Tietosuojaseloste

1. Kuka on vastuussa?

Rapportly B.V. on rekisterinpitäjä niille tiedoille, jotka jaat Rapportlyn kautta sivustoilla rapportly.io ja rapportly.nl. Tavoitat meidät osoitteesta vragen@rapportly.io.

Jos käytät Rapportlya asiakirjoihin, jotka sisältävät omien asiakkaidesi henkilötietoja (esimerkiksi asiakaskeskustelun litterointi tai äänite), olet itse näiden tietojen rekisterinpitäjä ja me käsittelemme niitä ainoastaan toimeksiantosi perusteella, henkilötietojen käsittelijänä. Tietojenkäsittelysopimus on pyydettävissä osoitteesta vragen@rapportly.io.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen?

Tili ja organisaatio: yrityksen nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennetaan salattuna), kaksivaiheisen todennuksen asetukset, roolisi tiimissä ja kieliasetuksesi. Tarkoitus: tilisi ja tiimisi toiminnan mahdollistaminen. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano.

Asiakirjojen sisältö: syöttämäsi litteraatit, muistiinpanot ja esimerkkiasiakirjat sekä Rapportlyn niistä luomat asiakirjat. Tarkoitus: asiakirjojen luominen kirjoitustyylisi mukaan. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano. Rekisteröinnin yhteydessä kerromme tästä ja pyydämme hyväksyntäsi tälle palvelulle.

Äänitallenteet: jos lataat tallennuksen keskustelusta, tallennat keskustelun sovelluksessa tai tallennat videoneuvottelun (sovelluksessa tai selainlaajennuksen avulla), käsittelemme tallennetta tekstin tuottamiseksi siitä. Tällaisessa tallenteessa on kaikki, mitä keskustelussa on sanottu: äänentunnistus ja keskustelun sisältö, ja siten usein myös asiakkaasi henkilötietoja. Neuvottelutallenteessa on lisäksi kaikkien neuvotteluun osallistuneiden äänet, myös niiden, jotka eivät ole asiakkaitasi. Tarkoitus: tallenteen muuntaminen litteraatiksi, jota käytät edelleen. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano. Tallenteen käsittelytapa on kuvattu luvussa 4.

Tilaus- ja laskutustiedot: suunnitelmasi ja käyttösi, ja maksullisten tilausten ollessa aktiivisia maksutietosi maksupalveluntarjoajamme kautta. Emme itse tallenna kortti- tai tilinumeroita. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteiset (vero)velvoitteet.

Tekniset tiedot: palvelinlokit ja virheilmoitukset (kuten IP-osoite, aikaleima ja pyydetty sivu) sekä itse keräämämme käyttötilastot ilman seurantaevästeitä ja ilman kolmansien osapuolten analytiikkaa. Tarkoitus: tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy ja palvelun kehittäminen. Peruste: oikeutettu etu.

Vakiosisältövapaat signaalit: Rapportly yhdistää toimistojen välillä ainoastaan ennalta hyväksyttyjä laskureita, vaiheita, läpimenoaikoja, teknisiä tuloksia ja ei-henkilökohtaisia konfiguraatioasetuksia tuotteen kehittämiseksi. Nimet, vapaa teksti, summat, tiedostot, lääketieteelliset kategoriat, lähdesisältö, asiakassisältö ja henkilötiedot suodatetaan teknisesti pois, eikä niitä sallita. Nämä kaksi sisältövapaata osaa kuuluvat palveluun ja ovat oletuksena käytössä jokaisella tilillä; raakaa asiakassisältöä ei koskaan käytetä tai jaeta organisaatiorajojen yli.

Kumppaniattribuutio: jos tulet sisään kumppanilinkin kautta, tallennamme suostumuksellasi 90 päivän ajan, mikä kumppani sinut ohjasi. Toimintatapa on kuvattu evästekäytännössä. Peruste: suostumus.

