隐私声明

1. 谁负责数据处理？

对于您通过 rapportly.io 和 rapportly.nl 与 Rapportly 共享的数据，Rapportly B.V. 是数据控制者。您可以通过 vragen@rapportly.io 联系我们。

如果您使用 Rapportly 处理包含您自己客户个人数据的文档，例如客户对话的转录文本或录音，那么您是这些数据的控制者，我们仅作为数据处理者按照您的指示处理数据。您可以通过 vragen@rapportly.io 索取数据处理协议。

2. 我们处理哪些数据，用于什么目的？

账户和机构：公司名称、电子邮箱地址、以加密形式存储的密码、两步验证设置、您在团队中的角色和语言偏好。目的：让您的账户和团队正常运作。法律依据：履行合同。

文档内容：您输入的转录文本、笔记和示例文档，以及 Rapportly 据此生成的文档。目的：按照您的写作风格生成文档。法律依据：履行合同。注册时我们会告知您这一点，并要求您同意此项服务。

音频录音：如果您上传对话录音、在应用内录制对话，或通过应用或浏览器扩展录制视频会议，我们会处理该录音并将其转换为文本。录音包含对话中说出的全部内容，包括声音和对话内容，因此通常也包含您客户的个人数据。会议录音还包含所有与会者的声音，即使他们不是您的客户。目的：将录音转换为供您后续使用的转录文本。法律依据：履行合同。第 4 节说明我们如何处理录音。

订阅和账单数据：您的套餐和用量，以及付费订阅启用后通过支付服务商处理的付款数据。我们自身不保存银行卡或银行账户信息。法律依据：履行合同以及法定税务等义务。

技术数据：服务器日志和错误信息，例如 IP 地址、时间和请求的页面，以及我们自行维护的使用统计，不使用跟踪 Cookie 或第三方分析服务。目的：保障安全、防止滥用和改进服务。法律依据：合法利益。

不含内容的固定信号：为改进产品，Rapportly 仅跨机构汇总事先获准的计数、阶段、处理时长、技术结果和非个人配置设置。姓名、自由文本、金额、文件、医疗类别、来源内容、客户内容和个人数据均通过技术手段过滤，且不允许使用。这两项不含内容的功能属于服务的一部分，默认对每个账户启用；原始客户内容绝不会跨机构使用或共享。

合作伙伴归因：如果您通过合作伙伴链接进入，在您同意后，我们会记录推荐您的合作伙伴，保留 90 天。具体方式见 Cookie 声明。法律依据：同意。

发给客户的电子邮件：如果您从 Rapportly 向客户发送消息，我们会在该消息中记录是否送达、邮件中的链接是否被点击，以及相应时间。这样您可以在档案中看到消息是否到达，以及客户是否有所操作。我们有意不记录邮件是否被打开：部分邮件程序会自动预加载邮件，导致此测量在技术上不再可靠，可能使档案中的信息产生误导。此类邮件中的链接通过我们自己的域名 link.mail.rapportly.io 跳转。目的：查看消息后续的处理情况。法律依据：履行合同。请注意：您仍负责向自己的客户告知这些处理。

风格方案：当您提供网站地址、截图、标志、公司名称或描述时，我们会处理这些输入内容，以便为您的公司推荐配色和示例排版。我们会通过服务器获取您指定的公开网站及其样式；不会附带发送您浏览器中的 Cookie，也不会登录该网站。风格创建工具不会将这些输入内容发送给 AI 服务提供商，也不会将其保存为风格配置。您会收到三个方案，并可创建示例文件。只有当您自行继续上传或保存该文件时，上述文档和风格示例的处理规则及保存期限才适用。单独上传的标志可能会嵌入示例文件；截图仅用于提取颜色。

3. AI 处理

Rapportly 使用 Anthropic 的 AI 模型生成文档。您的输入仅用于创建您的文档，不用于训练 AI 模型，也不与其他用户共享。

我们通过欧洲 EU1 端点使用 Speechmatics 的 Batch 服务将音频转换为文本。您的录音仅用于创建您的转录文本。根据 Speechmatics 的说明，除非客户明确同意，否则该公司不会使用客户录音进行模型训练。

请勿上传您没有合法处理依据的个人数据文档；注册时我们也会要求您对此作出同意。建议尽可能将输入匿名化，文档质量不会因此改变。

4. 将音频转换为文本

您可以上传录音、直接在应用内录制对话，或录制视频会议。在所有情况下，我们都会将录音发送给 Speechmatics，通过欧洲 EU1 端点转换为文本。如果您自行录音，录制期间录音会保留在您的浏览器中，只有点击转换后才会发送。对于某些文件类型（m4a、mp4 和 webm），我们会先在自己的服务器上将文件转换为语音模型支持的格式，然后再发送。

