Adatvédelmi nyilatkozat

1. Ki a felelős adatkezelő?

Az Rapportly B.V. az adatkezelő a Rapportly-val a rapportly.io és a rapportly.nl oldalon megosztott adatok tekintetében. Elérhetőségünk: vragen@rapportly.io.

Ha a Rapportly-t olyan dokumentumokhoz használod, amelyek saját ügyfeleid személyes adatait tartalmazzák (például egy ügyfélbeszélgetés átiratát vagy hangfelvételét), akkor ezekre az adatokra vonatkozóan te vagy az adatkezelő, mi pedig kizárólag a te megbízásodra, adatfeldolgozóként kezeljük azokat. Adatfeldolgozói szerződés az vragen@rapportly.io címen igényelhető.

2. Milyen adatokat kezelünk, és milyen célból?

Fiók és szervezet: cégnév, e-mail-cím, jelszó (titkosítva tárolva), kétlépéses azonosítás beállításai, csapaton belüli szerepköröd és nyelvpreferenciád. Cél: a fiók és a csapat működtetése. Jogalap: szerződés teljesítése.

Dokumentumtartalom: az általad bevitt átiratok, jegyzetek és mintadokumentumok, valamint az ezekből a Rapportly által készített dokumentumok. Cél: dokumentumok generálása a te írási stílusodban. Jogalap: szerződés teljesítése. Regisztrációkor erről tájékoztatunk, és kérjük a beleegyezésedet ehhez a szolgáltatáshoz.

Hangfelvételek: ha feltöltesz egy beszélgetés felvételét, a beszélgetést az alkalmazásban rögzíted, vagy egy videokonferenciát veszel fel (az alkalmazásban vagy a böngészőbővítménnyel), akkor a felvételt szöveggé alakítjuk. Egy ilyen felvétel tartalmazza mindazt, amit a beszélgetésben elhangzott: a hangot és a beszélgetés tartalmát, és ezzel együtt az ügyféladatokat is. Értekezletfelvétel esetén ráadásul mindenki hangját rögzíti, aki részt vesz az értekezleten, még akkor is, ha az illető nem a te ügyfeled. Cél: a felvétel szöveggé alakítása, amelyet tovább használhatsz. Jogalap: szerződés teljesítése. A felvétel kezeléséről a 4. fejezet rendelkezik.

Előfizetési és számlázási adatok: a csomagod és a felhasználásod, valamint ha a fizetős előfizetések aktívak, a fizetési adataid a fizetési szolgáltatónkon keresztül. Mi magunk nem tárolunk kártya- vagy bankszámlaadatokat. Jogalap: szerződés teljesítése és jogszabályi (adójogi) kötelezettségek.

Technikai adatok: szervernaplók és hibaüzenetek (például IP-cím, időpont és lekért oldal), valamint saját magunk által gyűjtött használati statisztikák, nyomkövető cookie-k és harmadik féltől származó analitika nélkül. Cél: biztonság, visszaélés-megelőzés és a szolgáltatás fejlesztése. Jogalap: jogos érdek.

Állandó, tartalommentes jelek: a Rapportly az irodák között kizárólag előzetesen engedélyezett számlálásokat, fázisokat, átfutási időket, technikai eredményeket és nem személyes konfigurációs beállításokat kombinál a termék fejlesztése érdekében. A nevek, szabad szöveg, összegek, fájlok, orvosi kategóriák, forrástartalom, ügyféltartalom és személyes adatok technikailag szűrve vannak, és nem engedélyezettek. Ez a két tartalommentes elem a szolgáltatás részét képezi, és minden fiókban alapértelmezetten be van kapcsolva; a nyers ügyféltartalom soha nem kerül szervezetek közötti felhasználásra vagy megosztásra.

Partner-attribúció: ha partnerlinken keresztül érkezel, a beleegyezéseddel 90 napig megjegyezzük, hogy melyik partner irányított át. A részletek a cookie-nyilatkozatban olvashatók. Jogalap: hozzájárulás.

