Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Wer wir sind und worum es geht

Rapportly ist die Software und die dazugehörigen Dienstleistungen auf rapportly.io und rapportly.nl, ein Produkt von Rapportly B.V., eingetragen bei der Handelskammer. In diesen Bedingungen bezeichnen wir uns selbst als 'wir' und den Kunden als 'du'.

Diese Bedingungen gelten, sobald du ein Konto erstellst oder ein Abonnement abschließt. Triffst du individuelle Vereinbarungen, zum Beispiel im Rahmen eines Enterprise-Projekts, so gehen die dort schriftlich festgelegten Regelungen diesen Bedingungen vor.

Für die Teilnahme am Partnerprogramm gelten gesonderte Partnerbedingungen.

2. Gewerbliche Nutzung, kein 14-tägiges Widerrufsrecht

Rapportly wird ausschließlich gewerblich geliefert, an Unternehmen und Freiberufler, die im Rahmen ihrer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit handeln. Wir liefern nicht an Verbraucher.

Das gesetzliche Widerrufsrecht von 14 Tagen gilt für Verbraucher. Da du als gewerblicher Kunde kaufst, findet dieses Widerrufsrecht hier keine Anwendung. Stattdessen gelten die Kulanzregelungen aus Artikel 7.

Du erklärst beim Abschluss, dass du gewerblich handelst. Wir dürfen darauf vertrauen und können nach einer Handelsregisternummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fragen.

3. Konto, Benutzer und Teamverwaltung

Du erstellst ein Konto für deine Organisation. Der Administrator lädt Kolleginnen und Kollegen ein und kann deren Zugang auch wieder entziehen. Anmeldedaten sind persönlich und nicht zum Teilen gedacht; du bist verantwortlich für alles, was unter den Konten deiner Organisation geschieht.

Bei Pro und Pro+ zahlst du pro Benutzerplatz pro Monat. Die Anzahl der gebuchten Plätze bestimmt, wie viele Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig Zugang haben können. Sind alle Plätze belegt, kannst du erst dann eine weitere Person einladen, wenn du die Anzahl der Plätze erhöht hast.

Erweiterst du während einer laufenden Periode, tritt dies sofort in Kraft und unser Zahlungsdienstleister verrechnet den Unterschied anteilig für die verbleibende Periode. Entfernst du ein Teammitglied, wird der Platz für eine andere Person freigegeben; die Anzahl der gebuchten Plätze und damit der Preis ändert sich erst, wenn du diese Anzahl selbst verringerst. Verringerst du sie, entsteht für die verbleibende Periode ein Guthaben, das mit einer nächsten Rechnung verrechnet wird und nicht ausgezahlt wird.

Wir können ein Konto vorübergehend sperren bei Missbrauch, bei Zahlungsrückstand oder wenn die Nutzung die Sicherheit oder Verfügbarkeit für andere gefährdet. Wir teilen dies im Voraus mit, sofern die Art der Situation dies zulässt.

4. Preise und Mehrwertsteuer

Alle von uns genannten Beträge verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist. Die aktuellen Preise findest du auf der Preisseite.

Bei Pro und Pro+ gilt der Preis pro Benutzer pro Monat. Bei Jahreszahlung gilt der auf der Preisseite genannte Rabatt gegenüber der monatlichen Zahlung.

Wir können unsere Preise anpassen. Eine Preisänderung kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an, und sie tritt bei der nächsten Verlängerung deines Abonnements in Kraft. Bist du damit nicht einverstanden, kannst du vor dem Inkrafttreten zum Ende der laufenden Periode kündigen. Für ein laufendes Jahresabonnement gilt der neue Preis erst bei der nächsten Jahresperiode.

Eine Anpassung, die lediglich einer gesetzlichen Änderung folgt, wie einem geänderten Mehrwertsteuersatz, dürfen wir ohne diese Frist vornehmen.

5. Zahlung und Lastschrift

Die Zahlung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister. Du zahlst im Voraus: bei einem Monatsabonnement monatlich, bei einem Jahresabonnement jährlich. Die Rechnung ist im Kundenportal einsehbar.

