Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Rapportly B.V. ist Verantwortlicher für die Daten, die du mit Rapportly über rapportly.io und rapportly.nl teilst. Du erreichst uns unter vragen@rapportly.io.

Nutzt du Rapportly für Dokumente, die personenbezogene Daten deiner eigenen Kunden enthalten (zum Beispiel ein Transkript oder eine Tonaufnahme eines Kundengesprächs)? Dann bist du für diese Daten der Verantwortliche, und wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung kann unter vragen@rapportly.io angefordert werden.

2. Welche Daten verarbeiten wir, und zu welchem Zweck?

Konto und Organisation: Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Einstellungen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, deine Rolle im Team und deine Spracheinstellung. Zweck: Konto und Team zum Laufen bringen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.

Dokumentinhalt: die Transkripte, Notizen und Beispieldokumente, die du eingibst, sowie die Dokumente, die Rapportly daraus erstellt. Zweck: Dokumente in deinem Schreibstil erstellen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Bei der Registrierung informieren wir dich darüber und bitten um deine Zustimmung zu dieser Dienstleistung.

Audioaufnahmen: Lädst du eine Gesprächsaufnahme hoch, nimmst du ein Gespräch in der App auf oder nimmst du eine Videokonferenz auf (in der App oder mit der Browser-Erweiterung), verarbeiten wir diese Aufnahme, um daraus Text zu erstellen. In einer solchen Aufnahme ist alles enthalten, was im Gespräch gesagt wurde: Stimmklang und Gesprächsinhalt, und damit häufig personenbezogene Daten deines Kunden. Bei einer Konferenzaufnahme handelt es sich außerdem um die Stimmen aller Teilnehmenden, auch wenn diese keine Kunden von dir sind. Zweck: die Aufnahme in ein Transkript umwandeln, das du weiter verwendest. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Wie wir mit der Aufnahme umgehen, ist in Kapitel 4 beschrieben.

Abonnement- und Abrechnungsdaten: dein Plan und Verbrauch sowie, sobald kostenpflichtige Abonnements aktiv sind, deine Zahlungsdaten über unseren Zahlungsanbieter. Wir speichern selbst keine Karten- oder Kontodaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche (steuerliche) Verpflichtungen.

Technische Daten: Serverlogs und Fehlermeldungen (wie IP-Adresse, Zeitstempel und aufgerufene Seite) sowie Nutzungsstatistiken, die wir selbst erfassen, ohne Tracking-Cookies und ohne Analyse durch Dritte. Zweck: Sicherheit, Missbrauchsprävention und Verbesserung des Dienstes. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

Feste inhaltsfreie Signale: Rapportly kombiniert zwischen Büros ausschließlich vorab genehmigte Zählungen, Phasen, Durchlaufzeiten, technische Ergebnisse und nicht-persönliche Konfigurationseinstellungen, um das Produkt zu verbessern. Namen, Freitext, Beträge, Dateien, medizinische Kategorien, Quellinhalte, Kundeninhalte und personenbezogene Daten werden technisch herausgefiltert und sind nicht zulässig. Diese beiden inhaltsfreien Bestandteile gehören zum Dienst und sind für jedes Konto standardmäßig aktiviert; rohe Kundeninhalte werden niemals organisationsübergreifend verwendet oder geteilt.

Partner-Attribution: kommst du über einen Partner-Link, merken wir uns mit deiner Zustimmung 90 Tage lang, welcher Partner dich weitergeleitet hat. Wie das funktioniert, ist in der Cookie-Erklärung beschrieben. Rechtsgrundlage: Einwilligung.

E-Mail an deine Kunden: sendest du aus Rapportly heraus eine Nachricht an einen Kunden, erfassen wir bei dieser Nachricht, ob sie zugestellt wurde und ob auf einen Link in der E-Mail geklickt wurde, jeweils mit dem Zeitstempel. So siehst du in der Akte, ob deine Nachricht angekommen ist und ob dein Kunde damit etwas unternommen hat. Ob eine E-Mail geöffnet wurde, erfassen wir bewusst nicht: Diese Messung ist technisch unzuverlässig geworden, da manche E-Mail-Programme Nachrichten automatisch vorladen, und würde daher ein falsches Bild in deiner Akte erzeugen. Links in einer solchen Nachricht laufen über unsere eigene Domain link.mail.rapportly.io. Zweck: nachvollziehen zu können, was mit deiner Nachricht passiert ist. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Hinweis: du bleibst deinem eigenen Kunden gegenüber selbst dafür verantwortlich, ihn darüber zu informieren.

