Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je odpovědný?

Rapportly B.V. je správcem osobních údajů, které sdílíš s Rapportly prostřednictvím rapportly.io a rapportly.nl. Dosáhneš nás na adrese vragen@rapportly.io.

Používáš Rapportly pro dokumenty obsahující osobní údaje tvých vlastních klientů (například přepis nebo zvukovou nahrávku klientského rozhovoru)? V takovém případě jsi pro tyto údaje správcem ty a my je zpracováváme výhradně na tvůj pokyn jako zpracovatel. Smlouvu o zpracování osobních údajů si můžeš vyžádat na adrese vragen@rapportly.io.

2. Jaké údaje zpracováváme a k čemu?

Účet a organizace: název firmy, e-mailová adresa, heslo (uložené v zašifrované podobě), nastavení dvoufázového ověření, tvoje role v týmu a jazykové preference. Účel: zajištění fungování tvého účtu a týmu. Právní základ: plnění smlouvy.

Obsah dokumentů: přepisy, poznámky a vzorové dokumenty, které zadáváš, a dokumenty, které z nich Rapportly vytváří. Účel: generování dokumentů ve tvém stylu psaní. Právní základ: plnění smlouvy. Při registraci tě o tom informujeme a žádáme tě o souhlas s touto službou.

Zvukové nahrávky: pokud nahráváš záznam rozhovoru, pořizuješ nahrávku přímo v aplikaci nebo nahráváš videokonferenci (v aplikaci nebo pomocí rozšíření prohlížeče), zpracováváme tuto nahrávku za účelem převodu na text. Taková nahrávka obsahuje vše, co bylo v rozhovoru řečeno: hlasový projev i obsah hovoru, a tím i osobní údaje tvého klienta. U záznamu videokonference se navíc jedná o hlasy všech účastníků, i těch, kteří nejsou tvými klienty. Účel: převod nahrávky na přepis, který dále použiješ. Právní základ: plnění smlouvy. Způsob nakládání s nahrávkou je popsán v kapitole 4.

Údaje o předplatném a fakturaci: tvůj plán a využití a po aktivaci placených předplatných také tvoje platební údaje prostřednictvím našeho poskytovatele plateb. Sami neukládáme žádné údaje o kartě ani bankovním účtu. Právní základ: plnění smlouvy a zákonné (daňové) povinnosti.

Technické údaje: serverové logy a chybová hlášení (jako IP adresa, časové razítko a požadovaná stránka) a statistiky využití, které vedeme sami, bez sledovacích cookies a bez analytických nástrojů třetích stran. Účel: bezpečnost, prevence zneužití a zlepšování služby. Právní základ: oprávněný zájem.

Pevné signály bez obsahu: Rapportly kombinuje napříč kancelářemi výhradně předem povolené počty, fáze, doby zpracování, technické výsledky a neosobní konfigurační nastavení za účelem zlepšování produktu. Jména, volný text, částky, soubory, lékařské kategorie, zdrojový obsah, obsah klientů a osobní údaje jsou technicky odfiltrovány a nejsou povoleny. Tyto dvě složky bez obsahu jsou součástí služby a jsou pro každý účet standardně zapnuty; surový obsah klientů není nikdy používán ani sdílen napříč organizacemi.

Přiřazení partnerovi: pokud přicházíš přes partnerský odkaz, uchováváme s tvým souhlasem po dobu 90 dní informaci o tom, který partner tě doporučil. Podrobnosti jsou popsány v prohlášení o cookies. Právní základ: souhlas.

E-mail tvým klientům: pokud odesíláš z Rapportly zprávu klientovi, zaznamenáváme u této zprávy, zda byla doručena a zda byl kliknut na odkaz v e-mailu, včetně časového razítka. Takto vidíš ve spisu, zda tvoje zpráva dorazila a zda s ní klient nějak pracoval. Otevření e-mailu záměrně neregistrujeme: toto měření se stalo technicky nespolehlivým, protože některé poštovní programy zprávy automaticky předem načítají, a mohlo by tak ve tvém spisu vytvářet zkreslený obraz. Odkazy v takové zprávě procházejí přes naši vlastní doménu link.mail.rapportly.io. Účel: možnost zjistit, co se s tvou zprávou stalo. Právní základ: plnění smlouvy. Upozornění: za informování svého vlastního klienta o tom jsi stále odpovědný/á ty.