Sähköposti asiakkaillesi: kun lähetät Rapportlysta viestin asiakkaalle, tallennamme viestin yhteyteen tiedon siitä, onko viesti toimitettu ja onko sähköpostin linkkiä klikattu, sekä näiden tapahtumien ajankohdan. Näet näin asiakirjakansiosta, onko viestisi saapunut perille ja onko asiakkaasi tehnyt sillä jotain. Sähköpostin avaamista emme tarkoituksella rekisteröi: tuo mittaus on muuttunut teknisesti epäluotettavaksi, koska jotkin sähköpostiohjelmat lataavat viestit automaattisesti etukäteen, mikä antaisi virheellisen kuvan kansiossasi. Viestissä olevat linkit kulkevat oman verkkotunnuksemme link.mail.rapportly.io kautta. Tarkoitus: nähdä, mitä viestillesi on tapahtunut. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano. Huom: olet itse vastuussa tästä tiedottamisesta omalle asiakkaallesi.

Tyyliehdotukset: jos annat verkkosivuston osoitteen, kuvakaappauksen, logon, yrityksen nimen tai kuvauksen, käsittelemme niitä ehdottaaksemme yrityksellesi värejä ja esimerkkiulkoasuja. Annettu julkinen verkkosivusto ja sen ulkoasu haetaan palvelimeltamme; emme lähetä selaimesi evästeitä emmekä kirjaudu sivustolle. Tyylityökalu ei lähetä näitä tietoja tekoälypalveluntarjoajalle eikä tallenna niitä tyyliprofiiliksi. Saat kolme ehdotusta ja voit luoda esimerkkitiedoston. Edellä kuvatut asiakirjojen ja tyyliesimerkkien käsittely- ja säilytysajat tulevat voimaan vasta, jos itse lataat tiedoston edelleen palveluun tai tallennat sen. Erikseen ladattu logo voidaan sisällyttää esimerkkitiedostoon; kuvakaappausta käytetään vain värien määrittämiseen.

3. Tekoälykäsittely

Rapportly luo asiakirjoja Anthropicin tekoälymalleilla. Syöttämääsi sisältöä käytetään ainoastaan asiakirjojesi luomiseen: ei tekoälymallien kouluttamiseen eikä muille käyttäjille jakamiseen.

Äänen muuntamiseen tekstiksi käytämme Speechmaticsin Batch-palvelua eurooppalaisen EU1-endpointin kautta. Tallennettasi käytetään ainoastaan litteraattisi luomiseen. Speechmaticsin mukaan yritys ei käytä asiakkaiden tallenteita mallien kouluttamiseen, ellei asiakas nimenomaisesti anna siihen suostumustaan.

Älä lataa asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja ilman asianmukaista perustetta; pyydämme tähän hyväksyntää myös rekisteröinnin yhteydessä. Vinkki: anonymisoi syötteet mahdollisuuksien mukaan, asiakirjan laatu pysyy samana.

4. Äänen muuntaminen tekstiksi

Voit ladata äänitallenteen, tallentaa keskustelun suoraan sovelluksessa tai tallentaa videoneuvottelun. Kaikissa tapauksissa lähetämme tallenteen Speechmaticsille, joka muuntaa sen tekstiksi eurooppalaisen EU1-endpointin kautta. Jos tallennat itse, tallenne pysyy selaimessasi tallennuksen aikana ja lähetetään vasta, kun painat muunna-painiketta. Joidenkin tiedostotyyppien (m4a, mp4 ja webm) kohdalla muunnamme tiedoston ensin omalla palvelimellamme puhemallin tukemaan muotoon; vasta sen jälkeen se lähetetään eteenpäin.

Videoneuvottelun voi tallentaa kahdella tavalla: sovelluksessa 'tallenna neuvottelu' -toiminnolla tai Rapportlyn Chrome- ja Edge-selainlaajennuksella. Laajennus toimii Google Meetissä, Microsoft Teamsissa ja Zoom-verkkoasiakkaassa selaimessa. Molemmissa tapauksissa yhdistämme neuvotteluvälilehden äänen mikrofonisi ääneen, jotta molemmat puolet keskustelusta tallentuvat. Tallennus alkaa vain, kun itse painat tallennuspainiketta tai laajennuksen kuvaketta; tallennus ei koskaan käynnisty automaattisesti. Laajennus ei lue tai kerää chat-viestejä, osallistujaluetteloita tai visuaalista sivusisältöä. Se tallentaa ainoastaan välilehden äänen ja mikrofonisi äänen sen jälkeen, kun olet käynnistänyt tallennuksen, ja lähettää tallenteen ainoastaan Rapportlyyn, samaan paikkaan kuin sovelluksesta tehty tallenne.

