Перейти до вмісту

Посібники

Пакет розмови та лист клієнту

Пакет розмови поєднує короткий протокол, внутрішній лист і чернетку листа клієнту.

Коротко

Створити пакет розмови

  1. Відкрийте Протокол + лист за підсумками на сторінці Початок.
  2. Додайте транскрипт, текст розмови або документи. Також можна скористатися кнопкою «Вибрати наявний матеріал».
  3. Натисніть «Перейти до налаштувань». За бажанням укажіть тему й папку клієнта.
  4. Перевірте основну мову, можливу другу мову та вибраний спосіб роботи.
  5. Натисніть «Створити пакет розмови». Перевірте три результати, а також кожну обіцянку, одержувача й вкладення, перш ніж підготувати або надіслати лист клієнту.

Відповідні вкладення до листа клієнту

Постійні брошури та прайс-листи можуть пропонуватися як відповідне вкладення, якщо в розмові було дано обіцянку.

  1. Відкрийте Бібліотека, Постійні документи й додайте файли з зрозумілими назвами.
  2. Створіть пакет розмови, у якому згадано обіцянку клієнту.
  3. У блоці «Обіцяно в цій розмові» перевірте, які файли пропонує Rapportly. Відсутній файл залишається видимим у блоці «Ще потрібно надати».
  4. Підготуйте лист клієнту як чернетку й перевірте текст, одержувача та вкладення. Файли також можна завантажити окремо.
  5. Видаліть неправильне вкладення й надсилайте лист лише після того, як усе перевірите.

Зверніть увагу. Завантажений файл чернетки не потрапляє до поштової скриньки автоматично. Тому підготуйте лист через підключену поштову скриньку або надішліть його самостійно.

Завдання

Створити пакет розмови

Можливості: Вставити транскрипт · наявний матеріал · налаштування

  1. Відкрийте Початок, Протокол + лист за підсумками.
  2. Вставте текст розмови або виберіть наявний матеріал.
  3. Перейдіть до Налаштування, виберіть назву, за потреби папку клієнта та мову результату.
  4. Створіть пакет і окремо перевірте протокол, внутрішній лист і лист клієнту.

Додати наявний матеріал до пакета розмови

Можливості: Наявний запис · текст розмови

  1. Відкрийте крок Введення й виберіть «Вибрати наявний матеріал».
  2. Виберіть потрібний запис або джерело з доступних вам матеріалів.
  3. Перевірте вибраний текст, перш ніж перейти до Налаштування.

Налаштувати назву, папку клієнта й мову

Можливості: Клієнт або тема · папка клієнта · основна мова · друга мова

  1. З кроку Введення перейдіть до Налаштування.
  2. Заповніть поле «Клієнт або тема» і за бажанням виберіть папку клієнта.
  3. Виберіть основну мову й увімкніть другу мову, якщо вона доступна й потрібна.
  4. Перевірте підсумок вибору мови, перш ніж створювати пакет.

Вибрати рівень якості пакета розмови

Можливості: Вартість · якість · Налаштувати самостійно

  1. У Налаштування відкрийте «Як ви хочете створити документ?» і виберіть «Налаштувати самостійно».
  2. Порівняйте доступні рівні за вартістю та ретельністю роботи з текстом.
  3. Виберіть рівень, що відповідає меті, і потім перевірте показаний вибір.
  4. Запускайте лише тоді, коли джерело й налаштування правильні.

Перевірити протокол і листи після обробки

Можливості: Протокол · внутрішній лист · лист клієнту · обіцянки

  1. Відкрийте результат завершеного пакета розмови.
  2. Спочатку звірте протокол із розмовою.
  3. Перевірте дії, обіцянки та одержувачів у внутрішньому й зовнішньому листі.
  4. Виправте помилки й діліться або надсилайте лише перевірений результат.

Перевірити відповідні вкладення до листа клієнту

Можливості: Запропоновані вкладення · ще потрібно надати · видалити

  1. Спочатку підготуйте потрібні файли в розділі Бібліотека, Постійні документи.
  2. Створіть пакет розмови з обіцянкою з розмови.
  3. Перевірте блоки «Обіцяно в цій розмові» та «Ще потрібно надати».
  4. Видаліть неправильні вкладення й перевірте лист, перш ніж його підготувати.

Підготувати лист клієнту як чернетку

Можливості: Завантажити файл чернетки · завантажити вкладення окремо

  1. Відкрийте перевірений лист клієнту з пакета розмови.
  2. Виберіть «Зберегти як чорновик» і відкрийте завантажений файл листа у відповідній поштовій програмі.
  3. Укажіть одержувача й перевірте тему, текст і вкладення.
  4. Надсилайте лист із поштової програми лише після цієї перевірки.

Докладне пояснення

Відповідні вкладення до листа клієнту

Під час розмови ви пообіцяли надіслати брошуру, прайс-лист або інший документ? Rapportly запропонує відповідний файл із вашої бібліотеки документів для чернетки листа. Доступно, починаючи з Pro+.

  1. Підготуйте постійні документи

    Перейдіть до «Моя робота» → «Вкладення» та додайте брошури, прайс-листи або пояснювальні документи. Використовуйте зрозумілі назви файлів.

  2. Створіть комплект матеріалів розмови

    Використовуйте транскрипцію або свої нотатки. Переконайтеся, що обіцянку зазначено, наприклад: я надішлю нашу брошуру про договори технічного обслуговування.

  3. Перегляньте запропоновані вкладення

    У розділі «Обіцяно під час цієї розмови» відображаються відповідні документи. Файл не знайдено? Тоді обіцянка з’явиться в розділі «Ще потрібно надати».

  4. Підготуйте лист клієнту

    Кнопка «Підготувати як чернетку» завантажує файл листа із запропонованими вкладеннями. Файли також можна завантажувати окремо. Дія «Відкрити в поштовій програмі» не додає вкладення автоматично.

  5. Перевірте та надішліть

    Відкрийте чернетку в сумісній поштовій програмі, вкажіть одержувача та перевірте текст і вкладення. Видаліть вкладення, якщо воно не підходить. Rapportly повідомить, якщо файл не вдалося додати.

Пряме підключення поштової скриньки не потрібне. Завантаження створює файл чернетки; воно нічого не додає безпосередньо до скриньки й нічого не надсилає.

Те, що ви бачите, може залежати від вашої ролі, тарифного пакета та інтеграцій вашої організації. Перевіряйте кожну створену чернетку, перш ніж поділитися нею або надіслати її.