创建对话套件
选项: 粘贴转写文本 · 现有素材 · 设置
- 打开“首页”中的“会议纪要 + 跟进邮件”。
- 粘贴对话文本或选择现有素材。
- 进入“设置”，填写标题，并选择客户文件夹（可选）和输出语言。
- 生成套件，并分别检查会议纪要、内部邮件和客户邮件。
简要说明
创建对话套件
- 在“首页”上打开“会议纪要 + 跟进邮件”。
- 添加转写文本、对话文本或文档。您也可以使用“选择现有素材”。
- 点击“前往设置”。如有需要，填写主题并选择客户文件夹。
- 检查主要语言、可选的第二语言以及所选的生成方式。
- 点击“生成对话套件”。通读三项结果，并在准备或发送客户邮件之前，检查每项承诺、收件人和附件。
客户邮件的匹配附件
当对话中做出相关承诺时，系统可将常用的宣传册和价目表推荐为匹配附件。
- 打开“资料库”中的“常用文档”，添加命名清晰的文件。
- 创建一个包含对客户承诺内容的对话套件。
- 在“本次对话中的承诺事项”下检查 Rapportly 推荐了哪些文件。缺失的文件会继续显示在“待提供”下。
- 将客户邮件设为草稿，并检查正文、收件人和附件。您也可以单独下载文件。
- 删除不正确的附件，全部检查完毕后再发送邮件。
注意. 下载的草稿文件不会自动进入邮箱。因此，请通过已关联的邮箱准备邮件，或自行发送。
任务
将现有素材添加到对话套件
选项: 现有录音 · 对话文本
- 打开“输入”步骤，选择“选择现有素材”。
- 从您有权访问的素材中选择正确的录音或来源。
- 进入“设置”之前，请检查所选文本。
设置标题、客户文件夹和语言
选项: 客户或主题 · 客户文件夹 · 主要语言 · 第二语言
- 从“输入”进入“设置”。
- 填写“客户或主题”，如有需要，选择客户文件夹。
- 选择主要语言；如果可用且需要，开启第二语言。
- 生成套件之前，请检查语言选择的摘要。
选择对话套件的质量级别
选项: 费用 · 质量 · 自行调整
- 在“设置”中打开“你希望如何生成文档？”，然后选择“自行调整”。
- 比较各可用级别的费用和对文本的打磨程度。
- 选择符合目标的级别，然后检查显示的选择。
- 确认来源和设置无误后再开始。
处理完成后检查会议纪要和邮件
选项: 会议纪要 · 内部邮件 · 客户邮件 · 承诺事项
- 打开已完成的对话套件结果。
- 先对照对话内容通读会议纪要。
- 检查内部邮件和外部邮件中的行动项、承诺和收件人。
- 修正错误，只分享或发送经过检查的结果。
检查客户邮件的匹配附件
选项: 推荐的附件 · 待提供 · 删除
- 先在“资料库”的“常用文档”中准备好正确的文件。
- 用包含对话中承诺内容的材料创建对话套件。
- 检查“本次对话中的承诺事项”和“待提供”。
- 删除不正确的附件，并在准备邮件之前检查邮件内容。
将客户邮件设为草稿
选项: 下载草稿文件 · 单独下载附件
- 打开对话套件中已检查的客户邮件。
- 选择“设为草稿”，然后在合适的邮件程序中打开下载的邮件文件。
- 填写收件人，并检查主题、正文和附件。
- 完成检查后，再从您的邮件程序发送。
详细说明
为客户邮件匹配附件
在对话中承诺发送宣传册、价目表或其他文档？Rapportly 会为邮件草稿推荐文档库中匹配的文件。Pro+ 及以上可用。
- 准备常用文档
前往“我的工作 → 附件”，添加宣传册、价目表或说明文档。请使用清晰的文件名。
- 创建对话文档包
使用转录文本或笔记。确保其中包含您的承诺，例如：我会发送我们的维护合同宣传册。
- 查看建议附件
在“本次对话中承诺的资料”下查看匹配文档。未找到文件时，承诺会列在“待提供”中。
- 准备客户邮件
使用“准备为草稿”下载带有建议附件的邮件文件，也可单独下载文件。“在邮件程序中打开”不会自动带上附件。
- 检查并发送
在兼容的邮件程序中打开草稿，填写收件人并检查正文及附件。不合适的附件可移除。如果文件无法添加，Rapportly 会提示。
无需直接关联邮箱。下载仅创建草稿文件，不会直接放入邮箱，也不会发送。
您看到的内容可能取决于您的角色、套餐以及贵组织的集成。在分享或发送之前，请检查每份生成的草稿。