E-mail az ügyfeleidnek: ha a Rapportly-ból üzenetet küldesz egy ügyfélnek, az üzenetnél rögzítjük, hogy kézbesítésre került-e, és hogy a levélben szereplő linkre kattintottak-e, az időponttal együtt. Így a dossziéban láthatod, hogy az üzeneted megérkezett-e, és hogy az ügyfeled tett-e valamit vele. Azt, hogy egy levelet megnyitottak-e, szándékosan nem rögzítjük: ez a mérés technikailag megbízhatatlanná vált, mivel egyes levelezőprogramok automatikusan előtöltenek üzeneteket, ami téves képet adna a dossziédban. Az ilyen üzenetekben szereplő linkek a saját domainen (link.mail.rapportly.io) keresztül futnak. Cél: nyomon követni, mi történt az üzeneteddel. Jogalap: szerződés teljesítése. Megjegyzés: te magad maradsz felelős azért, hogy erről saját ügyfeledet tájékoztatd.

Stílusjavaslatok: ha weboldalcímet, képernyőképet, logót, cégnevet vagy leírást adsz meg, ezt a bemenetet a cégedhez illő színek és mintaelrendezések javaslatához dolgozzuk fel. A megadott nyilvános weboldalt és megjelenését a szerverünkről kérjük le; nem küldjük el a böngésződ cookie-jait, és nem jelentkezünk be a weboldalra. A stíluskészítő nem továbbítja ezt a bemenetet AI-szolgáltatónak, és nem tárolja stílusprofilként. Három javaslatot kapsz, és mintafájlt készíthetsz. A dokumentumokra és stílusmintákra fent leírt feldolgozás és megőrzési idők csak akkor érvényesek, ha ezt a fájlt magad tovább feltöltöd vagy elmented. A külön feltöltött logó bekerülhet a mintafájlba; a képernyőképet csak színek meghatározására használjuk.

3. MI-feldolgozás

A Rapportly az Anthropic MI-modelljeivel generál dokumentumokat. A beviteledet kizárólag a te dokumentumaid elkészítéséhez használjuk: nem MI-modellek tanítására, és nem osztjuk meg más felhasználókkal.

A hang szöveggé alakításához a Speechmatics európai EU1-végpontján keresztül elérhető Batch-szolgáltatását használjuk. A felvételedet kizárólag a te átiratod elkészítéséhez használjuk. A Speechmatics szerint a vállalat nem használja az ügyfelek felvételeit modellképzéshez, kivéve, ha az ügyfél ehhez kifejezetten hozzájárul.

Ne tölts fel olyan személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat, amelyekre nincs jogalapod; erre regisztrációkor is beleegyezést kérünk. Tipp: ahol lehetséges, anonimizáld a bevitelt – a dokumentum minősége nem változik.

4. Hang szöveggé alakítása

Lehetőséged van hangfelvételt feltölteni, egy beszélgetést közvetlenül az alkalmazásban rögzíteni, vagy videokonferenciát felvenni. Minden esetben a felvételt a Speechmaticshez küldjük, amely szöveggé alakítja az európai EU1-végponton keresztül. Ha te magad veszel fel, a felvétel rögzítés közben a saját böngésződben marad, és csak akkor kerül el, ha az átalakítás gombra kattintasz. Egyes fájltípusoknál (m4a, mp4 és webm) először a saját szerverünkön alakítjuk a fájlt a hangmodell által kezelhető formátumra; csak ezután kerül el.

Videokonferenciát kétféleképpen vehetsz fel: az alkalmazásban az 'értekezlet felvétele' funkcióval, vagy a Chrome és Edge böngészőhöz készült Rapportly-böngészőbővítménnyel. A bővítmény Google Meet, Microsoft Teams és a böngészőben futó Zoom-webkliens esetén működik. Mindkét esetben keverjük az értekezletfül hangját a mikrofonod hangjával, hogy a beszélgetés mindkét oldala szerepeljen a felvételben. A rögzítés csak akkor kezdődik el, ha te magad kattintasz a felvétel gombra vagy a bővítmény ikonjára; soha nem rögzít automatikusan. A bővítmény nem olvas be és nem gyűjt chatüzeneteket, résztvevőlistákat vagy vizuális oldaltartalmat. Kizárólag a fülfüggő hangot és a mikrofonod hangját rögzíti, miután te elindítottad a felvételt, és a felvételt csak a Rapportly-nak küldi el, ugyanoda, ahová egy alkalmazásból készült felvétel kerülne.

