Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych?

Rapportly B.V. jest administratorem danych, które udostępniasz w Rapportly za pośrednictwem rapportly.io i rapportly.nl. Możesz się z nami skontaktować pod adresem vragen@rapportly.io.

Czy używasz Rapportly do dokumentów zawierających dane osobowe Twoich własnych klientów (na przykład transkrypt lub nagranie audio rozmowy z klientem)? W takim przypadku to Ty jesteś administratorem tych danych, a my przetwarzamy je wyłącznie na Twoje zlecenie, jako podmiot przetwarzający. Umowę powierzenia przetwarzania danych możesz zamówić pod adresem vragen@rapportly.io.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu?

Konto i organizacja: nazwa firmy, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej), ustawienia weryfikacji dwuetapowej, Twoja rola w zespole oraz preferencje językowe. Cel: obsługa konta i zespołu. Podstawa: wykonanie umowy.

Treść dokumentów: transkrypty, notatki i przykładowe dokumenty, które wprowadzasz, oraz dokumenty generowane przez Rapportly na ich podstawie. Cel: generowanie dokumentów w Twoim stylu pisania. Podstawa: wykonanie umowy. Przy rejestracji informujemy Cię o tym i prosimy o akceptację tej usługi.

Nagrania audio: jeśli przesyłasz nagranie rozmowy, nagrywasz rozmowę w aplikacji lub nagrywasz wideokonferencję (w aplikacji lub za pomocą rozszerzenia przeglądarki), przetwarzamy to nagranie w celu zamiany go na tekst. Takie nagranie zawiera wszystko, co zostało powiedziane podczas rozmowy: głos i treść rozmowy, a tym samym często dane osobowe Twojego klienta. W przypadku nagrania z wideokonferencji obejmuje ono ponadto głosy wszystkich uczestników spotkania, nawet jeśli nie są Twoimi klientami. Cel: zamiana nagrania na transkrypt, który następnie wykorzystujesz. Podstawa: wykonanie umowy. Sposób postępowania z nagraniem opisano w rozdziale 4.

Dane subskrypcji i rozliczeń: Twój plan i zużycie, a po aktywacji płatnych subskrypcji – dane płatności za pośrednictwem naszego dostawcy usług płatniczych. Sami nie przechowujemy danych kart ani rachunków. Podstawa: wykonanie umowy i obowiązki ustawowe (podatkowe).

Dane techniczne: logi serwera i komunikaty o błędach (takie jak adres IP, godzina i żądana strona) oraz statystyki użytkowania, które gromadzimy samodzielnie, bez śledzących plików cookies i bez zewnętrznych narzędzi analitycznych. Cel: bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i doskonalenie usługi. Podstawa: uzasadniony interes.

Stałe sygnały bez treści: Rapportly łączy między biurami wyłącznie wcześniej dozwolone zliczenia, fazy, czasy realizacji, wyniki techniczne i nieosobowe ustawienia konfiguracyjne w celu doskonalenia produktu. Nazwy, wolny tekst, kwoty, pliki, kategorie medyczne, treści źródłowe, treści klientów i dane osobowe są technicznie filtrowane i niedozwolone. Te dwa elementy bez treści są częścią usługi i są domyślnie włączone dla każdego konta; surowe treści klientów nigdy nie są wykorzystywane ani udostępniane ponad granicami organizacji.

Atrybucja partnerska: jeśli wchodzisz przez link partnerski, zapamiętujemy za Twoją zgodą przez 90 dni, który partner Cię polecił. Szczegółowy opis tego mechanizmu znajdziesz w polityce cookies. Podstawa: zgoda.

E-mail do Twoich klientów: jeśli wysyłasz z Rapportly wiadomość do klienta, rejestrujemy przy tej wiadomości, czy została dostarczona oraz czy kliknięto link w e-mailu, wraz z godziną tych zdarzeń. Dzięki temu widzisz w aktach, czy Twoja wiadomość dotarła i czy klient podjął jakieś działanie. Celowo nie rejestrujemy otwarcia e-maila: ten pomiar stał się technicznie zawodny, ponieważ niektóre programy pocztowe automatycznie wczytują wiadomości z wyprzedzeniem, co dawałoby nieprawdziwy obraz w aktach. Linki w takiej wiadomości prowadzą przez naszą własną domenę link.mail.rapportly.io. Cel: możliwość sprawdzenia, co stało się z Twoją wiadomością. Podstawa: wykonanie umowy. Uwaga: to Ty pozostajesz odpowiedzialny za poinformowanie o tym własnego klienta.