Návrhy stylu: pokud zadáte adresu webové stránky, snímek obrazovky, logo, název firmy nebo popis, zpracujeme tyto údaje, abychom vaší firmě navrhli barvy a ukázkové formátování. Zadanou veřejnou webovou stránku a související podklady pro její vzhled načítáme z našeho serveru; neposíláme přitom soubory cookie vašeho prohlížeče a k danému webu se nepřihlašujeme. Tvůrce stylu tyto údaje neposílá poskytovateli AI ani je neukládá jako profil stylu. Obdržíte tři návrhy a můžete vytvořit vzorový soubor. Teprve pokud tento soubor sami následně nahrajete nebo uložíte, vztahují se na něj výše uvedená pravidla zpracování a doby uchovávání pro dokumenty a vzorové soubory stylu. Samostatně nahrané logo může být zahrnuto do vzorového souboru; snímek obrazovky se používá pouze k odvození barev.

3. Zpracování pomocí AI

Rapportly generuje dokumenty pomocí AI modelů od Anthropic. Tvůj vstup je použit výhradně k vytvoření tvých dokumentů: ne k trénování AI modelů a není sdílen s ostatními uživateli.

Pro převod zvuku na text používáme službu Batch od Speechmatics prostřednictvím evropského endpointu EU1. Tvoje nahrávka je použita výhradně k vytvoření tvého přepisu. Podle vyjádření Speechmatics společnost nepoužívá nahrávky klientů k trénování modelů, pokud k tomu klient výslovně nesouhlasí.

Nenahrávej dokumenty s osobními údaji, pro jejichž zpracování nemáš právní základ; o souhlas s tím žádáme také při registraci. Tip: pokud je to možné, vstupní data anonymizuj, kvalita dokumentu zůstane stejná.

4. Převod zvuku na text

Můžeš nahrát zvukovou nahrávku, pořídit záznam rozhovoru přímo v aplikaci nebo nahrát videokonferenci. Ve všech případech odesíláme nahrávku do Speechmatics, který z ní vytvoří text prostřednictvím evropského endpointu EU1. Pokud nahráváš sám/a, nahrávka zůstává během nahrávání v tvém prohlížeči a odejde teprve po kliknutí na tlačítko převodu. U některých typů souborů (m4a, mp4 a webm) soubor nejprve převedeme na našem vlastním serveru do formátu, který hlasový model zvládne; teprve poté odejde.

Videokonferenci lze nahrát dvěma způsoby: v aplikaci přes 'nahrát konferenci' nebo pomocí rozšíření prohlížeče Rapportly pro Chrome a Edge. Rozšíření funguje v Google Meet, Microsoft Teams a webovém klientu Zoom v prohlížeči. V obou případech mícháme zvuk z karty konference s tvým mikrofonem, takže v nahrávce jsou zachyceny obě strany rozhovoru. Nahrávání se spustí pouze tehdy, když sám/a klikneš na tlačítko nahrávání nebo na ikonu rozšíření; nikdy se nespustí automaticky. Rozšíření nečte ani neshromažďuje chatové zprávy, seznamy účastníků ani vizuální obsah stránky. Nahrává výhradně zvuk karty a tvůj mikrofon po zahájení nahrávání tebou a odesílá nahrávku pouze do Rapportly, na stejné místo jako nahrávka z aplikace.

Během nahrávání zapisuje rozšíření prohlížeče zvuk po malých částech do lokální, chráněné fronty v prohlížeči. Pro každou nahrávku uchovává tato fronta zvuk a technické údaje potřebné pro obnovu a nahrání, jako jsou stav, čas zahájení, délka, velikost souboru a typ souboru. Pokud používáš propojený kalendář, mohou být uloženy také název příslušné události a interní odkaz na klienta a odeslány spolu s nahrávkou na tvůj vlastní účet Rapportly. Rozšíření nezísková ze tvého kalendáře seznamy účastníků ani nezpracované e-mailové adresy. Bez propojení s kalendářem nahrávka funguje normálně bez těchto dat.