Stilvorschläge: Wenn du eine Website-Adresse, einen Screenshot, ein Logo, einen Unternehmensnamen oder eine Beschreibung angibst, verarbeiten wir diese Eingaben, um Farben und eine beispielhafte Gestaltung für dein Unternehmen vorzuschlagen. Die angegebene öffentliche Website und ihre Gestaltung werden von unserem Server aus abgerufen; wir senden deine Browser-Cookies nicht mit und melden uns nicht auf dieser Website an. Der Stilgestalter sendet diese Eingaben nicht an einen KI-Anbieter und speichert sie nicht als Stilprofil. Du erhältst drei Vorschläge und kannst eine Beispieldatei erstellen. Erst wenn du diese Datei selbst weiter hochlädst oder speicherst, gelten die oben beschriebenen Verarbeitungsregeln und Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Stilbeispiele. Ein separat hochgeladenes Logo kann in die Beispieldatei aufgenommen werden; ein Screenshot wird ausschließlich zur Ableitung von Farben verwendet.

3. KI-Verarbeitung

Rapportly erstellt Dokumente mit KI-Modellen von Anthropic. Deine Eingaben werden ausschließlich dazu verwendet, deine Dokumente zu erstellen: nicht zum Training von KI-Modellen und nicht für andere Nutzer freigegeben.

Für die Umwandlung von Audio in Text nutzen wir den Batch-Dienst von Speechmatics über den europäischen EU1-Endpunkt. Deine Aufnahme wird ausschließlich dazu verwendet, dein Transkript zu erstellen. Laut Speechmatics verwendet das Unternehmen Kundenaufnahmen nicht für das Modelltraining, es sei denn, der Kunde stimmt dem ausdrücklich zu.

Lade keine Dokumente mit personenbezogenen Daten hoch, für die du keine Rechtsgrundlage hast; darum bitten wir auch bei der Registrierung um deine Zustimmung. Tipp: Mache Eingaben wo möglich anonym, die Qualität des Dokuments bleibt gleich.

4. Audio in Text umwandeln

Du kannst eine Audioaufnahme hochladen, ein Gespräch direkt in der App aufnehmen oder eine Videokonferenz aufnehmen. In allen Fällen senden wir die Aufnahme an Speechmatics, die daraus über den europäischen EU1-Endpunkt Text erstellt. Nimmst du selbst auf, bleibt die Aufnahme während der Aufnahme in deinem Browser und wird erst übertragen, wenn du auf 'Umwandeln' drückst. Bei bestimmten Dateiformaten (m4a, mp4 und webm) wandeln wir die Datei zunächst auf unserem eigenen Server in ein Format um, das das Sprachmodell verarbeiten kann; erst danach wird sie übertragen.

Eine Videokonferenz kannst du auf zwei Arten aufnehmen: in der App über 'Konferenz aufnehmen' oder mit der Rapportly-Browser-Erweiterung für Chrome und Edge. Die Erweiterung funktioniert in Google Meet, Microsoft Teams und dem Zoom-Webclient im Browser. In beiden Fällen mischen wir den Ton des Konferenz-Tabs mit deinem Mikrofon, sodass beide Gesprächsseiten in der Aufnahme enthalten sind. Die Aufnahme startet nur, wenn du selbst auf die Aufnahmetaste oder das Erweiterungs-Symbol klickst; es wird niemals automatisch aufgenommen. Die Erweiterung liest oder erfasst keine Chat-Nachrichten, Teilnehmerlisten oder visuellen Seiteninhalte. Sie nimmt ausschließlich den Tab-Ton und dein Mikrofon auf, nachdem du die Aufnahme gestartet hast, und sendet die Aufnahme nur an Rapportly, an dieselbe Stelle wie eine Aufnahme aus der App.

Während der Aufnahme schreibt die Browser-Erweiterung die Audio in kleinen Teilen in eine lokale, abgeschirmte Warteschlange im Browser. Pro Aufnahme speichert diese Warteschlange die Audio sowie die technischen Daten, die für Wiederherstellung und Upload erforderlich sind, wie Status, Startzeit, Dauer, Dateigröße und Dateityp. Wenn du einen verknüpften Kalender verwendest, können auch der Titel des zugehörigen Termins und eine interne Kundenreferenz gespeichert und zusammen mit der Aufnahme an dein eigenes Rapportly-Konto gesendet werden. Die Erweiterung ruft keine Teilnehmerlisten oder rohen E-Mail-Adressen aus deinem Kalender ab. Ohne Kalenderverknüpfung funktioniert die Aufnahme einfach ohne diese Daten.