Tallennuksen aikana selainlaajennus kirjoittaa äänen pieninä osina paikalliseen, suojattuun jonoon selaimessa. Jono tallentaa jokaisen tallenteen osalta äänen ja tekniset tiedot, jotka tarvitaan palautukseen ja lataukseen, kuten tilan, aloitusajan, keston, tiedostokoon ja tiedostotyypin. Jos käytät yhdistettyä kalenteria, myös vastaavan tapahtuman otsikko ja sisäinen asiakasviite voidaan tallentaa ja lähettää tallenteen mukana omalle Rapportly-tilillesi. Laajennus ei hae osallistujaluetteloita tai raakoja sähköpostiosoitteita kalenteristasi. Ilman kalenteriyhteyttä tallenne toimii normaalisti ilman näitä tietoja.

Laajennus tallentaa Rapportly-kirjautumisistuntosi tilapäisesti selaimeen tallenteen sijoittamiseksi oikealle tilille; istunto poistuu, kun suljet selaimen tai kirjaudut ulos. Lisäksi laajennus tallentaa paikallisesti viimeksi käytetyn Rapportly-tilin sisäisen tilitunnuksen ja sitoo jokaisen odottavan tallenteen sille tilille, jonka alla se on käynnistetty. Näin tallenteen jaetulla laitteella ei koskaan lähetetä huomaamatta toiselle tilille. Jos tilit eroavat, jono pyytää ensin tietoisen valinnan tekemistä.

Pysäytyksen jälkeen laajennus yrittää automaattisesti ladata tallenteen Rapportlyyn salattua yhteyttä käyttäen. Jos voimassa olevaa kirjautumisistuntoa ei ole tai lataus epäonnistuu tilapäisesti, tallenne jää paikallisesti talteen. Selain suunnittelee tällöin ainoastaan uuden latausyrityksen; tämä ei koskaan käynnistä uutta tallennusta. Paikallinen kopio poistetaan vasta, kun lataus on onnistunut tai kun poistat sen itse tietoisesti jonosta.

Se, mitä tallenteelle tapahtuu, riippuu 'säilytä tallenteet' -toiminnosta. Jos se on pois käytöstä, tiedosto on olemassa vain muuntamisen aikana väliaikaisena tiedostona palvelimellamme ja poistetaan sen jälkeen; tallenne ei tule tietokantaan eikä asiakirjayhteenvetoon. Jos se on käytössä, säilytämme tallenteen ja sen sananmukaisen tekstin keskustelun yhteydessä (tallennus EU:ssa, Supabasella Frankfurtissa), jotta voit myöhemmin kuunnella, ladata ja poistaa ne milloin tahansa itse. Speechmatics säilyttää Batch-käsittelyä varten kopion äänestä, litteraatista ja työmäärittelystä. Rapportly pyytää Speechmaticsia poistamaan työn välittömästi onnistuneen muuntamisen jälkeen. Jos tämä ei onnistu, Speechmatics poistaa työn automaattisesti oman säilytyskäytäntönsä mukaisesti seitsemän päivän kuluessa.

Siitä syntyvä teksti säilytetään kyllä, ja samalla tavalla kuin itse kirjoittamasi tai liittämäsi litteraatti. Litteraatti tulee näytöllä olevaan tekstikenttään ja tallennetaan automaattisesti luonnoksena, jotta et menetä työtäsi sovelluksen kaatumisen tai välilehden sulkemisen yhteydessä. Luonnos poistuu heti, kun käynnistät raportin tai tyhjennät kentän. Jos käynnistät raportin, teksti kuuluu jatkossa yllä mainittuun 'asiakirjojen sisältöön'.