Propozycje stylu: jeśli podasz adres strony internetowej, zrzut ekranu, logo, nazwę firmy lub opis, przetwarzamy te dane, aby zaproponować kolory i przykładowy układ dla Twojej firmy. Wskazana publiczna strona internetowa i jej formatowanie są pobierane z naszego serwera; nie przesyłamy plików cookie z Twojej przeglądarki ani nie logujemy się na tej stronie. Kreator stylu nie wysyła tych danych do dostawcy AI i nie zapisuje ich jako profilu stylu. Otrzymujesz trzy propozycje i możesz utworzyć plik przykładowy. Dopiero gdy samodzielnie prześlesz dalej lub zapiszesz ten plik, zastosowanie mają opisane powyżej zasady przetwarzania i okresy przechowywania dokumentów oraz przykładów stylu. Logo przesłane osobno może zostać umieszczone w pliku przykładowym; zrzut ekranu służy wyłącznie do ustalenia kolorów.

3. Przetwarzanie przez AI

Rapportly generuje dokumenty przy użyciu modeli AI firmy Anthropic. Twoje dane wejściowe są wykorzystywane wyłącznie do tworzenia Twoich dokumentów: nie do trenowania modeli AI i nie są udostępniane innym użytkownikom.

Do zamiany audio na tekst używamy usługi Batch firmy Speechmatics za pośrednictwem europejskiego punktu końcowego EU1. Twoje nagranie jest wykorzystywane wyłącznie do stworzenia Twojego transkryptu. Według Speechmatics firma nie używa nagrań klientów do trenowania modeli, chyba że klient wyraźnie na to wyrazi zgodę.

Nie przesyłaj dokumentów z danymi osobowymi, do których przetwarzania nie masz podstawy prawnej; prosimy o potwierdzenie tego również przy rejestracji. Wskazówka: tam gdzie to możliwe, anonimizuj dane wejściowe – jakość dokumentu pozostaje taka sama.

4. Zamiana audio na tekst

Możesz przesłać nagranie audio, nagrać rozmowę bezpośrednio w aplikacji lub nagrać wideokonferencję. We wszystkich przypadkach wysyłamy nagranie do Speechmatics, który zamienia je na tekst za pomocą europejskiego punktu końcowego EU1. Jeśli nagrywasz samodzielnie, nagranie pozostaje w Twojej przeglądarce i jest wysyłane dopiero po kliknięciu przycisku zamiany. W przypadku niektórych formatów plików (m4a, mp4 i webm) najpierw konwertujemy plik na naszym własnym serwerze do formatu obsługiwanego przez model mowy; dopiero po tym jest on wysyłany dalej.

Wideokonferencję możesz nagrać na dwa sposoby: w aplikacji poprzez 'nagrywanie spotkania' lub za pomocą rozszerzenia przeglądarki Rapportly dla Chrome i Edge. Rozszerzenie działa w Google Meet, Microsoft Teams i kliencie webowym Zoom w przeglądarce. W obu przypadkach miksujemy dźwięk z karty z wideokonferencją z Twoim mikrofonem, dzięki czemu w nagraniu znajdują się obie strony rozmowy. Nagrywanie rozpoczyna się wyłącznie po kliknięciu przez Ciebie przycisku nagrywania lub ikony rozszerzenia; nagrywanie nigdy nie startuje automatycznie. Rozszerzenie nie odczytuje ani nie zbiera wiadomości z czatu, list uczestników ani wizualnej zawartości stron. Nagrywa wyłącznie dźwięk karty i mikrofon po tym, jak sam uruchomisz nagrywanie, i wysyła nagranie tylko do Rapportly, w to samo miejsce co nagranie z aplikacji.

Podczas nagrywania rozszerzenie przeglądarki zapisuje audio w małych fragmentach do lokalnej, izolowanej kolejki w przeglądarce. Dla każdego nagrania kolejka ta przechowuje audio i dane techniczne niezbędne do odtworzenia i przesłania, takie jak status, czas rozpoczęcia, czas trwania, rozmiar pliku i typ pliku. Jeśli korzystasz z połączonego kalendarza, mogą być również zapisywane tytuł pasującego zdarzenia oraz wewnętrzne odwołanie do klienta, które zostaną wysłane wraz z nagraniem na Twoje konto Rapportly. Rozszerzenie nie pobiera list uczestników ani nieprzetworzonych adresów e-mail z Twojego kalendarza. Bez połączenia z kalendarzem nagranie działa normalnie, bez tych danych.