录制视频会议有两种方式：使用应用中的“录制会议”，或使用适用于 Chrome 和 Edge 的 Rapportly 浏览器扩展。扩展支持浏览器中的 Google Meet、Microsoft Teams 和 Zoom 网页客户端。在这两种情况下，我们都会混合会议标签页音频与您的麦克风声音，以便录音包含对话双方的声音。只有您主动点击录音按钮或扩展图标时才会开始录音，绝不会自动录制。扩展不会读取或收集聊天消息、参与者列表或页面视觉内容。它仅在您开始录音后录制标签页音频和麦克风声音，并仅将录音发送到 Rapportly，与应用内录音发送至同一位置。

录音期间，浏览器扩展会将音频分成小段，写入浏览器中受保护的本地队列。每条录音的队列条目会保存音频和恢复及上传所需的技术数据，例如状态、开始时间、时长、文件大小和文件类型。如果您使用已关联的日历，还可能保存匹配日程的标题和内部客户引用，并随录音发送到您自己的 Rapportly 账户。扩展不会从日历获取参与者列表或原始电子邮箱地址。没有日历关联时，录音功能仍可正常工作，只是不包含这些数据。

扩展会在浏览器中临时保存您的 Rapportly 登录会话，以便将录音放入正确账户；关闭浏览器或退出登录后，该会话会消失。此外，扩展会在本地记住最近使用的 Rapportly 账户的内部账户 ID，并将每条待上传录音绑定到开始录制时的账户。这样，共用设备上的录音绝不会在您不知情的情况下发送至其他账户。如果账户不同，队列会先要求您明确选择。

停止录音后，扩展会尝试通过加密连接自动将录音上传到 Rapportly。如果没有有效登录会话，或上传暂时失败，录音会保留在本地。浏览器只会安排再次上传，绝不会因此开始新的录音。只有上传成功，或您主动从队列中删除录音后，本地副本才会被删除。

录音本身如何处理取决于“保留录音”功能。如果该功能关闭，文件仅在转换期间以临时文件形式存在于我们的服务器上，之后会被删除，不会进入数据库或文档列表。如果该功能开启，我们会将录音和逐字文本保存在对应对话中，存储于欧盟法兰克福的 Supabase，以便您日后回听、下载或随时自行删除。Speechmatics 会为 Batch 处理保留音频、转录文本和任务配置的副本。转换成功后，Rapportly 会请求 Speechmatics 立即删除任务。如果删除请求未能完成，Speechmatics 会依据其保留政策在七天内自动删除任务。

转换得到的文本会被保留，方式与您自行输入或粘贴的转录文本相同。转录文本会显示在屏幕文本字段中，并自动保存为草稿，以防浏览器卡住或关闭标签页时丢失工作。启动报告或清空字段后，该草稿会消失。启动报告后，该文本适用上文“文档内容”的规定。

每次转换我们都会记录曾发生转换这一事实，以及文件大小、文件类型、时长、积分数量和 IP 地址等技术数据。这些记录不含录音或转录文本的内容。目的：计费、防止滥用，以及追溯发生过的操作。

作为顾问，您需要注意：是否录制对话由您决定，也由您承担责任。请告知对话对象您正在录音及录音用途，并确保具备合法依据。视频会议同样如此：开始录音前请通知所有参与者。请勿录制超出必要范围的内容。

我们正在逐步启用录音保留功能。如果您的环境已启用，对话中会显示带有播放、下载和删除按钮的录音区域。如果看不到该区域，表示您的环境未启用录音保留，录音会在转换后删除。

5. 我们与谁共享数据？

我们绝不出售数据。我们仅与维持 Rapportly 运行所必需的供应商共享数据。完整名单如下：Vercel（网站托管）、Railway（应用和 API）、Supabase（数据库和登录，存储位于欧盟法兰克福）、Anthropic（撰写文档的 AI）、Speechmatics（通过欧洲 EU1 端点将音频转换为文本）以及 Resend（发送电子邮件并记录邮件送达和链接点击）。这些供应商仅可为向我们提供服务而处理数据。

如果我们新增或更换处理个人数据的供应商，会提前通知使用 Rapportly 的机构，以便他们提出异议。最新名单可通过 vragen@rapportly.io 索取。

如果您自行关联邮箱，Rapportly 会使用您授权的 Google（Gmail）或 Microsoft（Outlook）连接，在该邮箱中准备邮件草稿。在提供确认后发送功能的情况下，您需要在 Rapportly 中单独启用，并逐封核对收件人、可能的密送、主题、正文和附件。您确认后，Rapportly 会按照设置的发送时间窗口处理发送。Google 将草稿管理和草稿发送合并为一项访问权限；Microsoft 对草稿要求读写权限，对发送要求单独的发送权限。

如果数据在欧洲经济区之外处理，则依据充分性决定，例如欧盟与美国数据隐私框架，或欧盟标准合同条款进行。

通过 Rapportly 浏览器扩展收到的信息，其使用符合 Chrome Web Store User Data Policy，包括 Limited Use 要求。Rapportly 仅使用这些数据，在本地安全保存用户选择的会议录音、将其发送到用户自己的 Rapportly 账户并转换为文本。我们不会出售这些数据，也不会将其用于广告、信用评估或其他无关目的。工作人员不会阅读内容，除非您为具体支持请求明确授权、为安全所必需，或法律要求访问。