Rögzítés közben a böngészőbővítmény a hangot kis részletekben egy helyi, védett böngészői várólistába írja. Felvételenként ez a várólista a visszaállításhoz és a feltöltéshez szükséges hangot és technikai adatokat tárolja, mint például az állapot, a kezdési időpont, az időtartam, a fájlméret és a fájltípus. Ha csatlakoztatott naptárat használsz, a megfelelő találkozó neve és egy belső ügyfélhivatkozás is tárolódhat, és a felvétellel együtt a saját Rapportly-fiókodba kerülhet. A bővítmény nem kér le résztvevőlistákat vagy nyers e-mail-címeket a naptáradból. Naptár-kapcsolat nélkül a felvétel ezek az adatok nélkül is működik.

A bővítmény ideiglenesen tárolja a Rapportly bejelentkezési munkamenetedet a böngészőben, hogy a felvételt a megfelelő fiókba helyezze; ez a munkamenet eltűnik, amikor bezárod a böngészőt vagy kijelentkezel. Emellett a bővítmény helyileg megjegyzi az utoljára használt Rapportly-fiók belső fiók-azonosítóját, és minden várakozó felvételt ahhoz a fiókhoz köt, amelyen belül elindult. Így egy megosztott eszközön a felvétel soha nem kerül észrevétlenül egy másik fiókba. Fiókkülönbség esetén a várólista először tudatos döntést kér.

A leállítás után a bővítmény automatikusan megpróbálja a felvételt titkosított kapcsolaton keresztül feltölteni a Rapportly-ba. Ha nincs érvényes bejelentkezési munkamenet, vagy a feltöltés átmenetileg sikertelen, a felvétel helyileg megmarad. A böngésző kizárólag egy új feltöltési kísérletet ütemez; ez soha nem indít el új felvételt. A helyi másolat csak a sikeres feltöltés után törlődik, vagy miután te magad szándékosan eltávolítod a várólistáról.

A felvétel további kezelése a 'felvételek megőrzése' funkciótól függ. Ha ez ki van kapcsolva, a fájl csak az átalakítás idejére létezik ideiglenes fájlként a szerverünkön, majd törlődik; a felvétel nem kerül az adatbázisba és nem jelenik meg a dokumentumok áttekintőjében. Ha be van kapcsolva, megőrizzük a felvételt és a szó szerinti szöveget a beszélgetésnél (tárolás az EU-ban, a Supabase frankfurti szerverén), hogy később visszahallgathasd, letöltsd, és bármikor magad törölhesd. A Speechmatics a Batch-feldolgozáshoz megőriz egy másolatot a hanganyagból, az átiratból és a feladatkonfigurációból. A Rapportly sikeres átalakítás után felkéri a Speechmaticset a feladat azonnali törlésére. Ha ez nem sikerül, a Speechmatics a saját adatmegőrzési szabályzata szerint automatikusan törli a feladatot hét napon belül.

A keletkező szöveget viszont megőrizzük, mégpedig ugyanúgy, mint egy általad gépelt vagy beillesztett átiratot. Az átirat megjelenik a képernyőn a szövegmezőben, és automatikusan piszkozatként mentődik, hogy ne veszítsd el a munkádat egy összeomlás vagy a lap bezárása esetén. Ez a piszkozat eltűnik, amint elindítod a jelentést, vagy kiüríted a mezőt. Ha elindítod a jelentést, a szövegre a fenti 'Dokumentumtartalom' rendelkezései vonatkoznak.

