Declaración de privacidad

1. ¿Quién es el responsable?

Rapportly B.V. es el responsable del tratamiento de los datos que compartes con Rapportly a través de rapportly.io y rapportly.nl. Puedes contactarnos en vragen@rapportly.io.

¿Utilizas Rapportly para documentos que contienen datos personales de tus propios clientes (por ejemplo, una transcripción o una grabación de audio de una conversación con un cliente)? En ese caso, tú eres el responsable del tratamiento de esos datos y nosotros los procesamos exclusivamente bajo tus instrucciones, como encargado del tratamiento. Puedes solicitar un acuerdo de encargo del tratamiento en vragen@rapportly.io.

2. ¿Qué datos procesamos y con qué finalidad?

Cuenta y organización: nombre de la empresa, dirección de correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada), configuración de verificación en dos pasos, tu rol dentro del equipo y tu preferencia de idioma. Finalidad: hacer funcionar tu cuenta y tu equipo. Base jurídica: ejecución del contrato.

Contenido de documentos: las transcripciones, notas y documentos de ejemplo que introduces, y los documentos que Rapportly genera a partir de ellos. Finalidad: generar documentos con tu estilo de escritura. Base jurídica: ejecución del contrato. Al registrarte te informamos de esto y te solicitamos tu conformidad con este servicio.

Grabaciones de audio: si subes una grabación de una conversación, grabas una conversación en la app o grabas una videorreunión (en la app o con la extensión del navegador), procesamos esa grabación para convertirla en texto. Una grabación de este tipo contiene todo lo que se ha dicho en la conversación: la voz y el contenido de la misma, y por tanto frecuentemente datos personales de tu cliente. En el caso de una grabación de reunión, además se incluyen las voces de todas las personas que participan en ella, aunque no sean clientes tuyos. Finalidad: convertir la grabación en una transcripción que puedas utilizar. Base jurídica: ejecución del contrato. La forma en que tratamos la grabación se describe en el capítulo 4.

Datos de suscripción y facturación: tu plan y consumo, y cuando los planes de pago estén activos, tus datos de pago a través de nuestro proveedor de pagos. Nosotros no almacenamos datos de tarjeta o cuenta bancaria. Base jurídica: ejecución del contrato y obligaciones legales (fiscales).

Datos técnicos: registros de servidor y mensajes de error (como dirección IP, marca de tiempo y página solicitada) y estadísticas de uso que recopilamos nosotros mismos, sin cookies de seguimiento ni analítica de terceros. Finalidad: seguridad, prevención de abusos y mejora del servicio. Base jurídica: interés legítimo.

Señales fijas sin contenido: Rapportly combina entre oficinas únicamente recuentos, fases, plazos de tramitación, resultados técnicos y ajustes de configuración no personales previamente autorizados para mejorar el producto. Los nombres, texto libre, importes, archivos, categorías médicas, contenido fuente, contenido de clientes y datos personales se filtran técnicamente y no están permitidos. Estos dos componentes sin contenido forman parte del servicio y están activados de forma predeterminada para cada cuenta; el contenido bruto de los clientes nunca se utiliza ni se comparte entre organizaciones.

Atribución de socios: si accedes a través de un enlace de socio, recordamos con tu consentimiento durante 90 días qué socio te ha referido. El funcionamiento de esto se describe en la declaración de cookies. Base jurídica: consentimiento.

Correo electrónico a tus clientes: cuando envías un mensaje a un cliente desde Rapportly, registramos junto a ese mensaje si ha sido entregado y si se ha hecho clic en algún enlace del correo, con la marca de tiempo correspondiente. Así puedes ver en el expediente si tu mensaje ha llegado y si tu cliente ha interactuado con él. Si un correo ha sido abierto no lo registramos deliberadamente: esa medición se ha vuelto técnicamente poco fiable porque algunos programas de correo precargan los mensajes automáticamente, lo que daría una imagen errónea en tu expediente. Los enlaces en ese tipo de mensaje pasan por nuestro propio dominio link.mail.rapportly.io. Finalidad: poder ver qué ha ocurrido con tu mensaje. Base jurídica: ejecución del contrato. Atención: tú sigues siendo responsable de informar a tu propio cliente al respecto.

Propuestas de estilo: si proporcionas una dirección web, una captura de pantalla, un logotipo, un nombre de empresa o una descripción, procesamos esos datos para proponerte colores y un diseño de ejemplo para tu empresa. El sitio web público indicado y su diseño se obtienen desde nuestro servidor; no enviamos las cookies de tu navegador ni iniciamos sesión en ese sitio web. El creador de estilos no envía estos datos a un proveedor de IA ni los guarda como perfil de estilo. Recibes tres propuestas y puedes crear un archivo de ejemplo. Solo cuando tú mismo subes posteriormente ese archivo o lo guardas se aplican el tratamiento y los plazos de conservación de documentos y ejemplos de estilo descritos anteriormente. Un logotipo subido por separado puede incluirse en el archivo de ejemplo; una captura de pantalla solo se utiliza para obtener colores.