Du ermächtigst uns, den Abonnementbetrag jeweils automatisch von der von dir angegebenen Zahlungsmethode abzubuchen. Stelle sicher, dass diese gültig bleibt.

Gelingt eine Zahlung nicht, versuchen wir es erneut und du erhältst eine Nachricht mit der Bitte, den Betrag innerhalb von 14 Tagen zu begleichen. Bleibt die Zahlung danach aus, sind wir berechtigt, den Zugang zu sperren und das Abonnement zu beenden. Kosten, die uns dabei vernünftigerweise entstehen, gehen zu deinen Lasten.

6. Laufzeit, Kündigung und Planwechsel

Ein Monatsabonnement läuft monatsweise und ist monatlich kündbar. Du kündigst selbst im Kundenportal, ohne Kündigungsfrist und ohne uns eine E-Mail schicken zu müssen. Die Kündigung tritt zum Ende der bereits bezahlten Periode in Kraft: bis zu diesem Datum behältst du Zugang, danach endet das Abonnement und wir buchen nichts mehr ab. Für die laufende Periode findet keine Rückerstattung statt.

Ein Jahresabonnement läuft bis zum Ende der Jahresperiode. Du kannst vorzeitig zum Ende dieser Periode kündigen; das Abonnement endet dann am Verlängerungsdatum. Eine vorzeitige Rückerstattung eines bereits bezahlten Jahres ist nicht möglich, außer in den Fällen von Artikel 7.

Kündigst du nicht, verlängert sich das Abonnement jeweils stillschweigend um denselben Zeitraum.

Ein Wechsel zu einem höheren oder niedrigeren kostenpflichtigen Plan ist während der Laufzeit möglich. Eine Änderung tritt sofort in Kraft und der Unterschied wird anteilig für die verbleibende Periode verrechnet: bei einem Upgrade zahlst du den Differenzbetrag nach, bei einem Downgrade entsteht ein Guthaben, das mit einer nächsten Rechnung verrechnet wird. Ein solches Guthaben wird nicht ausgezahlt.

Die Rückkehr zum kostenlosen Plan ist kein Downgrade, sondern eine Kündigung. Das regelst du im Kundenportal und es funktioniert wie oben beschrieben: du behältst den Zugang bis zum Ende der bezahlten Periode.

Wir können das Abonnement selbst mit einer Frist von zwei Monaten kündigen. Beenden wir es früher als zum Ende einer Periode, die du bereits bezahlt hast, erstatten wir den nicht genutzten Anteil anteilig zurück.

7. Rückerstattung und Kulanz

Da wir gewerblich liefern, besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Rückerstattung. Wir handhaben jedoch ein Kulanzfenster: bist du innerhalb von 30 Tagen nach deiner ersten Zahlung nicht zufrieden, kannst du per E-Mail eine Rückerstattung dieser ersten Zahlung beantragen. Wir prüfen einen solchen Antrag wohlwollend und erstatten bei Genehmigung auf die Zahlungsmethode zurück, mit der du bezahlt hast.

Das Fenster von 30 Tagen gilt einmalig, pro Organisation und nur für die allererste Zahlung eines Abonnements. Auf Verlängerungen, spätere Perioden, zusätzliche Benutzer und einzelne Nachbuchungen findet es keine Anwendung. Ein beantragter Rückerstattungsantrag bedeutet, dass das Abonnement endet und der Zugang eingestellt wird.

Davon unabhängig erstatten wir selbstverständlich zurück, was wir zu Unrecht in Rechnung gestellt haben, zum Beispiel bei einer doppelten Abbuchung oder einer falschen Benutzeranzahl. Melde dies innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem du die Rechnung einsehen konntest.

8. Credits und Monatspakete

Zu den kostenpflichtigen Plänen gehört ein monatliches Paket an Credits, das bei jeder bezahlten Rechnung gutgeschrieben wird. Jedes Dokument, das du erstellen lässt, kostet Credits, abhängig vom Dokumenttyp, der Länge und dem gewählten Qualitätsniveau. Was ein Dokument kostet, siehst du in der App und auf der Preisseite. Bei Pro und Pro+ gilt das Paket pro Benutzerplatz. Der kostenlose Plan enthält kein Monatspaket: dort gilt ein einmaliges Startguthaben und ein Limit für die Anzahl der Dokumente pro Tag.