Die Erweiterung speichert deine Rapportly-Anmeldesitzung vorübergehend im Browser, um die Aufnahme dem richtigen Konto zuzuordnen; diese Sitzung verschwindet, wenn du den Browser schließt oder dich abmeldest. Außerdem merkt sich die Erweiterung lokal die interne Konto-ID des zuletzt verwendeten Rapportly-Kontos und verknüpft jede wartende Aufnahme mit dem Konto, unter dem sie gestartet wurde. Dadurch wird eine Aufnahme auf einem gemeinsam genutzten Gerät nie unbemerkt an ein anderes Konto gesendet. Bei einem Kontounterschied fragt die Warteschlange zunächst nach einer bewussten Auswahl.

Nach dem Stoppen versucht die Erweiterung, die Aufnahme automatisch über eine verschlüsselte Verbindung an Rapportly hochzuladen. Ist keine gültige Anmeldesitzung vorhanden oder schlägt der Upload vorübergehend fehl, bleibt die Aufnahme lokal gespeichert. Der Browser plant dann ausschließlich einen neuen Upload-Versuch; dadurch wird niemals eine neue Aufnahme gestartet. Die lokale Kopie wird erst gelöscht, nachdem der Upload erfolgreich war oder nachdem du sie selbst bewusst aus der Warteschlange entfernt hast.

Was mit der Aufnahme selbst passiert, hängt von der Funktion 'Aufnahmen speichern' ab. Ist diese deaktiviert, existiert die Datei nur während der Umwandlung als temporäre Datei auf unserem Server und wird danach gelöscht; die Aufnahme gelangt weder in die Datenbank noch in deine Dokumentenübersicht. Ist sie aktiviert, speichern wir die Aufnahme und den wörtlichen Text beim Gespräch (Speicherung in der EU, bei Supabase in Frankfurt), sodass du sie später anhören, herunterladen und jederzeit selbst löschen kannst. Speechmatics bewahrt für die Batch-Verarbeitung eine Kopie der Audio, des Transkripts und der Job-Konfiguration auf. Rapportly fordert Speechmatics nach einer erfolgreichen Umwandlung auf, den Job sofort zu löschen. Gelingt das nicht, löscht Speechmatics den Job gemäß der eigenen Aufbewahrungsrichtlinie automatisch innerhalb von sieben Tagen.

Den daraus resultierenden Text speichern wir jedoch, und zwar auf dieselbe Weise wie ein Transkript, das du selbst eintippst oder einfügst. Das Transkript erscheint im Textfeld auf dem Bildschirm und wird automatisch als Entwurf gespeichert, damit du deine Arbeit bei einem Absturz oder dem Schließen deines Tabs nicht verlierst. Dieser Entwurf verschwindet, sobald du den Bericht startest oder das Feld leerst. Startest du den Bericht, fällt der Text weiter unter 'Dokumentinhalt' oben.

Für jede Umwandlung halten wir fest, dass eine Umwandlung stattgefunden hat, mit der Dateigröße, dem Dateityp, der Dauer, der Anzahl der Credits und technischen Daten wie deiner IP-Adresse. Der Inhalt der Aufnahme oder des Transkripts ist darin nicht enthalten. Zweck: Abrechnung, Missbrauchsprävention und die Möglichkeit, nachzuvollziehen, was geschehen ist.

Wichtig für dich als Berater: Du entscheidest, ob du ein Gespräch aufnimmst, und trägst dafür die Verantwortung. Informiere die Personen, mit denen du sprichst, dass du aufnimmst und wofür du die Aufnahme verwendest, und stelle sicher, dass du dafür eine Rechtsgrundlage hast. Das gilt ebenso für eine Videokonferenz: Teile es allen Teilnehmern mit, bevor du die Aufnahme startest. Nimm nicht mehr auf, als du benötigst.

Das Speichern von Aufnahmen wird schrittweise aktiviert. Ist es für deine Umgebung aktiv, siehst du beim Gespräch einen Aufnahmeblock mit Wiedergabe-, Download- und Lösch-Schaltflächen. Siehst du diesen Block nicht, ist das Speichern für deine Umgebung deaktiviert und deine Aufnahme wird nach der Umwandlung gelöscht.

5. Mit wem teilen wir Daten?

Wir verkaufen niemals Daten. Wir teilen diese nur mit Anbietern, die notwendig sind, um Rapportly zu betreiben. Dies sind alle: Vercel (Hosting der Website), Railway (Anwendung und API), Supabase (Datenbank und Anmeldung, mit Speicherung in der EU in Frankfurt), Anthropic (die KI, die deine Dokumente erstellt), Speechmatics (Audio-zu-Text-Umwandlung über den europäischen EU1-Endpunkt) und Resend (E-Mail-Versand sowie die Erfassung von Zustellungen und Klicks auf Links in dieser E-Mail). Diese Anbieter dürfen die Daten ausschließlich verarbeiten, um uns ihre Dienstleistung zu erbringen.