Rozšíření dočasně ukládá tvou přihlašovací relaci Rapportly v prohlížeči, aby nahrávku umístilo do správného účtu; tato relace zmizí při zavření prohlížeče nebo odhlášení. Dále si rozšíření lokálně pamatuje interní ID účtu naposledy použitého účtu Rapportly a váže každou čekající nahrávku k účtu, pod nímž byla zahájena. Díky tomu nebude nahrávka na sdíleném zařízení nikdy nepozorovaně odeslána na jiný účet. Při nesouladu účtů fronta nejprve vyzve k vědomé volbě.

Po zastavení se rozšíření automaticky pokusí nahrávku odeslat do Rapportly přes šifrované připojení. Pokud není k dispozici platná přihlašovací relace nebo nahrávání dočasně selže, nahrávka zůstane uložena lokálně. Prohlížeč pak naplánuje výhradně nový pokus o nahrání; nikdy se tím nespustí nové nahrávání. Lokální kopie je smazána teprve po úspěšném nahrání nebo poté, co ji sám/a vědomě odstraníš z fronty.

Co se děje se samotnou nahrávkou, závisí na funkci 'uchovávat nahrávky'. Je-li vypnuta, soubor existuje pouze během převodu jako dočasný soubor na našem serveru a poté je odstraněn; nahrávka se pak nezapisuje do databáze ani do přehledu dokumentů. Je-li zapnuta, uchováváme nahrávku a doslovný přepis u příslušného rozhovoru (uložení v EU, u Supabase ve Frankfurtu), abys je mohl/a kdykoliv přehrát, stáhnout nebo sám/a smazat. Speechmatics uchovává pro dávkové zpracování kopii zvuku, přepisu a konfigurace úlohy. Rapportly žádá Speechmatics po úspěšném převodu o okamžité odstranění úlohy. Pokud se to nepodaří, Speechmatics úlohu automaticky smaže v souladu s vlastními zásadami uchovávání dat do sedmi dnů.

Výsledný text uchováváme, a to stejným způsobem jako přepis, který sám/a napíšeš nebo vložíš. Přepis se zobrazí v textovém poli na obrazovce a je automaticky uložen jako koncept, abys nepřišel/a o svou práci při zamrznutí nebo zavření karty. Tento koncept zmizí, jakmile spustíš zprávu nebo pole vyprázdníš. Pokud zprávu spustíš, text dále spadá pod 'Obsah dokumentů' uvedený výše.

U každého převodu zaznamenáváme, že k převodu došlo, spolu s velikostí souboru, typem souboru, délkou, počtem kreditů a technickými údaji, jako je vaše IP adresa. Obsah nahrávky ani přepisu zde není zahrnut. Účel: fakturace, prevence zneužití a možnost dohledat, co se stalo.

Důležité pro vás jako poradce: vy rozhodujete, zda hovor nahráváte, a nesete za to odpovědnost. Informujte osoby, s nimiž hovoříte, že nahráváte a k čemu nahrávku použijete, a zajistěte si pro to právní základ. To platí stejně pro videokonferenci: oznámte to všem účastníkům ještě před zahájením nahrávání. Nahrávejte pouze to, co skutečně potřebujete.

Ukládání nahrávek aktivujeme postupně. Je-li pro vaše prostředí aktivní, uvidíte u hovoru blok nahrávky s tlačítky pro přehrávání, stažení a smazání. Pokud tento blok nevidíte, ukládání je pro vaše prostředí vypnuto a vaše nahrávka bude po převodu odstraněna.

5. S kým sdílíme údaje?

Údaje nikdy neprodáváme. Sdílíme je pouze s dodavateli, kteří jsou nezbytní pro provoz Rapportly. Zde jsou všichni: Vercel (hosting webu), Railway (aplikace a API), Supabase (databáze a přihlašování, s úložištěm v EU ve Frankfurtu), Anthropic (AI, která píše vaše dokumenty), Speechmatics (převod audia na text prostřednictvím evropského endpointu EU1) a Resend (odesílání e-mailů a zaznamenávání doručení a kliknutí na odkazy v těchto e-mailech). Tito dodavatelé smějí údaje zpracovávat výhradně za účelem poskytování své služby nám.