Rozszerzenie tymczasowo przechowuje w przeglądarce Twoją sesję logowania Rapportly, aby umieścić nagranie na właściwym koncie; sesja ta znika po zamknięciu przeglądarki lub wylogowaniu. Ponadto rozszerzenie lokalnie zapamiętuje wewnętrzny identyfikator ostatnio używanego konta Rapportly i przypisuje każde oczekujące nagranie do konta, na którym zostało rozpoczęte. Dzięki temu nagranie na urządzeniu współdzielonym nigdy nie zostanie niepostrzeżenie wysłane na inne konto. W przypadku niezgodności kont kolejka najpierw prosi o świadomy wybór.

Po zatrzymaniu nagrywania rozszerzenie automatycznie próbuje przesłać nagranie do Rapportly za pośrednictwem zaszyfrowanego połączenia. Jeśli brak jest ważnej sesji logowania lub przesyłanie chwilowo się nie powiedzie, nagranie pozostaje lokalnie. Przeglądarka planuje wówczas wyłącznie nową próbę przesłania; nigdy nie powoduje to rozpoczęcia nowego nagrywania. Lokalna kopia jest usuwana dopiero po pomyślnym przesłaniu lub po świadomym usunięciu jej przez Ciebie z kolejki.

To, co dzieje się z samym nagraniem, zależy od funkcji 'zachowywanie nagrań'. Jeśli jest wyłączona, plik istnieje tylko podczas konwersji jako tymczasowy plik na naszym serwerze i jest następnie usuwany; nagranie nie trafia wówczas do bazy danych ani do przeglądu dokumentów. Jeśli jest włączona, przechowujemy nagranie i dosłowny tekst przy rozmowie (przechowywanie w UE, w Supabase we Frankfurcie), dzięki czemu możesz je później odsłuchać, pobrać i w każdej chwili samodzielnie usunąć. Speechmatics przechowuje dla przetwarzania Batch kopię audio, transkryptu i konfiguracji zadania. Rapportly po pomyślnej konwersji prosi Speechmatics o natychmiastowe usunięcie zadania. Jeśli się to nie powiedzie, Speechmatics usuwa zadanie automatycznie zgodnie z własną polityką przechowywania w ciągu siedmiu dni.

Powstały tekst przechowujemy, i to w ten sam sposób co transkrypt, który sam wpisujesz lub wklejasz. Transkrypt pojawia się w polu tekstowym na ekranie i jest automatycznie zapisywany jako wersja robocza, dzięki czemu nie tracisz pracy w przypadku zawieszenia się aplikacji lub zamknięcia karty. Wersja robocza znika, gdy uruchomisz raport lub wyczyścisz pole. Po uruchomieniu raportu tekst podlega dalej sekcji 'Treść dokumentów' powyżej.

Dla każdej konwersji rejestrujemy fakt jej przeprowadzenia wraz z rozmiarem pliku, typem pliku, czasem trwania, liczbą kredytów oraz danymi technicznymi, takimi jak adres IP. Treść nagrania ani transkryptu nie jest tam uwzględniana. Cel: fakturowanie, zapobieganie nadużyciom oraz możliwość odtworzenia przebiegu zdarzeń.

Ważne dla Ciebie jako doradcy: to Ty decydujesz, czy nagrywasz rozmowę, i to Ty ponosisz za to odpowiedzialność. Poinformuj osoby, z którymi rozmawiasz, że nagrywasz i w jakim celu używasz nagrania, oraz upewnij się, że masz do tego podstawę prawną. Dotyczy to w równym stopniu wideokonferencji: poinformuj wszystkich uczestników zanim rozpoczniesz nagrywanie. Nie nagrywaj więcej, niż jest Ci potrzebne.

Przechowywanie nagrań włączamy stopniowo. Jeśli jest aktywne w Twoim środowisku, przy rozmowie zobaczysz blok nagrania z przyciskami odtwarzania, pobierania i usuwania. Jeśli ten blok nie jest widoczny, przechowywanie jest wyłączone w Twoim środowisku i nagranie zostanie usunięte po konwersji.

5. Z kim udostępniamy dane?

Nigdy nie sprzedajemy danych. Udostępniamy je wyłącznie dostawcom niezbędnym do działania Rapportly. Oto pełna lista: Vercel (hosting strony internetowej), Railway (aplikacja i API), Supabase (baza danych i logowanie, z przechowywaniem w UE we Frankfurcie), Anthropic (AI tworząca Twoje dokumenty), Speechmatics (konwersja audio na tekst przez europejski endpoint EU1) oraz Resend (wysyłanie e-maili oraz rejestrowanie doręczeń i kliknięć w linki w tych e-mailach). Dostawcy ci mogą przetwarzać dane wyłącznie w celu świadczenia nam swoich usług.