Jokaisesta muunnoksesta tallennamme sen, että muunnos on tapahtunut, sekä tiedoston koon, tiedostotyypin, keston, käytettyjen krediittien määrän ja tekniset tiedot kuten IP-osoitteesi. Tallennuksen tai transkription sisältö ei sisälly näihin tietoihin. Tarkoitus: laskutus, väärinkäytösten ehkäisy ja tapahtumien jäljitettävyys.

Tärkeää sinulle neuvonantajana: sinä päätät, tallennatko keskustelun, ja olet siitä vastuussa. Kerro henkilöille, joiden kanssa puhut, että tallennat ja mihin tarkoitukseen käytät tallennetta, ja varmista, että sinulla on siihen oikeudellinen peruste. Sama koskee videokokouksia: ilmoita se kaikille osallistujille ennen tallennuksen aloittamista. Älä tallenna enempää kuin on tarpeen.

Tallenteiden säilyttäminen otetaan käyttöön vaiheittain. Jos se on aktiivinen ympäristössäsi, näet keskustelun yhteydessä tallennusosan, jossa on toisto-, lataus- ja poistonapit. Jos et näe tätä osaa, tallenteiden säilyttäminen on ympäristössäsi poissa käytöstä ja tallenne poistetaan muunnoksen jälkeen.

5. Kenen kanssa jaamme tietoja?

Emme koskaan myy tietoja. Jaamme tietoja ainoastaan toimittajille, jotka ovat välttämättömiä Rapportlyn toiminnalle. Nämä ovat kaikki: Vercel (verkkosivuston hosting), Railway (sovellus ja API), Supabase (tietokanta ja kirjautuminen, tallennus EU:ssa Frankfurtissa), Anthropic (tekoäly, joka kirjoittaa dokumenttisi), Speechmatics (äänen muuntaminen tekstiksi Euroopan EU1-päätepisteellä) ja Resend (sähköpostin lähetys sekä toimitusten ja linkkien klikkausten rekisteröinti kyseisessä sähköpostissa). Nämä toimittajat saavat käsitellä tietoja ainoastaan palvelunsa toimittamiseksi meille.

Jos otamme käyttöön uuden henkilötietoja käsittelevän toimittajan tai korvaamme sellaisen, ilmoitamme siitä etukäteen Rapportlya käyttäville toimistoille, jotta ne voivat esittää vastalauseensa. Ajantasainen lista on saatavilla pyydettäessä osoitteesta vragen@rapportly.io.

Kun yhdistät sähköpostitilisi itse, Rapportly käyttää hyväksymääsi Google- (Gmail) tai Microsoft-yhteyttä (Outlook) sähköpostiluonnosten luomiseen kyseiselle tilille. Jos lähettäminen hyväksynnän jälkeen on käytettävissä, otat sen erikseen käyttöön Rapportlyssa ja tarkistat jokaisen viestin vastaanottajan, mahdolliset piilokopion vastaanottajat, aiheen, tekstin ja liitteet. Hyväksyntäsi jälkeen Rapportly käsittelee lähetyksen määritetyn lähetysajan mukaisesti. Google yhdistää luonnosten hallinnan ja lähettämisen yhteen käyttöoikeuteen; Microsoft edellyttää luonnoksia varten luku- ja kirjoitusoikeutta ja lähettämistä varten erillistä lähetysoikeutta.

Siltä osin kuin tietoja käsitellään Euroopan talousalueen ulkopuolella, se tapahtuu asianmukaisuuspäätöksen (kuten EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksen) tai EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

Rapportlyn selainlaajennuksen kautta vastaanotettujen tietojen käyttö noudattaa Chrome Web Storen käyttäjätietokäytäntöä, mukaan lukien rajoitetun käytön vaatimukset. Rapportly käyttää näitä tietoja ainoastaan tallentaakseen käyttäjän valitseman kokoustallennuksen paikallisesti turvallisesti, lähettääkseen sen omaan Rapportly-tiliin ja muuntaakseen sen tekstiksi. Emme myy näitä tietoja emmekä käytä niitä mainontaan, luottoluokitukseen tai muihin tarkoituksiin, jotka eivät liity palveluun. Henkilökuntamme ei lue sisältöä, paitsi jos sinä annat siihen nimenomaisesti luvan konkreettista tukipyyntöä varten, jos pääsy on välttämätöntä tietoturvan vuoksi tai jos laki sitä edellyttää.

