Vyhlásenie o ochrane súkromia

1. Kto je zodpovedný?

Rapportly B.V. je prevádzkovateľom údajov, ktoré zdieľaš s Rapportly prostredníctvom rapportly.io a rapportly.nl. Môžeš nás kontaktovať na vragen@rapportly.io.

Používaš Rapportly na dokumenty, ktoré obsahujú osobné údaje tvojich vlastných klientov (napríklad prepis alebo zvukovú nahrávku klientského rozhovoru)? V tom prípade si ty prevádzkovateľom týchto údajov a my ich spracúvame výlučne na tvoj pokyn, ako sprostredkovateľ. Zmluvu o spracúvaní údajov si môžeš vyžiadať na vragen@rapportly.io.

2. Aké údaje spracúvame a na aký účel?

Účet a organizácia: názov spoločnosti, e-mailová adresa, heslo (uložené v zašifrovanej forme), nastavenia dvojstupňového overenia, tvoja rola v tíme a jazykové preferencie. Účel: zabezpečenie fungovania tvojho účtu a tímu. Právny základ: plnenie zmluvy.

Obsah dokumentov: prepisy, poznámky a vzorové dokumenty, ktoré zadávaš, a dokumenty, ktoré z nich Rapportly vytvára. Účel: generovanie dokumentov v tvojom štýle písania. Právny základ: plnenie zmluvy. Pri registrácii ťa o tom informujeme a žiadame o súhlas s touto službou.

Zvukové nahrávky: ak nahráš rozhovor, natočíš ho priamo v aplikácii alebo nahráš videokonferenciu (v aplikácii alebo pomocou rozšírenia prehliadača), spracúvame túto nahrávku, aby sme z nej vytvorili text. V takejto nahrávke je všetko, čo bolo počas rozhovoru povedané: hlas a obsah rozhovoru, a tým často aj osobné údaje tvojho klienta. Pri nahrávke konferencie ide navyše o hlasy všetkých účastníkov, aj tých, ktorí nie sú tvojimi klientmi. Účel: prevod nahrávky na prepis, ktorý ďalej využiješ. Právny základ: plnenie zmluvy. Spôsob nakladania s nahrávkou je opísaný v kapitole 4.

Údaje o predplatnom a fakturácii: tvoj plán a spotreba, a po aktivácii platených predplatných aj tvoje platobné údaje prostredníctvom nášho platobného poskytovateľa. Sami neukladáme žiadne údaje o karte ani bankovom účte. Právny základ: plnenie zmluvy a zákonné (daňové) povinnosti.

Technické údaje: serverové záznamy a chybové hlásenia (ako IP adresa, čas a požadovaná stránka) a štatistiky používania, ktoré sledujeme sami, bez sledovacích cookies a bez analytiky tretích strán. Účel: bezpečnosť, prevencia zneužitia a zlepšovanie služby. Právny základ: oprávnený záujem.

Pevné signály bez obsahu: Rapportly kombinuje medzi kanceláriami výlučne vopred schválené počty, fázy, doby spracovania, technické výsledky a neosobné konfiguračné nastavenia na účely zlepšovania produktu. Mená, voľný text, sumy, súbory, medicínske kategórie, zdrojový obsah, obsah klientov a osobné údaje sú technicky odfiltrované a nie sú povolené. Tieto dve zložky bez obsahu sú súčasťou služby a sú pre každý účet štandardne zapnuté; surový obsah klientov sa nikdy nepoužíva ani nezdieľa naprieč organizáciami.

Partnerská atribúcia: ak prídeš cez partnerský odkaz, s tvojím súhlasom si pamätáme po dobu 90 dní, ktorý partner ťa odporučil. Spôsob fungovania je opísaný vo vyhlásení o cookies. Právny základ: súhlas.

E-mail tvojim klientom: ak odošleš z Rapportly správu klientovi, zaznamenáme pri tejto správe, či bola doručená a či bol kliknutý odkaz v e-maile, vrátane času. Tak vidíš v spise, či tvoja správa prišla a či s ňou klient niečo urobil. Či bol e-mail otvorený, zámerne nezaznamenávame: toto meranie sa stalo technicky nespoľahlivým, pretože niektoré e-mailové programy správy automaticky prednahrávajú, čo by vo tvojom spise zanechalo skreslený obraz. Odkazy v takejto správe prechádzajú cez našu vlastnú doménu link.mail.rapportly.io. Účel: možnosť vidieť, čo sa stalo s tvojou správou. Právny základ: plnenie zmluvy. Upozornenie: voči vlastnému klientovi zostávaš zodpovedný za informovanie o týchto skutočnostiach.

Návrhy štýlu: ak zadáš adresu webovej stránky, snímku obrazovky, logo, názov firmy alebo opis, spracujeme tento vstup na návrh farieb a vzorového rozloženia pre tvoju firmu. Zadaná verejná webová stránka a jej vzhľad sa načítajú z nášho servera; neposielame súbory cookie tvojho prehliadača a neprihlasujeme sa na danú stránku. Tvorca štýlu tento vstup neposiela poskytovateľovi AI ani ho neukladá ako profil štýlu. Dostaneš tri návrhy a môžeš vytvoriť vzorový súbor. Až keď tento súbor sám ďalej nahráš alebo uložíš, platia vyššie uvedené pravidlá spracovania a uchovávania dokumentov a vzorov štýlu. Samostatne nahrané logo môže byť súčasťou vzorového súboru; snímka obrazovky sa používa iba na odvodenie farieb.

3. Spracúvanie pomocou AI

Rapportly generuje dokumenty pomocou AI modelov od Anthropic. Tvoje vstupy sa používajú výlučne na vytvorenie tvojich dokumentov: nie na trénovanie AI modelov a nezdieľajú sa s inými používateľmi.