Nicht verbrauchte Credits verfallen derzeit nicht am Ende des Monats. Was du übrig hast, bleibt auf deinem Guthaben stehen und das neue Monatspaket kommt obendrauf. Wir können dies in Zukunft mit einer Gültigkeitsdauer verbinden; eine solche Änderung kündigen wir gemäß Artikel 14 an.

Wechselst du zu einem Plan mit einem kleineren Paket, bleibt dein bestehendes Guthaben erhalten und nur das neue Monatspaket ist kleiner. Kündigst du, wechselt dein Konto nach Ablauf der bezahlten Periode zum kostenlosen Plan: ein verbleibendes Guthaben bleibt bestehen und kann innerhalb der Grenzen des kostenlosen Plans weiter genutzt werden, es kommt jedoch kein neues Monatspaket mehr hinzu.

Credits haben keinen Geldwert, sind nicht übertragbar und werden weder ausgezahlt noch in Geld verrechnet. Eine Rückerstattung auf Grundlage von Artikel 7 bezieht sich auf den bezahlten Abonnementbetrag, nicht auf verbrauchte oder verbleibende Credits.

Du kannst in der App eine monatliche Obergrenze festlegen, um den Verbrauch im Blick zu behalten. Erreichst du diese Grenze, wird die Generierung bis zum nächsten Monat gestoppt. Die Obergrenze ist deine eigene Einstellung und ändert nichts am Preis deines Abonnements.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen am Dienst

Wir geben unser Bestes, um Rapportly verfügbar und nutzbar zu halten, garantieren jedoch keine bestimmte Verfügbarkeitsquote. Wartungsarbeiten, Ausfälle bei Zulieferern und Internetprobleme können zu Unterbrechungen führen. Geplante Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit im Voraus an und legen sie so weit wie möglich außerhalb der Geschäftszeiten.

Rapportly ist ein Dienst, der kontinuierlich weiterentwickelt wird. Wir können Funktionen hinzufügen, ändern und auch wieder entfernen. Verschwindet eine Funktion, die für deine Nutzung wesentlich ist, teilen wir dir das im Voraus mit und du kannst zum Datum des Inkrafttretens der Änderung kündigen.

Wir nutzen Dienstleister, unter anderem für Hosting, Spracherkennung und Sprachmodelle. Wir können einen Dienstleister ersetzen, sofern das Schutzniveau deiner Daten dabei vergleichbar bleibt.

10. KI-Ausgabe: du bleibst verantwortlich für den Inhalt

Rapportly erstellt Texte mithilfe von KI. Alles, was Rapportly liefert, ist ein Entwurf: ein Hilfsmittel, das du prüfst, ergänzt und korrigierst, bevor du es verwendest, in einer Akte speicherst oder an einen Kunden sendest.

KI-Ausgaben können Ungenauigkeiten enthalten, Informationen fehlen lassen oder etwas anders formulieren, als du es beabsichtigt hast. Wir geben keine Garantie dafür, dass die Ausgabe korrekt, vollständig oder für deine spezifische Situation geeignet ist, und die Ausgabe stellt keine Beratung von uns an dich oder an deinen Kunden dar.

Du bleibst selbst verantwortlich für den Inhalt deiner Beratungen, Berichte und Akten sowie für die Einhaltung der Regeln, die auf deinen Beruf anwendbar sind, einschließlich deiner Sorgfaltspflicht und der Anforderungen der Aufsichtsbehörde. Rapportly übernimmt diese Verantwortung nicht und tritt nicht als Berater deiner Kunden auf.

Wir trainieren keine KI-Modelle mit deinem Material. Wie wir Daten verarbeiten, ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.

11. Dein Material und unser geistiges Eigentum

Was du eingibst, gehört dir: Transkripte, Aufnahmen, Dokumente, Beispiele und Stilprofile. Auch die Dokumente, die du mit Rapportly erstellst, gehören dir und darf du frei verwenden, anpassen und verbreiten. Wir verwenden dein Material ausschließlich zur Erbringung des Dienstes für dich.