3. Procesamiento con IA

Rapportly genera documentos con modelos de IA de Anthropic. Tu información se utiliza únicamente para crear tus documentos: no para entrenar modelos de IA ni para compartirla con otros usuarios.

Para convertir audio en texto utilizamos el servicio Batch de Speechmatics a través del endpoint europeo EU1. Tu grabación se utiliza únicamente para crear tu transcripción. Según Speechmatics, la empresa no utiliza las grabaciones de los clientes para el entrenamiento de modelos, salvo que el cliente lo autorice expresamente.

No subas documentos con datos personales para los que no tengas una base jurídica; esto también es algo en lo que pedimos tu conformidad al registrarte. Consejo: anonimiza la información de entrada siempre que sea posible; la calidad del documento no se verá afectada.

4. Conversión de audio a texto

Puedes subir una grabación de audio, grabar una conversación directamente en la app o grabar una videorreunión. En todos los casos enviamos la grabación a Speechmatics, que la convierte en texto a través del endpoint europeo EU1. Si grabas tú mismo, la grabación permanece en tu propio navegador durante la grabación y solo se envía cuando pulsas en convertir. Con algunos tipos de archivo (m4a, mp4 y webm) primero convertimos el archivo en nuestro propio servidor a un formato compatible con el modelo de voz; solo después se envía.

Una videorreunión se puede grabar de dos formas: en la app mediante 'grabar reunión', o con la extensión de navegador de Rapportly para Chrome y Edge. La extensión funciona en Google Meet, Microsoft Teams y el cliente web de Zoom en el navegador. En ambos casos mezclamos el audio de la pestaña de la reunión con tu micrófono, de modo que ambos lados de la conversación queden en la grabación. La grabación solo se inicia cuando tú mismo haces clic en el botón de grabación o en el icono de la extensión; nunca se graba de forma automática. La extensión no lee ni recopila mensajes de chat, listas de participantes ni contenido visual de la página. Únicamente graba el audio de la pestaña y tu micrófono después de que hayas iniciado la grabación, y envía la grabación exclusivamente a Rapportly, al mismo destino que una grabación desde la app.

Durante la grabación, la extensión del navegador escribe el audio en pequeñas partes en una cola local y protegida en el navegador. Por cada grabación, esa cola almacena el audio y los datos técnicos necesarios para la recuperación y la carga, como el estado, la hora de inicio, la duración, el tamaño del archivo y el tipo de archivo. Si utilizas una agenda vinculada, también se pueden almacenar el título de la cita correspondiente y una referencia interna del cliente, y enviarse junto con la grabación a tu propia cuenta de Rapportly. La extensión no obtiene listas de participantes ni direcciones de correo electrónico en bruto de tu agenda. Sin una conexión de agenda, la grabación funciona igualmente sin esos datos.

La extensión almacena temporalmente tu sesión de inicio de sesión de Rapportly en el navegador para colocar la grabación en la cuenta correcta; esa sesión desaparece cuando cierras el navegador o cierras sesión. Además, la extensión guarda localmente el ID de cuenta interno de la última cuenta de Rapportly utilizada y vincula cada grabación pendiente a la cuenta con la que se inició. De este modo, en un dispositivo compartido una grabación nunca se envía inadvertidamente a otra cuenta. Si existe una discrepancia de cuenta, la cola solicita primero una elección deliberada.

Tras detener la grabación, la extensión intenta subir automáticamente la grabación a Rapportly mediante una conexión cifrada. Si no hay una sesión de inicio de sesión válida o la carga falla temporalmente, la grabación permanece almacenada localmente. El navegador programa entonces únicamente un nuevo intento de carga; esto nunca inicia una nueva grabación. La copia local solo se elimina una vez que la carga ha tenido éxito o cuando tú mismo la eliminas deliberadamente de la cola.

Lo que ocurre con la grabación en sí depende de la función 'conservar grabaciones'. Si está desactivada, el archivo solo existe durante la conversión como archivo temporal en nuestro servidor y se elimina después; la grabación no se almacena en la base de datos ni aparece en tu resumen de documentos. Si está activada, conservamos la grabación y el texto literal junto con la conversación (almacenamiento en la UE, en Supabase en Fráncfort), para que puedas escucharla de nuevo, descargarla y eliminarla en cualquier momento. Speechmatics conserva para el procesamiento Batch una copia del audio, la transcripción y la configuración del trabajo. Rapportly solicita a Speechmatics que elimine el trabajo inmediatamente tras una conversión exitosa. Si esto no es posible, Speechmatics elimina el trabajo automáticamente en un plazo de siete días según su propia política de conservación.

