніж потрібно.

Ми вмикаємо зберігання записів поступово. Якщо воно активне для твого середовища, біля розмови видно блок запису з кнопками відтворення, завантаження й видалення. Якщо блоку немає, зберігання для твого середовища вимкнено, і запис буде видалено після перетворення.

5. Із ким ми ділимося даними?

Ми ніколи не продаємо дані. Передаємо їх лише постачальникам, необхідним для роботи Rapportly. Повний список: Vercel (хостинг сайту), Railway (застосунок і API), Supabase (база даних і вхід зі зберіганням у ЄС у Франкфурті), Anthropic (ШІ, що пише документи), Speechmatics (перетворення аудіо на текст через європейську кінцеву точку EU1) і Resend (надсилання листів та реєстрація доставлень і кліків на посилання в них). Ці постачальники можуть обробляти дані лише для надання нам своєї послуги.

Якщо ми залучаємо нового постачальника, який обробляє персональні дані, або замінюємо наявного, заздалегідь повідомляємо офіси, що використовують Rapportly, щоб вони могли заперечити. Актуальний список можна запросити за адресою vragen@rapportly.io.

Якщо ти підключаєш поштову скриньку, Rapportly використовує дозволене тобою з’єднання з Google (Gmail) або Microsoft (Outlook), щоб створювати в ній чернетки листів. Там, де доступне надсилання після схвалення, ти окремо вмикаєш його в Rapportly й для кожного листа перевіряєш отримувача, можливі Bcc, тему, текст і вкладення. Після твого схвалення Rapportly виконує надсилання у встановленому часовому вікні. Google об’єднує керування чернетками та їх надсилання в одному дозволі; Microsoft запитує доступ на читання й запис для чернеток та окремий дозвіл на надсилання.

Якщо дані обробляються за межами Європейської економічної зони, це відбувається на підставі рішення про належність захисту, наприклад EU-VS Data Privacy Framework, або стандартних договірних положень ЄС.

Використання інформації, отриманої через розширення браузера Rapportly, відповідає Chrome Web Store User Data Policy, включно з вимогами Limited Use. Rapportly використовує ці дані виключно для безпечного локального зберігання вибраного користувачем запису зустрічі, надсилання у власний акаунт Rapportly й перетворення на текст. Ми не продаємо ці дані й не використовуємо їх для реклами, оцінювання кредитоспроможності або інших непов’язаних цілей. Працівники не читають вміст, крім випадків, коли ти прямо дозволяєш це для конкретного запиту підтримки, доступ необхідний для безпеки або цього вимагає закон.

Для підключення скриньки ми обробляємо пов’язану електронну адресу, надані права й токени доступу. Токен для поновлення з’єднання зберігається на сервері в зашифрованому вигляді. Для листа ми зберігаємо отримувача, можливі Bcc, тему, текст, посилання на вкладення, ідентифікатор чернетки або повідомлення в поштового постачальника й статус обробки. Вибраний вміст листа та вкладення надсилаються твоєму поштовому постачальнику для створення чернетки та, після схвалення, надсилання. Ця функція клієнтської пошти не отримує повідомлень із твоєї вхідної скриньки. Статус «Надіслано» підтверджує прийняття поштовим постачальником; він не доводить доставлення або прочитання.

Rapportly використовує інформацію з Google APIs лише для видимих функцій, які ти сам вибираєш, відповідно до Google API Services User Data Policy, включно з вимогами Limited Use. Ми не продаємо ці дані й не використовуємо їх для реклами, оцінювання кредитоспроможності або навчання загальних моделей ШІ. Доступ людей обмежено підтримкою з твоїм прямим дозволом, необхідними заходами безпеки або законним обов’язком. Зазначені вище технічні постачальники обробляють ці дані лише для надання й захисту цих функцій.

6. Як довго ми зберігаємо дані?

Поки акаунт активний, ми зберігаємо дані, щоб ти міг перечитувати й повторно використовувати документи. Якщо ти видаляєш документ або клієнта, відповідний вміст зникає із застосунку. Щоб видалити акаунт і дані, напиши на vragen@rapportly.io; ми видалимо дані з активних систем, після чого вони також зникнуть із резервних копій за нашим графіком резервного копіювання.