Nehmen wir einen neuen Anbieter hinzu, der personenbezogene Daten verarbeitet, oder ersetzen wir einen bestehenden, informieren wir die Büros, die Rapportly nutzen, im Voraus, damit diese Einwände erheben können. Die aktuelle Liste ist auf Anfrage über vragen@rapportly.io erhältlich.

Wenn du dein Postfach verbindest, nutzt Rapportly die von dir erlaubte Verbindung zu Google (Gmail) oder Microsoft (Outlook), um dort Entwürfe anzulegen. Wo Versand nach Freigabe verfügbar ist, aktivierst du ihn gesondert in Rapportly und prüfst für jede Nachricht Empfänger, gegebenenfalls Bcc, Betreff, Text und Anhänge. Nach deiner Freigabe verarbeitet Rapportly den Versand innerhalb des eingestellten Zeitfensters. Google bündelt Entwurfsverwaltung und Entwurfsversand in einer Berechtigung; Microsoft verlangt Lese- und Schreibzugriff für Entwürfe sowie eine gesonderte Versandberechtigung.

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (wie dem EU-US Data Privacy Framework) oder EU-Standardvertragsklauseln.

Die Nutzung von Informationen, die über die Rapportly-Browsererweiterung empfangen werden, entspricht der Chrome Web Store User Data Policy, einschließlich der Limited Use-Anforderungen. Rapportly verwendet diese Daten ausschließlich, um die vom Nutzer gewählte Besprechungsaufnahme lokal sicher zu speichern, an das eigene Rapportly-Konto zu senden und in Text umzuwandeln. Wir verkaufen diese Daten nicht und verwenden sie nicht für Werbung, Kreditbewertung oder andere nicht damit zusammenhängende Zwecke. Mitarbeiter lesen den Inhalt nicht, außer wenn du für eine konkrete Supportanfrage ausdrücklich deine Zustimmung gibst, wenn der Zugriff aus Sicherheitsgründen notwendig ist oder wenn das Gesetz dies vorschreibt.

Für die Postfachverbindung verarbeiten wir die verbundene E-Mail-Adresse, erteilte Berechtigungen und Zugriffstoken. Das Token zur Erneuerung der Verbindung wird auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Für eine Nachricht speichern wir Empfänger, gegebenenfalls Bcc, Betreff, Text, Anhangreferenzen, die Entwurfs- oder Nachrichtenreferenz des Anbieters und den Verarbeitungsstatus. Gewählte Inhalte und Anhänge übermitteln wir deinem Anbieter zur Entwurfserstellung und nach Freigabe zum Versand. Diese Kundenmailfunktion ruft keine Nachrichten aus deinem Posteingang ab. Der Status Gesendet bestätigt die Annahme durch den Anbieter, nicht die Zustellung oder das Lesen.

Rapportly nutzt Informationen aus Google APIs ausschließlich für die sichtbaren, von dir gewählten Funktionen gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich Limited Use. Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie weder für Werbung noch zur Kreditbewertung oder zum Training allgemeiner KI-Modelle. Menschlicher Zugriff ist auf ausdrücklich erlaubte Unterstützung, erforderliche Sicherheitszwecke oder gesetzliche Pflichten beschränkt. Die oben genannten technischen Anbieter verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung und Absicherung dieser Funktionen.

6. Wie lange speichern wir Daten?

Solange dein Konto aktiv ist, speichern wir deine Daten, damit du Dokumente nachlesen und wiederverwenden kannst. Löschst du ein Dokument oder einen Kunden, verschwindet dieser Inhalt aus der App. Möchtest du dein Konto und deine Daten löschen lassen, schreibe eine E-Mail an vragen@rapportly.io; wir löschen deine Daten dann aus den aktiven Systemen, woraufhin sie gemäß unserem Backup-Zeitplan auch aus den Backups verschwinden.

Audio-Aufnahmen: Eine noch nicht hochgeladene Browsererweiterungs-Aufnahme verbleibt lokal in der Warteschlange, bis der Upload erfolgreich ist oder du sie selbst löschst. Nach einem erfolgreichen Upload löscht die Erweiterung die lokale Aufnahme. Ist 'Aufnahmen speichern' in Rapportly deaktiviert, existiert die Serverkopie nur während der Umwandlung und wird danach gelöscht. Ist es aktiviert, speichern wir die Aufnahme und den zugehörigen Text beim Gespräch, bis du sie dort löschst oder dein Konto gelöscht wird. Das Transkript im Textfeld speichern wir, solange du es verwendest, ebenso wie Text, den du selbst einfügst: als automatisch gespeicherter Entwurf, bis du den Bericht startest oder das Feld leerst, und danach als Teil deines Dokuments. Schließt du einen Entwurf nie ab, bleibt er bestehen, bis du ihn leerst oder dein Konto gelöscht wird; lass es uns wissen, wenn du möchtest, dass wir ihn früher entfernen.