对于邮箱关联，我们会处理关联的电子邮箱地址、授予的权限和访问令牌。用于续期连接的令牌会加密保存在服务器上。对于邮件，我们会保存收件人、可能的密送、主题、正文、附件引用、邮件服务商处的草稿或消息引用以及处理状态。我们会将选定的邮件内容和附件发送给您的邮件服务商，以创建草稿，并在您确认后发送。此客户邮件功能不会获取收件箱中的邮件。“已发送”状态确认邮件服务商已接受发送请求，并不能证明邮件已送达或已被阅读。

Rapportly 仅将 Google API 提供的信息用于您自行选择的可见功能，并遵守 Google API Services User Data Policy，包括 Limited Use 要求。我们不会出售这些数据，也不会将其用于广告、信用评估或通用 AI 模型训练。人工查看仅限于您明确授权的支持、必要的安全处理或法定义务。上述技术供应商仅为提供和保护这些功能而处理数据。

6. 数据保留多久？

只要您的账户处于有效状态，我们就会保留数据，以便您回看和复用文档。删除文档或客户后，相应内容会从应用中移除。如需删除账户及数据，请发送邮件至 vragen@rapportly.io；我们会从活动系统中删除数据，之后数据也会按照备份计划从备份中删除。

音频录音：浏览器扩展中尚未上传的录音会保留在本地队列，直到上传成功或您自行删除。上传成功后，扩展会删除本地录音。如果 Rapportly 中的“保留录音”关闭，服务器副本仅在转换期间存在，之后会被删除。如果开启，录音和对应文本会保留在对话中，直到您在那里删除它们，或账户被删除。文本字段中的转录文本与您自行粘贴的文本一样，在您使用期间保留：先自动保存为草稿，直到启动报告或清空字段，之后作为文档的一部分保留。如果您一直不完成草稿，草稿会保留至您清空它或账户被删除；如希望我们提前删除，请告知我们。

发送给客户的邮件及其状态（已送达、已点击）会保留在档案中的对应对话内，直到账户不再存在或您删除该对话。

对于法律要求更长保留期的数据，例如有 7 年税务保留义务的发票，以及注册时的同意记录和当前 Rapportly 服务依据，我们会在相关义务或必要性持续期间保留。

您可以通过“我的账户 → 关联”断开邮箱关联。Rapportly 随后会删除保存的连接密钥。您也可以在 Google 或 Microsoft 处撤销访问权限。断开前，请检查发送队列中是否仍有已批准的邮件。断开关联不会删除 Rapportly 中的邮件历史，也不会删除邮件服务商处已有的草稿和已发送邮件。Rapportly 内数据的删除适用上述方式和保留期限；邮箱中的数据由您在邮件服务商处管理。

7. 我们如何保护数据？

连接使用加密（https）。数据按机构隔离，包括数据库层面的行级安全控制。所有 Rapportly 账户均可使用两步验证，默认可选。团队管理员可以要求整个团队启用两步验证。生产系统的访问权限仅授予确有需要的人员。

8. 您的权利

您享有访问、更正、删除、限制处理和数据可携带的权利，也可以反对数据处理。您可以随时撤回已给予的同意，例如合作伙伴归因同意；这不影响撤回前的处理。

请将请求发送至 vragen@rapportly.io；我们会在一个月内回复。如果您认为我们未妥善处理您的数据，可以向荷兰数据保护机构 Autoriteit Persoonsgegevens（autoriteitpersoonsgegevens.nl）投诉。

9. Cookie 和本地存储

经您同意后，我们会将公共页面访问情况和浏览器数据，包括 IP 地址，发送给 Meta 用于广告效果衡量。Meta 可能使用 Cookie，并将访问与您的账户关联。我们不会共享客户内容。您的选择有效期为 90 天，可以通过 Cookie 设置撤回。基于同一同意，我们还会报告您的账户注册已完成，但不会发送姓名、电子邮箱地址或公司信息。浏览器具体存储哪些数据，包括登录信息、语言选择以及仅在您同意后存储的合作伙伴代码，均在 Cookie 声明中详细说明。如果您使用浏览器扩展，它还会在本地保存：临时登录会话、最近使用的 Rapportly 账户的内部账户 ID、您是否已允许使用麦克风、是否正在录音、是否仍希望在 Meet、Teams 和 Zoom 中显示提醒，以及待上传录音队列。该队列包含音频及恢复和上传所需的状态、时间、时长、大小、文件类型、账户绑定信息，以及可能的日程标题或内部客户引用。浏览器定时任务不保存额外个人数据，只为现有队列条目安排再次上传。

10. 变更

如果本声明的内容发生实质性变更，我们会更新顶部的版本号和日期，并在应用内告知重要变更。 版本 2.0 自 2026-10-01 起生效，明确 Rapportly B.V. 为负责的公司，vragen@rapportly.io 为联系邮箱。