Die Software, die Website, der Markenname und das Logo von Rapportly bleiben unser Eigentum oder das unserer Lizenzgeber. Du erhältst für die Dauer des Abonnements ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht. Rapportly nachzuahmen, zu dekompilieren, weiterzuverkaufen oder Dritten als eigenen Dienst zur Verfügung zu stellen, ist nicht gestattet.

Stelle sicher, dass du berechtigt bist, das von dir eingegebene Material zu verwenden. Du stehst dafür ein, dass deine Eingabe keine Rechte Dritter verletzt.

12. Daten und Datenschutz

Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, welche Daten das sind und wie lange wir sie aufbewahren, ist in der Datenschutzerklärung auf dieser Website beschrieben.

Inhaltsfreie Produkterkenntnisse und nicht-personenbezogene Konfigurationsmuster sind fester Bestandteil jedes Rapportly-Kontos und standardmäßig aktiviert. Rapportly darf diese streng begrenzten Signale zwischen Büros zusammenführen, um den Dienst zu verbessern.

Diese Signale bestehen ausschließlich aus vorab zugelassenen Zählungen, Phasen, Durchlaufzeiten, technischen Ergebnissen und nicht-personenbezogenen Einstellungen. Namen, Freitext, Beträge, Dateien, medizinische Kategorien, Quellinhalte, Kundeninhalte und andere personenbezogene Daten sind ausgeschlossen. Rohe Kundeninhalte werden niemals organisationsübergreifend verwendet oder geteilt.

Diese Dienstgrundlage hat keinen Ausschalter. Möchtest du diese festen Bestandteile nicht, erstelle kein Konto oder Abonnement. Bei einer späteren wesentlichen Änderung kannst du gemäß Artikel 14 vor dem Inkrafttreten kündigen.

Verarbeitest du mit Rapportly personenbezogene Daten deiner eigenen Kunden, bist du dafür der Verantwortliche und wir sind Auftragsverarbeiter. Dafür gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag; dieser kann über vragen@rapportly.io angefragt werden. Bei Widersprüchen bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten geht der Auftragsverarbeitungsvertrag diesen Bedingungen vor.

Bei Beendigung des Abonnements kannst du deine Dokumente exportieren. Beantrage dies rechtzeitig: nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen aus der Datenschutzerklärung können wir Daten nicht mehr herausgeben.

13. Haftung

Unsere Haftung je Ereignis und insgesamt je Kalenderjahr ist auf den Betrag begrenzt, den du in den 12 Monaten vor dem Ereignis für das Abonnement an uns gezahlt hast, mindestens jedoch auf den Betrag, den unser Versicherer in diesem Fall auszahlt.

Wir haften nicht für Folgeschäden, wie entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, Reputationsschäden, Datenverlust oder Schäden, die dadurch entstehen, dass KI-Ausgaben unkontrolliert verwendet wurden.

Diese Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder bewusster Rücksichtslosigkeit unsererseits.

Ein Anspruch erlischt, wenn du ihn nicht innerhalb von 12 Monaten, nachdem du den Schaden entdeckt hast oder vernünftigerweise hättest entdecken können, schriftlich bei uns anmeldest.

14. Änderung dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen ändern. Eine wesentliche Änderung kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder in der App an, unter Angabe des Inkrafttretungsdatums.

Bist du mit einer Änderung nicht einverstanden, kannst du vor dem Inkrafttretungsdatum zu diesem Datum kündigen. Nutzt du Rapportly danach weiterhin, gelten die neuen Bedingungen.

Auf der Seite sind stets die Versionsnummer und das Datum der jeweils geltenden Fassung angegeben.

15. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Auf diese Bedingungen und die Nutzung von Rapportly ist niederländisches Recht anwendbar.

Können wir uns nicht einigen, legen wir den Streit dem zuständigen Gericht am Sitz von Rapportly B.V. vor. Wir bitten dich, zunächst Kontakt mit uns aufzunehmen über vragen@rapportly.io, damit wir es in den meisten Fällen gemeinsam lösen können.

Ist eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam, bleiben die übrigen Bestimmungen in Kraft und ersetzen wir die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung, die ihr inhaltlich so nahe wie möglich kommt.