Minden konvertálásról rögzítjük, hogy konvertálás történt, a fájlmérettel, a fájltípussal, az időtartammal, a kreditek számával és technikai adatokkal, például az IP-címeddel. A felvétel vagy az átírat tartalma ebben nem szerepel. Cél: számlázás, visszaélések megelőzése és az esemény utólagos nyomon követhetősége.

Számodra mint tanácsadó számára ez fontos: te döntöd el, hogy rögzítesz-e egy beszélgetést, és te viseled ezért a felelősséget. Tájékoztasd azokat, akikkel beszélsz, hogy felvételt készítesz, és arról is, hogy mire használod azt, és gondoskodj a megfelelő jogalapról. Ez ugyanúgy vonatkozik a videokonferenciákra is: értesíts minden résztvevőt a felvétel megkezdése előtt. Ne rögzíts többet, mint amennyire szükséged van.

A felvételek tárolását fokozatosan kapcsoljuk be. Ha a te környezetedben aktív, a beszélgetésnél egy felvételblokk jelenik meg lejátszás-, letöltés- és törlőgombokkal. Ha ezt a blokkot nem látod, a tárolás a te környezetedben ki van kapcsolva, és a felvételt a konvertálás után töröljük.

5. Kivel osztjuk meg az adatokat?

Adatokat soha nem adunk el. Csak olyan szolgáltatókkal osztunk meg adatokat, amelyek a Rapportly működtetéséhez szükségesek. Íme a teljes lista: Vercel (weboldal-üzemeltetés), Railway (alkalmazás és API), Supabase (adatbázis és bejelentkezés, EU-s tárolással Frankfurtban), Anthropic (a dokumentumaidat megíró mesterséges intelligencia), Speechmatics (hang szöveggé alakítása az európai EU1-végponton keresztül) és Resend (e-mail küldés, valamint a kézbesítések és az e-mailben lévő linkek kattintásainak rögzítése). Ezek a szolgáltatók az adatokat kizárólag a részünkre nyújtott szolgáltatásuk teljesítéséhez használhatják fel.

Ha új, személyes adatokat kezelő szolgáltatót vonunk be, vagy egy meglévőt leváltunk, ezt előzetesen jelezzük a Rapportlyt használó irodáknak, hogy azok kifogást emelhessenek. Az aktuális lista az vragen@rapportly.io címen kérhető el.

Ha összekapcsolod a saját postafiókodat, a Rapportly az általad engedélyezett Google- (Gmail) vagy Microsoft-kapcsolatot (Outlook) használja e-mail-piszkozatok létrehozására az adott postafiókban. Ahol elérhető a jóváhagyás utáni küldés, azt külön kapcsolod be a Rapportlyban, és minden e-mailnél ellenőrzöd a címzettet, az esetleges titkos másolatot, a tárgyat, a szöveget és a mellékleteket. Jóváhagyásod után a Rapportly a beállított küldési időablak szerint dolgozza fel a küldést. A Google a piszkozatok kezelését és elküldését egyetlen hozzáférési jogosultságba vonja össze; a Microsoft a piszkozatokhoz olvasási és írási, az elküldéshez pedig külön küldési jogosultságot kér.

Amennyiben adatokat az Európai Gazdasági Térségen kívül kezelnek, ez megfelelőségi határozat alapján történik (például az EU–USA adatvédelmi keretrendszer szerint) vagy EU általános szerződési feltételek alapján.

A Rapportly böngészőbővítményen keresztül kapott információk felhasználása megfelel a Chrome Web Store felhasználói adatvédelmi irányelvének, beleértve a korlátozott felhasználásra vonatkozó követelményeket. A Rapportly ezeket az adatokat kizárólag arra használja, hogy a felhasználó által kiválasztott meetingfelvételt helyileg biztonságosan tárolja, a saját Rapportly-fiókba elküldje, és szöveggé alakítsa. Ezeket az adatokat nem adjuk el, és nem használjuk fel reklámozáshoz, hitelminősítéshez vagy egyéb nem kapcsolódó célokra. A munkatársak nem olvassák el a tartalmat, kivéve ha te egy konkrét támogatási kéréssel kapcsolatban kifejezetten hozzájárulást adsz, ha a hozzáférés biztonsági okokból szükséges, vagy ha ezt a jogszabály előírja.