Sähköpostiyhteyttä varten käsittelemme yhdistettyä sähköpostiosoitetta, myönnettyjä käyttöoikeuksia ja käyttöoikeustunnuksia. Tunnus, jonka avulla voimme uusia yhteyden, säilytetään palvelimella salattuna. Tallennamme viestistä vastaanottajan, mahdolliset piilokopion vastaanottajat, aiheen, tekstin, liiteviitteet, sähköpostipalvelun luonnos- tai viestiviitteen sekä käsittelyn tilan. Lähetämme valitsemasi viestin sisällön ja liitteet sähköpostipalvelullesi luonnoksen luomista ja hyväksynnän jälkeistä lähettämistä varten. Tämä asiakasviestitoiminto ei hae viestejä saapuneet-kansiostasi. Lähetetty-tila vahvistaa, että sähköpostipalvelu on hyväksynyt lähetyksen; se ei todista viestin toimitusta tai lukemista.

Rapportly käyttää Google APIs -rajapinnoista saatuja tietoja vain itse valitsemiisi näkyviin toimintoihin Google API Services User Data Policy -käytännön ja sen Limited Use -vaatimusten mukaisesti. Emme myy näitä tietoja emmekä käytä niitä mainontaan, luottokelpoisuuden arviointiin tai yleisten tekoälymallien kouluttamiseen. Ihmisten pääsy tietoihin rajoittuu nimenomaisesti hyväksymääsi tukeen, välttämättömään tietoturvaan tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Edellä mainitut tekniset toimittajat käsittelevät näitä tietoja vain näiden toimintojen toteuttamiseksi ja suojaamiseksi.

6. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Niin kauan kuin tilisi on aktiivinen, säilytämme tietojasi, jotta voit lukea ja käyttää dokumenttejasi uudelleen. Jos poistat dokumentin tai asiakkaan, kyseinen sisältö poistuu sovelluksesta. Jos haluat poistaa tilisi ja tietosi, lähetä sähköpostia osoitteeseen vragen@rapportly.io; poistamme tietosi aktiivisista järjestelmistä, minkä jälkeen ne poistuvat myös varmuuskopioista varmuuskopiointiaikataulumme mukaisesti.

Äänitallenteet: vielä lataamaton selainlaajennuksen tallenne pysyy paikallisessa jonossa, kunnes lataus onnistuu tai poistat sen itse. Onnistuneen latauksen jälkeen laajennus poistaa paikallisen tallenteen. Jos 'tallenteiden säilyttäminen' on Rapportlyssa poissa käytöstä, palvelinkopie on olemassa vain muunnoksen aikana ja poistetaan sen jälkeen. Jos se on käytössä, säilytämme tallenteen ja siihen liittyvän tekstin keskustelun yhteydessä, kunnes poistat ne sieltä tai kunnes tilisi poistetaan. Tekstikentässä olevaa transkriptiota säilytämme niin kauan kuin käytät sitä, samoin kuin itse liittämäsi tekstin: automaattisesti tallennettuna luonnoksena, kunnes aloitat raportin tai tyhjennät kentän, ja sen jälkeen osana dokumenttiasi. Jos et koskaan viimeistele luonnosta, se säilyy, kunnes tyhjennät sen tai tilisi poistetaan; ilmoita meille, jos haluat meidän poistavan sen aiemmin.

Asiakkaille lähetetyt sähköpostit ja niiden tila (toimitettu, klikattu) säilytämme asianomaisessa dossierissa keskustelun yhteydessä niin kauan kuin tilisi on olemassa tai kunnes poistat kyseisen keskustelun.

Tiedot, joita meidän on lain mukaan säilytettävä pidempään (kuten laskut, 7 vuoden verotuksellinen säilytysvelvollisuus) sekä rekisteröintisopimustesi ja voimassa olevan Rapportly-palveluperustan kirjaukset säilytämme niin kauan kuin kyseinen velvollisuus tai tarve kestää.