Jeśli angażujemy nowego dostawcę przetwarzającego dane osobowe lub zastępujemy dotychczasowego, informujemy o tym z wyprzedzeniem biura korzystające z Rapportly, aby mogły zgłosić ewentualny sprzeciw. Aktualną listę można uzyskać, pisząc na adres vragen@rapportly.io.

Po połączeniu skrzynki Rapportly korzysta z zatwierdzonego przez Ciebie połączenia z Google (Gmail) lub Microsoft (Outlook), aby tworzyć wersje robocze. Jeśli dostępne jest wysyłanie po zatwierdzeniu, włączasz je osobno w Rapportly i sprawdzasz odbiorcę, ewentualne UDW, temat, treść oraz załączniki każdej wiadomości. Po zatwierdzeniu Rapportly przetwarza wysyłkę w ustawionych godzinach. Google łączy zarządzanie wersjami roboczymi i ich wysyłanie w jednym uprawnieniu. Microsoft wymaga odczytu i zapisu dla wersji roboczych oraz osobnego uprawnienia do wysyłania.

W zakresie, w jakim dane są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (takiej jak EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych UE.

Korzystanie z informacji otrzymywanych za pośrednictwem rozszerzenia przeglądarki Rapportly jest zgodne z Chrome Web Store User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Rapportly wykorzystuje te dane wyłącznie do bezpiecznego lokalnego przechowywania wybranego przez użytkownika nagrania ze spotkania, przesyłania go na własne konto Rapportly oraz konwersji na tekst. Nie sprzedajemy tych danych ani nie używamy ich do celów reklamowych, oceny zdolności kredytowej ani innych niezwiązanych celów. Pracownicy nie czytają treści, chyba że wyraźnie udzielisz zgody w ramach konkretnego zgłoszenia do pomocy technicznej, gdy dostęp jest niezbędny ze względów bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.

Dla połączenia przetwarzamy adres e-mail, udzielone uprawnienia i tokeny dostępu. Token odnawiający połączenie jest przechowywany na serwerze w postaci zaszyfrowanej. Dla wiadomości zapisujemy odbiorcę, ewentualne UDW, temat, treść, odwołania do załączników, identyfikator wersji roboczej lub wiadomości u dostawcy oraz status przetwarzania. Wybraną treść i załączniki przekazujemy dostawcy, aby utworzyć wersję roboczą i wysłać ją po zatwierdzeniu. Ta funkcja poczty do klientów nie pobiera wiadomości ze skrzynki odbiorczej. Status Wysłano potwierdza przyjęcie przez dostawcę, nie doręczenie ani odczyt.

Rapportly wykorzystuje informacje z API Google wyłącznie do widocznych funkcji wybranych przez Ciebie, zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym wymogami Limited Use. Nie sprzedajemy tych danych ani nie używamy ich do reklam, oceny zdolności kredytowej czy uczenia ogólnych modeli AI. Dostęp człowieka ogranicza się do wyraźnie dozwolonej pomocy, niezbędnych celów bezpieczeństwa lub obowiązku prawnego. Wymienieni powyżej dostawcy techniczni przetwarzają te dane wyłącznie w celu świadczenia i zabezpieczenia tych funkcji.

6. Jak długo przechowujemy dane?

Dopóki Twoje konto jest aktywne, przechowujemy Twoje dane, abyś mógł przeglądać i ponownie wykorzystywać dokumenty. Jeśli usuniesz dokument lub klienta, ta treść zniknie z aplikacji. Jeśli chcesz usunąć swoje konto i dane, napisz na adres vragen@rapportly.io; usuniemy Twoje dane z aktywnych systemów, po czym zgodnie z naszym harmonogramem kopii zapasowych znikną one również z kopii zapasowych.

Nagrania audio: nagranie z rozszerzenia przeglądarki, które nie zostało jeszcze przesłane, pozostaje lokalnie w kolejce do momentu pomyślnego przesłania lub ręcznego usunięcia przez Ciebie. Po pomyślnym przesłaniu rozszerzenie usuwa lokalne nagranie. Jeśli opcja 'przechowywanie nagrań' w Rapportly jest wyłączona, kopia na serwerze istnieje tylko podczas konwersji i jest następnie usuwana. Jeśli jest włączona, przechowujemy nagranie i powiązany tekst przy rozmowie do momentu ich usunięcia przez Ciebie lub do usunięcia konta. Transkrypt w polu tekstowym przechowujemy tak długo, jak go używasz, podobnie jak tekst wklejony samodzielnie: jako automatycznie zapisana wersja robocza do momentu rozpoczęcia raportu lub wyczyszczenia pola, a następnie jako część dokumentu. Jeśli wersja robocza nigdy nie zostanie ukończona, pozostaje do momentu wyczyszczenia pola lub usunięcia konta; daj nam znać, jeśli chcesz, abyśmy usunęli ją wcześniej.