Gesendete E-Mails an Kunden und deren Status (zugestellt, angeklickt) speichern wir beim zugehörigen Gespräch in der Akte, solange dein Konto besteht oder bis du dieses Gespräch löschst.

Daten, die wir gesetzlich länger aufbewahren müssen (wie Rechnungen, 7 Jahre steuerliche Aufbewahrungspflicht) sowie die Erfassung deiner Registrierungszustimmungen und der aktuellen Rapportly-Dienstgrundlage bewahren wir so lange auf, wie diese Verpflichtung oder Notwendigkeit besteht.

Du kannst dein Postfach unter Mein Konto → Verbindungen trennen. Rapportly löscht dann die gespeicherten Verbindungszugangsdaten. Du kannst den Zugriff auch bei Google oder Microsoft widerrufen. Prüfe zuvor, ob freigegebene Nachrichten in der Versandwarteschlange stehen. Das Trennen löscht weder die E-Mail-Historie in Rapportly noch bereits beim Anbieter gespeicherte Entwürfe oder gesendete Nachrichten. Für das Löschen in Rapportly gelten die oben genannten Möglichkeiten und Fristen. Postfachdaten verwaltest du bei deinem Anbieter.

7. Wie sichern wir deine Daten?

Verbindungen sind verschlüsselt (https). Daten sind pro Organisation abgeschirmt, auch auf Datenbankebene (Row Level Security). Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Rapportly-Konten verfügbar und standardmäßig optional. Ein Team-Administrator kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung für das gesamte Team verpflichtend machen. Der Zugriff auf Produktionssysteme ist auf diejenigen beschränkt, die ihn benötigen.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit deiner Daten, und du kannst Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Erteilte Einwilligungen (wie für Partner-Attribution) kannst du jederzeit widerrufen; das berührt die vorherige Verarbeitung nicht.

Sende deine Anfrage an vragen@rapportly.io; wir antworten innerhalb eines Monats. Bist du der Meinung, dass wir nicht ordnungsgemäß mit deinen Daten umgehen, kannst du eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens einreichen (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies und lokaler Speicher

Mit deiner Zustimmung senden wir Besuche öffentlicher Seiten und Browserdaten, einschließlich deiner IP-Adresse, zur Werbemessung an Meta. Meta kann Cookies verwenden und Besuche deinem Konto zuordnen. Wir teilen keine Kundeninhalte. Deine Wahl gilt 90 Tage. Du kannst sie in den Cookie-Einstellungen widerrufen. Mit derselben Zustimmung melden wir auch den Abschluss deiner Kontoregistrierung, ohne deinen Namen, deine E-Mail-Adresse oder Unternehmensdaten zu senden. Was in deinem Browser gespeichert wird (Anmeldung, Sprachauswahl und, nur mit deiner Zustimmung, der Partnercode) ist in der Cookie-Erklärung genau erläutert. Verwendest du die Browsererweiterung, speichert diese zusätzlich lokal: deine temporäre Anmeldesitzung, die interne Konto-ID des zuletzt verwendeten Rapportly-Kontos, ob du das Mikrofon bereits zugelassen hast, ob eine Aufnahme läuft, ob du die Erinnerung in Meet, Teams und Zoom noch sehen möchtest, und die Warteschlange mit noch hochzuladenden Aufnahmen. Diese Warteschlange enthält das Audio sowie den für Wiederherstellung und Upload erforderlichen Status, Zeitpunkt, Dauer, Größe, Dateityp, Kontobindung und eine eventuelle Terminbezeichnung oder interne Kundenreferenz. Ein Browser-Alarm speichert keine zusätzlichen personenbezogenen Daten; er plant lediglich einen neuen Upload-Versuch für ein bestehendes Warteschlangen-Element.

10. Änderungen

Wenn sich der Inhalt dieser Erklärung ändert, aktualisieren wir die Versionsnummer und das Datum oben auf der Seite und weisen in der App auf wichtige Änderungen hin. Version 2.0 gilt ab 2026-10-01 und nennt Rapportly B.V. als verantwortliches Unternehmen und vragen@rapportly.io als Kontaktadresse.