El texto resultante sí lo conservamos, de la misma forma que una transcripción que escribes o pegas tú mismo. La transcripción aparece en el campo de texto de la pantalla y se guarda automáticamente como borrador, para que no pierdas tu trabajo en caso de un bloqueo o al cerrar la pestaña. Ese borrador desaparece en cuanto inicias el informe o vacías el campo. Si inicias el informe, el texto pasa a estar incluido en 'Contenido de documentos' mencionado anteriormente.

De cada conversión registramos que se ha producido una conversión, con el tamaño del archivo, el tipo de archivo, la duración, el número de créditos y datos técnicos como tu dirección IP. El contenido de la grabación o la transcripción no está incluido. Finalidad: facturación, prevención de abusos y poder rastrear lo que ha ocurrido.

Importante para ti como asesor: tú decides si grabas una conversación y eres responsable de ello. Informa a las personas con quienes hablas de que estás grabando y para qué usas la grabación, y asegúrate de tener una base legal para ello. Lo mismo se aplica a una videorreunión: comunícalo a todos los participantes antes de iniciar la grabación. No grabes más de lo que necesitas.

El almacenamiento de grabaciones lo activamos paso a paso. Si está activo en tu entorno, verás junto a la conversación un bloque de grabación con botones para reproducir, descargar y eliminar. Si no ves ese bloque, el almacenamiento está desactivado para tu entorno y la grabación se eliminará tras la conversión.

5. ¿Con quién compartimos los datos?

Nunca vendemos datos. Solo los compartimos con proveedores necesarios para que Rapportly funcione. Estos son todos ellos: Vercel (alojamiento del sitio web), Railway (aplicación y API), Supabase (base de datos e inicio de sesión, con almacenamiento en la UE en Fráncfort), Anthropic (la IA que redacta tus documentos), Speechmatics (conversión de audio a texto mediante el endpoint europeo EU1) y Resend (envío de correos electrónicos y registro de entregas y clics en enlaces de ese correo). Estos proveedores solo pueden procesar los datos para prestarnos su servicio.

Si incorporamos un nuevo proveedor que procesa datos personales, o si sustituimos a uno existente, lo comunicamos con antelación a las oficinas que usan Rapportly, para que puedan oponerse. La lista actualizada está disponible bajo petición en vragen@rapportly.io.

Si conectas tu buzón, Rapportly utiliza la conexión que autorizas con Google (Gmail) o Microsoft (Outlook) para crear borradores. Cuando esté disponible el envío tras la aprobación, lo activas por separado en Rapportly y revisas el destinatario, cualquier Cco, el asunto, el texto y los adjuntos de cada mensaje. Tras aprobarlo, Rapportly procesa el envío dentro del horario configurado. Google agrupa la gestión y el envío de borradores en un permiso; Microsoft exige acceso de lectura y escritura para los borradores y otro permiso para enviar.

En la medida en que los datos se procesen fuera del Espacio Económico Europeo, esto ocurre sobre la base de una decisión de adecuación (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o de cláusulas contractuales tipo de la UE.

El uso de la información recibida a través de la extensión de navegador de Rapportly cumple con la Política de Datos de Usuario de Chrome Web Store, incluidos los requisitos de uso limitado. Rapportly usa estos datos exclusivamente para guardar de forma segura y local la grabación de reunión elegida por el usuario, enviarla a la propia cuenta de Rapportly y convertirla a texto. No vendemos estos datos ni los usamos para publicidad, evaluación crediticia u otros fines no relacionados. Los empleados no leen el contenido, salvo que tú des tu consentimiento expreso para una solicitud de asistencia concreta, cuando el acceso sea necesario por motivos de seguridad o cuando la ley lo exija.

Para conectar el buzón tratamos la dirección de correo, los permisos concedidos y los tokens de acceso. El token para renovar la conexión se guarda cifrado en el servidor. Para cada mensaje guardamos destinatario, cualquier Cco, asunto, texto, referencias de adjuntos, referencia del borrador o mensaje del proveedor y estado del proceso. Transmitimos el contenido y los adjuntos seleccionados al proveedor para crear el borrador y enviarlo tras su aprobación. Esta función de correo a clientes no recupera mensajes de tu bandeja de entrada. El estado Enviado confirma la aceptación por el proveedor, no la entrega ni la lectura.

Rapportly utiliza la información recibida de las API de Google exclusivamente para las funciones visibles que eliges, conforme a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Limited Use. No vendemos esos datos ni los usamos para publicidad, evaluación crediticia o entrenamiento de modelos generales de IA. El acceso humano se limita al soporte que autorizas expresamente, a fines de seguridad necesarios o a una obligación legal. Los proveedores técnicos anteriores tratan esos datos solo para prestar y proteger dichas funciones.

6. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

Mientras tu cuenta esté activa, conservamos tus datos para que puedas consultar y reutilizar tus documentos. Si eliminas un documento o un cliente, ese contenido desaparece de la aplicación. Si deseas que eliminemos tu cuenta y tus datos, escríbenos a vragen@rapportly.io; eliminaremos tus datos de los sistemas activos y, siguiendo nuestro esquema de copias de seguridad, también desaparecerán de las copias de seguridad.

Grabaciones de audio: una grabación de la extensión de navegador que aún no se ha subido permanece en la cola local hasta que la subida se complete correctamente o tú la elimines manualmente. Tras una subida exitosa, la extensión borra la grabación local. Si 'conservar grabaciones' está desactivado en Rapportly, la copia en el servidor solo existe durante la conversión y se elimina después. Si está activado, conservamos la grabación y el texto asociado junto a la conversación hasta que tú los elimines, o hasta que se elimine tu cuenta. La transcripción en el campo de texto la conservamos mientras la uses, igual que el texto que pegas tú mismo: como borrador guardado automáticamente hasta que inicias el informe o vacías el campo, y después como parte de tu documento. Si nunca terminas un borrador, permanecerá hasta que lo vacíes o se elimine tu cuenta; comunícanoslo si quieres que lo eliminemos antes.

Los correos electrónicos enviados a clientes y su estado (entregado, abierto) los conservamos junto a la conversación correspondiente en el expediente, mientras exista tu cuenta o hasta que elimines esa conversación.

Los datos que estamos legalmente obligados a conservar durante más tiempo (como facturas, 7 años de obligación fiscal de conservación) y el registro de tus acuerdos de registro y la base de servicio actual de Rapportly los conservamos mientras dure esa obligación o necesidad.

Puedes desconectar el buzón en Mi cuenta → Conexiones. Rapportly elimina entonces la credencial de conexión almacenada. También puedes revocar el acceso en Google o Microsoft. Comprueba primero si hay mensajes aprobados pendientes en la cola. Desconectar no elimina el historial de correo en Rapportly ni los borradores o mensajes enviados que ya conserva el proveedor. Para borrar datos de Rapportly se aplican las opciones y plazos anteriores; los datos del buzón se gestionan con el proveedor.

7. ¿Cómo protegemos tus datos?

Las conexiones están cifradas (https). Los datos están protegidos por organización, también a nivel de base de datos (row level security). La verificación en dos pasos está disponible para todas las cuentas de Rapportly y es opcional por defecto. Un administrador de equipo puede hacer obligatoria la verificación en dos pasos para todo el equipo. El acceso a los sistemas de producción está restringido a quienes lo necesitan.

8. Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de tus datos, y puedes oponerte al tratamiento. El consentimiento otorgado (como para la atribución a socios) puede retirarse en cualquier momento; esto no afecta al tratamiento realizado con anterioridad.

Envía tu solicitud a vragen@rapportly.io; respondemos en el plazo de un mes. Si consideras que no gestionamos bien tus datos, puedes presentar una reclamación ante la Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies y almacenamiento local

Con tu permiso, enviamos a Meta las visitas a páginas públicas y datos del navegador, incluida tu dirección IP, para medir la publicidad. Meta puede usar cookies y vincular las visitas a tu cuenta. No compartimos contenido de clientes. Tu elección es válida durante 90 días. Puedes retirarla en la configuración de cookies. Con el mismo permiso, también comunicamos que has completado el registro de tu cuenta, sin enviar tu nombre, correo electrónico ni datos de empresa. Lo que sí se almacena en tu navegador (inicio de sesión, preferencia de idioma y, solo con tu consentimiento, el código de socio) está explicado con detalle en la declaración de cookies. Si usas la extensión de navegador, esta también almacena localmente: tu sesión de inicio de sesión temporal, el ID de cuenta interno de la última cuenta de Rapportly utilizada, si ya has concedido acceso al micrófono, si hay una grabación en curso, si aún deseas ver el recordatorio en Meet, Teams y Zoom, y la cola de grabaciones pendientes de subir. Esa cola contiene el audio y el estado, tiempo, duración, tamaño, tipo de archivo, vinculación de cuenta y posible título de cita o referencia interna de cliente necesarios para la recuperación y la subida. Una alarma del navegador no almacena datos personales adicionales; solo programa un nuevo intento de subida para un elemento existente en la cola.

10. Cambios

Si cambia el contenido de esta declaración, actualizamos el número de versión y la fecha de la parte superior y comunicamos los cambios importantes en la aplicación. La versión 2.0 rige desde 2026-10-01 e identifica a Rapportly B.V. como empresa responsable y a vragen@rapportly.io como dirección de contacto.