A postafiók összekapcsolásához kezeljük a kapcsolt e-mail-címet, a megadott jogosultságokat és a hozzáférési tokeneket. A kapcsolat megújítását lehetővé tevő tokent titkosítva tároljuk a szerveren. Egy e-mail esetében tároljuk a címzettet, az esetleges titkos másolatot, a tárgyat, a szöveget, a mellékletek hivatkozásait, a piszkozat vagy üzenet levelezési szolgáltatónál használt azonosítóját, valamint a feldolgozás állapotát. A kiválasztott levéltartalmat és mellékleteket továbbítjuk a levelezési szolgáltatódnak a piszkozat létrehozásához, majd jóváhagyás után az elküldéshez. Ez az ügyféllevelezési funkció nem kér le üzeneteket a beérkező leveleid közül. Az Elküldve állapot a levelezési szolgáltató általi elfogadást igazolja; nem bizonyítja a kézbesítést vagy az elolvasást.

A Rapportly a Google APIs felületeiről származó információkat kizárólag az általad választott, látható funkciókhoz használja, a Google API Services User Data Policy szabályzattal, ezen belül a Limited Use követelményeivel összhangban. Ezeket az adatokat nem értékesítjük, és nem használjuk reklámozásra, hitelképesség-vizsgálatra vagy általános AI-modellek tanítására. Az emberi hozzáférés a kifejezett engedélyeddel nyújtott támogatásra, a szükséges biztonsági intézkedésekre vagy jogi kötelezettség teljesítésére korlátozódik. A fent felsorolt műszaki szolgáltatók ezeket az adatokat kizárólag e funkciók biztosításához és védelméhez kezelik.

6. Mennyi ideig tároljuk az adatokat?

Amíg a fiókod aktív, tároljuk az adataidat, hogy vissza tudj olvasni és újra fel tudj használni dokumentumokat. Ha töröl egy dokumentumot vagy egy ügyfelet, a tartalom eltűnik az alkalmazásból. Ha szeretnéd töröltetni a fiókodat és adataidat, írj az vragen@rapportly.io címre; az aktív rendszerekből töröljük az adataidat, amelyek ezt követően a biztonsági mentési ütemtervünk szerint a biztonsági mentésekből is eltűnnek.

Hangfelvételek: egy még fel nem töltött böngészőbővítmény-felvétel helyileg a várólistán marad, amíg a feltöltés sikeres nem lesz, vagy te magad nem törlöd. Sikeres feltöltés után a bővítmény törli a helyi felvételt. Ha a 'felvételek tárolása' opció ki van kapcsolva a Rapportlyban, a szerverpéldány csak a konvertálás ideje alatt létezik, és azt követően törlődik. Ha be van kapcsolva, a felvételt és a hozzá tartozó szöveget a beszélgetésnél tároljuk, amíg te ott nem törlöd őket, vagy amíg a fiókod törlésre nem kerül. A szövegmezőben lévő átíratot addig tároljuk, amíg használod, akárcsak az általad beillesztett szöveget: automatikusan mentett vázlatként, amíg el nem indítod a jelentést vagy ki nem üríted a mezőt, majd ezt követően a dokumentumod részeként. Ha egy vázlatot soha nem fejezed be, az addig marad, amíg ki nem üríted vagy a fiókodat nem törölik; jelezd nekünk, ha korábban szeretnéd eltávolíttatni.

Az ügyfeleknek küldött e-maileket és azok állapotát (kézbesítve, megnyitva) a kapcsolódó beszélgetésnél tároljuk a dossziéban, amíg a fiókod fennáll, vagy amíg a beszélgetést nem törlöd.

A jogilag hosszabb ideig megőrzendő adatokat (például számlákat, 7 éves adóügyi megőrzési kötelezettség) és a regisztrációs hozzájárulásaid, valamint az aktuális Rapportly-szolgáltatási alap rögzítését addig őrizzük meg, amíg ez a kötelezettség vagy szükségesség fennáll.