Wysłane e-maile do klientów oraz ich status (doręczony, kliknięty) przechowujemy przy powiązanej rozmowie w aktach, przez cały czas istnienia konta lub do momentu usunięcia tej rozmowy.

Dane, które jesteśmy prawnie zobowiązani przechowywać przez dłuższy czas (takie jak faktury, 7-letni obowiązek podatkowy) oraz zapisy zgód rejestracyjnych i aktualnej podstawy świadczenia usług Rapportly przechowujemy przez cały czas trwania tego obowiązku lub konieczności.

Skrzynkę można rozłączyć w Moje konto → Połączenia. Rapportly usuwa wtedy zapisane dane uwierzytelniające połączenia. Dostęp można też cofnąć w Google lub Microsoft. Najpierw sprawdź, czy zatwierdzone wiadomości czekają w kolejce wysyłki. Rozłączenie nie usuwa historii w Rapportly ani wersji roboczych i wysłanych wiadomości zapisanych u dostawcy. Do usuwania danych z Rapportly mają zastosowanie powyższe możliwości i okresy przechowywania. Danymi skrzynki zarządzasz u dostawcy.

7. Jak chronimy Twoje dane?

Połączenia są szyfrowane (https). Dane są oddzielone według organizacji, również na poziomie bazy danych (row level security). Weryfikacja dwuetapowa jest dostępna dla wszystkich kont Rapportly i domyślnie opcjonalna. Administrator zespołu może wprowadzić weryfikację dwuetapową jako obowiązkową dla całego zespołu. Dostęp do systemów produkcyjnych jest ograniczony do osób, które go potrzebują.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszalności, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Udzieloną zgodę (np. na atrybucję partnerską) możesz wycofać w dowolnym momencie; nie wpływa to na przetwarzanie dokonane przed jej wycofaniem.

Wyślij swoje żądanie na adres vragen@rapportly.io; odpowiemy w ciągu miesiąca. Jeśli uważasz, że nie postępujemy właściwie z Twoimi danymi, możesz złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Pliki cookie i pamięć lokalna

Za Twoją zgodą wysyłamy do Meta odwiedziny stron publicznych i dane przeglądarki, w tym adres IP, aby mierzyć reklamy. Meta może używać plików cookie i łączyć odwiedziny z Twoim kontem. Nie udostępniamy treści klientów. Wybór jest ważny przez 90 dni. Zgodę możesz wycofać w ustawieniach plików cookie. Za tą samą zgodą informujemy też o zakończeniu rejestracji konta, bez przesyłania imienia i nazwiska, adresu e-mail ani danych firmy. To, co jest przechowywane w Twojej przeglądarce (logowanie, wybór języka oraz, wyłącznie za Twoją zgodą, kod partnera), jest dokładnie opisane w deklaracji cookie. Jeśli korzystasz z rozszerzenia przeglądarki, przechowuje ono dodatkowo lokalnie: tymczasową sesję logowania, wewnętrzne ID konta ostatnio używanego konta Rapportly, informację o tym, czy zezwolono już na mikrofon, czy trwa nagrywanie, czy chcesz nadal widzieć przypomnienie w Meet, Teams i Zoom oraz kolejkę nagrań oczekujących na przesłanie. Kolejka ta zawiera audio oraz status, czas, czas trwania, rozmiar, typ pliku, powiązanie z kontem i ewentualny tytuł spotkania lub wewnętrzne odwołanie do klienta niezbędne do odzyskania i przesłania. Alarm przeglądarki nie przechowuje żadnych dodatkowych danych osobowych; planuje jedynie nową próbę przesłania dla istniejącego elementu w kolejce.

10. Zmiany

Jeśli zmieni się treść tej polityki, zaktualizujemy numer wersji i datę u góry oraz poinformujemy o istotnych zmianach w aplikacji. Wersja 2.0 obowiązuje od 2026-10-01 i wskazuje Rapportly B.V. jako spółkę odpowiedzialną oraz vragen@rapportly.io jako adres kontaktowy.