Zapojíme-li nového dodavatele zpracovávajícího osobní údaje nebo nahradíme-li stávajícího, informujeme o tom předem kanceláře používající Rapportly, aby mohly vznést námitku. Aktuální seznam je k dispozici na vyžádání na adrese vragen@rapportly.io.

Pokud si propojíš svou e-mailovou schránku, Rapportly využívá tebou povolené spojení se službou Google (Gmail) nebo Microsoft (Outlook) k přípravě konceptů v této schránce. Tam, kde je dostupné odesílání po schválení, jej v Rapportly aktivuješ samostatně a u každého e-mailu zkontroluješ příjemce, případnou skrytou kopii, předmět, text a přílohy. Po tvém schválení Rapportly zpracuje odeslání podle nastaveného časového okna. Google sdružuje správu a odesílání konceptů do jednoho přístupového oprávnění; Microsoft vyžaduje pro koncepty oprávnění ke čtení a zápisu a pro odesílání samostatné oprávnění.

Pokud jsou údaje zpracovávány mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (například rámce EU-USA Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek EU.

Používání informací získaných prostřednictvím rozšíření prohlížeče Rapportly je v souladu se zásadami Chrome Web Store User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití. Rapportly tato data využívá výhradně k tomu, aby uživatelem vybranou nahrávku schůzky bezpečně uložil lokálně, odeslal ji na vlastní účet Rapportly a převedl na text. Tato data neprodáváme a nepoužíváme je pro reklamu, hodnocení úvěruschopnosti ani jiné nesouvisející účely. Zaměstnanci obsah nečtou, s výjimkou případů, kdy k tomu dáte výslovný souhlas v rámci konkrétního požadavku na podporu, kdy je přístup nezbytný z důvodu bezpečnosti nebo kdy to vyžaduje zákon.

Pro propojení schránky zpracováváme připojenou e-mailovou adresu, udělená oprávnění a přístupové tokeny. Token umožňující obnovit spojení je na serveru uložen šifrovaně. U e-mailu ukládáme příjemce, případnou skrytou kopii, předmět, text, odkazy na přílohy, referenci konceptu nebo zprávy u poskytovatele e-mailu a stav zpracování. Vybraný obsah e-mailu a přílohy zasíláme tvému poskytovateli e-mailu, aby vytvořil koncept a po schválení jej odeslal. Tato funkce klientských e-mailů nenačítá zprávy z tvé doručené pošty. Stav Odesláno potvrzuje přijetí poskytovatelem e-mailu; nedokládá doručení ani přečtení.

Rapportly používá informace z Google APIs výhradně pro viditelné funkce, které si zvolíš, v souladu s Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use. Tyto údaje neprodáváme ani nepoužíváme pro reklamu, posuzování úvěruschopnosti nebo trénování obecných modelů AI. Lidský přístup je omezen na tebou výslovně schválenou podporu, nezbytné zabezpečení nebo právní povinnost. Výše uvedení techničtí dodavatelé tyto údaje zpracovávají pouze pro poskytování a zabezpečení těchto funkcí.

6. Jak dlouho uchováváme údaje?

Po dobu, kdy je váš účet aktivní, uchováváme vaše údaje, abyste mohli dokumenty zpětně číst a opakovaně využívat. Smažete-li dokument nebo klienta, obsah zmizí z aplikace. Chcete-li nechat smazat svůj účet a údaje, napište na vragen@rapportly.io; vaše údaje odstraníme z aktivních systémů, načež zmizí i ze záloh podle našeho zálohovacího plánu.

Zvukové nahrávky: dosud neodeslaná nahrávka z rozšíření prohlížeče zůstává lokálně ve frontě, dokud se odeslání nezdaří nebo dokud ji sami nesmažete. Po úspěšném odeslání rozšíření lokální nahrávku vymaže. Je-li v Rapportly vypnuto 'ukládání nahrávek', existuje kopie na serveru pouze po dobu převodu a poté je smazána. Je-li zapnuto, uchováváme nahrávku a příslušný přepis u hovoru, dokud je tam sami nesmazete nebo dokud není váš účet zrušen. Přepis v textovém poli uchováváme po dobu, kdy ho používáte, stejně jako text, který sami vložíte: jako automaticky uložený koncept, dokud nezahájíte zprávu nebo nevymažete pole, a poté jako součást vašeho dokumentu. Nedokončíte-li koncept, zůstane uložen, dokud ho nevymažete nebo dokud není váš účet zrušen; dejte nám vědět, pokud chcete, abychom ho odstranili dříve.