A postafiók kapcsolatát a Saját fiók → Kapcsolatok menüpontban szüntetheted meg. A Rapportly ekkor törli a tárolt kapcsolati kulcsot. A hozzáférést a Google vagy a Microsoft felületén is visszavonhatod. A kapcsolat megszüntetése előtt ellenőrizd, várnak-e még jóváhagyott levelek a küldési sorban. A leválasztás nem törli a Rapportly levelezési előzményeit, illetve a levelezési szolgáltatónál már meglévő piszkozatokat és elküldött leveleket. A Rapportlyban tárolt adatok törlésére a fent ismertetett lehetőségek és megőrzési idők vonatkoznak; a postafiókodban lévő adatokat a levelezési szolgáltatónál kezelheted.

7. Hogyan védjük az adataidat?

A kapcsolatok titkosítottak (https). Az adatok szervezetenként el vannak különítve, adatbázis-szinten is (sorszintű biztonság). A kétlépéses hitelesítés minden Rapportly-fiókhoz elérhető, és alapértelmezés szerint opcionális. A csapatadminisztrátor a kétlépéses hitelesítést az egész csapat számára kötelezővé teheti. Az éles rendszerekhez való hozzáférés azokra korlátozódik, akiknek szükségük van rá.

8. A te jogaid

Jog illeti meg az adataidhoz való hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, korlátozáshoz és hordozhatósághoz, valamint tiltakozhatsz az adatkezelés ellen. A megadott hozzájárulást (például a partner-attribúcióhoz) bármikor visszavonhatod; ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelést.

Kérésedet az vragen@rapportly.io címre küldd; egy hónapon belül válaszolunk. Ha úgy véled, nem megfelelően kezeljük az adataidat, panaszt tehetsz a holland adatvédelmi hatóságnál, az Autoriteit Persoonsgegevensnél (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Sütik és helyi tárolás

Engedélyeddel a nyilvános oldalak látogatásait és a böngészőadatokat, köztük az IP-címedet elküldjük a Metának hirdetésmérés céljából. A Meta sütiket használhat és a látogatásokat a fiókodhoz kapcsolhatja. Ügyféltartalmat nem osztunk meg. Választásod 90 napig érvényes, és a sütibeállításokban visszavonható. Ugyanezzel a hozzájárulással a fiókregisztráció befejezését is jelezzük, a neved, e-mail-címed vagy céges adataid elküldése nélkül. Ami a böngésződben tárolódik (bejelentkezés, nyelvi beállítás és, csak a te hozzájárulásoddal, a partnerkód), azt a sütinyilatkozat pontosan elmagyarázza. Ha a böngészőbővítményt is használod, az emellett helyileg tárolja a következőket: az ideiglenes bejelentkezési munkamenetet, az utoljára használt Rapportly-fiók belső azonosítóját, hogy engedélyezted-e már a mikrofont, hogy éppen folyamatban van-e felvétel, hogy szeretnéd-e még látni az emlékeztetőt a Meetben, a Teamsben és a Zoomban, valamint a feltöltésre váró felvételek várólistáját. Ez a várólista tartalmazza a hanganyagot és a helyreállításhoz, illetve feltöltéshez szükséges állapotot, időpontot, időtartamot, méretet, fájltípust, fiókkapcsolatot, valamint az esetleges találkozócímet vagy belső ügyfélhivatkozást. A böngészőriasztás nem tárol további személyes adatokat; csupán egy új feltöltési kísérletet ütemez egy meglévő várólistaelemhez.

10. Módosítások

Ha a nyilatkozat tartalma megváltozik, frissítjük a fenti verziószámot és dátumot, és az alkalmazásban jelezzük a fontos változásokat. A 2.0-s verzió 2026-10-01-től hatályos, és a Rapportly B.V.-t nevezi meg felelős társaságként, a vragen@rapportly.io címet pedig kapcsolattartási címként.