Аудіозаписи: ще не завантажений запис розширення браузера залишається локально в черзі, доки завантаження не завершиться успішно або ти не видалиш його самостійно. Після успішного завантаження розширення стирає локальний запис. Якщо функцію «зберігати записи» в Rapportly вимкнено, серверна копія існує лише під час перетворення, а потім видаляється. Якщо її ввімкнено, ми зберігаємо запис і відповідний текст біля розмови до їх видалення тобою або видалення акаунта. Транскрипт у текстовому полі зберігається, поки ти ним користуєшся, так само, як вставлений текст: як автоматично збережена чернетка до запуску звіту або очищення поля, а потім як частина документа. Незавершена чернетка залишається, доки ти не очистиш її або акаунт не буде видалено; повідом нам, якщо хочеш видалити її раніше.

Надіслані клієнтам листи та їхній статус (доставлено, натиснуто посилання) зберігаються біля відповідної розмови в досьє, поки існує акаунт або доки ти не видалиш цю розмову.

Дані, які закон вимагає зберігати довше, наприклад рахунки з податковим строком зберігання 7 років, а також записи твоїх реєстраційних згод і поточної основи надання послуг Rapportly зберігаються, доки триває відповідний обов’язок або необхідність.

Підключення поштової скриньки можна розірвати через Мій акаунт → Підключення. Rapportly видалить збережений ключ з’єднання. Доступ також можна відкликати в Google або Microsoft. Перед відключенням перевір, чи немає схвалених листів у черзі надсилання. Відключення не видаляє історії пошти в Rapportly або чернеток і надісланих листів, які вже є в поштового постачальника. Для видалення даних у Rapportly діють описані вище можливості й строки зберігання; даними у своїй скриньці ти керуєш у поштового постачальника.

7. Як ми захищаємо твої дані?

З’єднання зашифровані (https). Дані ізольовані за організаціями, також на рівні бази даних (row level security). Двоетапна перевірка доступна для всіх акаунтів Rapportly й за замовчуванням необов’язкова. Адміністратор команди може зробити її обов’язковою для всієї команди. Доступ до робочих систем обмежено тими, кому він потрібен.

8. Твої права

Ти маєш право на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки й перенесення даних та можеш заперечувати проти обробки. Надану згоду, наприклад на партнерську атрибуцію, можна відкликати будь-коли; це не впливає на правомірність попередньої обробки.

Надішли запит на vragen@rapportly.io; ми відповімо протягом місяця. Якщо вважаєш, що ми неналежно поводимося з даними, можна подати скаргу до Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Файли cookie й локальне сховище

За твоєю згодою ми надсилаємо Meta дані про відвідування публічних сторінок і дані браузера, зокрема IP-адресу, для вимірювання реклами. Meta може використовувати cookie й пов’язувати відвідування з твоїм акаунтом. Ми не передаємо клієнтського вмісту. Твій вибір діє 90 днів. Згоду можна відкликати в налаштуваннях cookie. За тією самою згодою ми також повідомляємо про завершення реєстрації акаунта, не надсилаючи імені, електронної адреси або даних підприємства. Що саме зберігається в браузері (вхід, мовні налаштування та лише за твоєю згодою партнерський код), докладно пояснено в політиці щодо файлів cookie. Розширення браузера додатково локально зберігає: тимчасовий сеанс входу, внутрішній ID останнього використаного акаунта Rapportly, факт дозволу мікрофона, факт поточного запису, вибір показу нагадування в Meet, Teams і Zoom та чергу записів для завантаження. Ця черга містить аудіо й необхідні для відновлення та завантаження статус, час, тривалість, розмір, тип файлу, прив’язку до акаунта та можливу назву події або внутрішній ідентифікатор клієнта. Сигнал браузера не зберігає додаткових персональних даних; він лише планує нову спробу завантаження наявного елемента черги.

10. Зміни

Якщо зміст цієї заяви зміниться, ми оновимо номер версії та дату вгорі й повідомимо про важливі зміни в застосунку. Версія 2.0 діє з 2026-10-01 і визначає Rapportly B.V. відповідальною компанією, а vragen@rapportly.io контактною адресою.