Odeslané e-maily klientům a jejich stav (doručeno, kliknuto) uchováváme u příslušného hovoru ve složce, po dobu existence vašeho účtu nebo do smazání daného hovoru.

Údaje, které jsme ze zákona povinni uchovávat déle (například faktury, 7 let daňová povinnost uchovávání), a záznamy o vašich registračních souhlasech a aktuálním smluvním základu Rapportly uchováváme po dobu trvání dané povinnosti nebo nezbytnosti.

Propojení schránky můžeš zrušit přes Můj účet → Propojení. Rapportly poté smaže uložený klíč připojení. Přístup můžeš také odvolat u společnosti Google nebo Microsoft. Před odpojením zkontroluj, zda ve frontě k odeslání stále nejsou schválené e-maily. Odpojení neodstraní historii e-mailů v Rapportly ani koncepty a odeslané zprávy, které již jsou u poskytovatele e-mailu. Pro smazání údajů v Rapportly platí výše uvedené možnosti a doby uchovávání; údaje ve své schránce spravuješ u poskytovatele e-mailu.

7. Jak chráníme vaše údaje?

Připojení jsou šifrována (https). Údaje jsou odděleny na úrovni organizace, a to i na úrovni databáze (row level security). Dvoufázové ověření je dostupné pro všechny účty Rapportly a je standardně volitelné. Správce týmu může dvoufázové ověření pro celý tým vyžadovat povinně. Přístup k produkčním systémům mají pouze ti, kteří ho potřebují.

8. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení a přenositelnost svých údajů a můžete vznést námitku proti jejich zpracování. Udělený souhlas (například pro přiřazení partnerovi) můžete kdykoli odvolat; tím není dotčeno zpracování uskutečněné před odvoláním.

Svou žádost zašlete na vragen@rapportly.io; odpovíme do jednoho měsíce. Máte-li za to, že s vašimi údaji nenakládáme správně, můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů.

9. Cookies a lokální úložiště

S vaším souhlasem posíláme společnosti Meta návštěvy veřejných stránek a údaje prohlížeče včetně IP adresy pro měření reklamy. Meta může používat cookies a spojovat návštěvy s vaším účtem. Nesdílíme obsah zákazníků. Vaše volba platí 90 dní. Souhlas můžete odvolat v nastavení cookies. Se stejným souhlasem také hlásíme dokončení registrace účtu, aniž bychom odesílali vaše jméno, e-mailovou adresu nebo firemní údaje. Co je přesně uloženo ve vašem prohlížeči (přihlášení, volba jazyka a, pouze s vaším souhlasem, partnerský kód) je podrobně vysvětleno v prohlášení o cookies. Používáte-li rozšíření prohlížeče, ukládá navíc lokálně: vaši dočasnou přihlašovací relaci, interní ID účtu naposledy použitého účtu Rapportly, zda jste již udělili přístup k mikrofonu, zda probíhá nahrávání, zda chcete nadále zobrazovat připomínku v Meet, Teams a Zoom a frontu nahrávek čekajících na odeslání. Tato fronta obsahuje audio a stav, čas, délku, velikost, typ souboru, vazbu na účet a případný název schůzky nebo interní odkaz na klienta potřebné pro obnovu a odeslání. Alarm prohlížeče neuchovává žádné další osobní údaje; pouze naplánuje nový pokus o odeslání pro existující položku fronty.

10. Změny

Pokud se obsah tohoto prohlášení změní, zvýšíme číslo verze, aktualizujeme datum v záhlaví a na důležité změny upozorníme v aplikaci. Verze 2.0 platí od 2026-10-01 a uvádí Rapportly B.V. jako odpovědnou společnost a vragen@rapportly.io jako kontaktní adresu.