Voit katkaista sähköpostiyhteyden kohdassa Oma tili → Yhteydet. Rapportly poistaa silloin tallennetun yhteysavaimen. Voit myös peruuttaa käyttöoikeuden Googlen tai Microsoftin palvelussa. Tarkista ennen yhteyden katkaisemista, onko lähetysjonossa vielä hyväksyttyjä viestejä. Yhteyden katkaiseminen ei poista Rapportlyn viestihistoriaa eikä sähköpostipalvelussa jo olevia luonnoksia ja lähetettyjä viestejä. Rapportlyn tietojen poistamiseen sovelletaan edellä kuvattuja mahdollisuuksia ja säilytysaikoja; sähköpostitilisi tietoja hallitset sähköpostipalvelussasi.

7. Miten suojaamme tietojasi?

Yhteydet ovat salattuja (https). Tiedot on suojattu organisaatiokohtaisesti, myös tietokantatasolla (row level security). Kaksivaiheinen tunnistautuminen on saatavilla kaikille Rapportly-tileille ja on oletuksena valinnainen. Tiimin ylläpitäjä voi asettaa kaksivaiheisen tunnistautumisen pakolliseksi koko tiimille. Pääsy tuotantojärjestelmiin on rajoitettu vain niille, jotka sitä tarvitsevat.

8. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista, poistaa, rajoittaa ja siirtää tietojasi sekä vastustaa niiden käsittelyä. Annetun suostumuksen (esimerkiksi kumppaniattribuutioon) voit peruuttaa milloin tahansa; tämä ei vaikuta peruuttamista edeltäneeseen käsittelyyn.

Lähetä pyyntösi osoitteeseen vragen@rapportly.io; vastaamme kuukauden kuluessa. Jos katsot, että emme käsittele tietojasi asianmukaisesti, voit tehdä valituksen Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle, Autoriteit Persoonsgegevensille (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Evästeet ja paikallinen tallennus

Luvallasi lähetämme julkisten sivujen käynnit ja selaintiedot, myös IP-osoitteesi, Metalle mainonnan mittaamista varten. Meta voi käyttää evästeitä ja yhdistää käynnit tiliisi. Emme jaa asiakkaiden sisältöä. Valintasi on voimassa 90 päivää. Voit peruuttaa sen evästeasetuksissa. Samalla suostumuksella ilmoitamme myös tilin rekisteröinnin valmistumisesta lähettämättä nimeäsi, sähköpostiosoitettasi tai yritystietojasi. Mitä selaimessasi tallennetaan (kirjautuminen, kielivalinta ja, ainoastaan suostumuksellasi, kumppanikoodi) on selitetty tarkasti evästekäytännössä. Jos käytät selainlaajennusta, se tallentaa lisäksi paikallisesti: väliaikaisen kirjautumissessiosi, viimeksi käytetyn Rapportly-tilin sisäisen tilitunnuksen, oletko jo sallinut mikrofonin käytön, onko tallenne käynnissä, haluatko edelleen nähdä muistutuksen Meetissä, Teamsissa ja Zoomissa, sekä jonon vielä ladattavista tallenteista. Tämä jono sisältää äänen sekä palautuksen ja latauksen edellyttämän tilan, ajan, keston, koon, tiedostotyypin, tilikytkennän ja mahdollisen tapaamisen otsikon tai sisäisen asiakasviittauksen. Selainilmoitus ei tallenna ylimääräisiä henkilötietoja; se ainoastaan ajoittaa uuden latausyrityksen olemassa olevalle jonon kohteelle.

10. Muutokset

Jos tämän selosteen sisältö muuttuu, päivitämme yläreunassa olevan versionumeron ja päivämäärän sekä ilmoitamme olennaisista muutoksista sovelluksessa. Versio 2.0 on voimassa 2026-10-01 alkaen. Siinä vastuulliseksi yhtiöksi nimetään Rapportly B.V. ja yhteysosoitteeksi vragen@rapportly.io.