Na prevod zvuku na text používame službu Batch od Speechmatics prostredníctvom európskeho endpointu EU1. Tvoja nahrávka sa používa výlučne na vytvorenie tvojho prepisu. Podľa Speechmatics spoločnosť nepoužíva nahrávky klientov na trénovanie modelov, pokiaľ s tým klient výslovne nesúhlasí.

Nenahrávaj dokumenty s osobnými údajmi, na ktoré nemáš právny základ; o súhlas s tým žiadame aj pri registrácii. Tip: vstupné údaje pokiaľ možno anonymizuj, kvalita dokumentu zostane rovnaká.

4. Prevod zvuku na text

Môžeš nahrať zvukovú nahrávku, natočiť rozhovor priamo v aplikácii alebo nahrať videokonferenciu. Vo všetkých prípadoch posielame nahrávku do Speechmatics, ktorý z nej vytvorí text prostredníctvom európskeho endpointu EU1. Ak nahrávaš sám, nahrávka zostáva počas nahrávania vo tvojom prehliadači a odíde až keď klikneš na tlačidlo prevodu. Pri niektorých typoch súborov (m4a, mp4 a webm) najprv konvertujeme súbor na našom vlastnom serveri do formátu kompatibilného s modelom reči; až potom odíde.

Videokonferenciu môžeš nahrávať dvoma spôsobmi: v aplikácii cez 'nahrať konferenciu', alebo pomocou rozšírenia prehliadača Rapportly pre Chrome a Edge. Rozšírenie funguje v Google Meet, Microsoft Teams a webovom klientovi Zoom v prehliadači. V oboch prípadoch miešame zvuk z karty konferencie s tvojím mikrofónom, aby boli v nahrávke zachytené obe strany rozhovoru. Nahrávanie sa spustí len vtedy, keď sám klikneš na tlačidlo nahrávania alebo ikonu rozšírenia; nikdy sa nespustí automaticky. Rozšírenie nečíta ani nezhromažďuje správy z chatu, zoznamy účastníkov ani vizuálny obsah stránky. Zaznamenáva výlučne zvuk karty a tvoj mikrofón po tom, čo spustíš nahrávanie, a nahrávku posiela výlučne do Rapportly, na rovnaké miesto ako nahrávka z aplikácie.

Počas nahrávania zapisuje rozšírenie prehliadača zvuk po malých častiach do lokálnej, chránenej fronty v prehliadači. Pre každú nahrávku táto fronta uchováva zvuk a technické údaje potrebné na obnovu a nahratie, ako sú stav, čas začiatku, trvanie, veľkosť súboru a typ súboru. Ak používaš prepojený kalendár, môžu byť uložené aj názov príslušného stretnutia a interný odkaz na klienta, ktoré sa spolu s nahrávkou odošlú do tvojho účtu Rapportly. Rozšírenie nevyberá zoznamy účastníkov ani surové e-mailové adresy z tvojho kalendára. Bez prepojenia s kalendárom nahrávka funguje normálne aj bez týchto údajov.

Rozšírenie dočasne ukladá tvoju prihlasovaciu reláciu Rapportly v prehliadači, aby nahrávku uložilo do správneho účtu; táto relácia zanikne, keď prehliadač zatvoríš alebo sa odhlásiš. Okrem toho si rozšírenie lokálne pamätá interné ID účtu naposledy použitého účtu Rapportly a každú čakajúcu nahrávku viaže na účet, pod ktorým bola spustená. Vďaka tomu sa nahrávka na zdieľanom zariadení nikdy neodošle nenápadne do iného účtu. Pri rozdiele v účte si fronta najprv vyžiada vedomé rozhodnutie.

Po zastavení sa rozšírenie pokúsi automaticky nahrať nahrávku do Rapportly prostredníctvom šifrovaného pripojenia. Ak nie je k dispozícii platná prihlasovacia relácia alebo nahratie dočasne zlyhá, nahrávka zostane uložená lokálne. Prehliadač potom naplánuje výlučne nový pokus o nahratie; nikdy sa tým nespustí nová nahrávka. Lokálna kópia sa vymaže až po úspešnom nahratí alebo po tom, čo ju sám vedome odstráníš z fronty.

To, čo sa stane so samotnou nahrávkou, závisí od funkcie 'uchovávanie nahrávok'. Ak je vypnutá, súbor existuje len počas prevodu ako dočasný súbor na našom serveri a potom sa vymaže; nahrávka sa neuloží do databázy ani do prehľadu tvojich dokumentov. Ak je zapnutá, nahrávku a doslovný text uchovávame pri rozhovore (uloženie v EÚ, v Supabase vo Frankfurte), aby si ich mohol neskôr znova počúvať, stiahnuť a kedykoľvek sám vymazať. Speechmatics uchováva pre dávkové spracovanie kópiu zvuku, prepisu a konfigurácie úlohy. Rapportly žiada Speechmatics po úspešnom prevode o okamžité vymazanie úlohy. Ak sa to nepodarí, Speechmatics úlohu automaticky vymaže v súlade s vlastnou politikou uchovávania do siedmich dní.

Výsledný text však uchovávame, a to rovnakým spôsobom ako prepis, ktorý sám zadáš alebo vložíš. Prepis sa objaví v textovom poli na obrazovke a automaticky sa uloží ako koncept, aby si neprišiel o svoju prácu pri zamrznutí alebo zatvorení karty. Tento koncept zmizne, keď spustíš správu alebo vyprázdniš pole. Ak správu spustíš, text ďalej patrí do kategórie 'Obsah dokumentov' uvedenej vyššie.

Pri každom prevode zaznamenávame, že prevod prebehol, spolu s veľkosťou súboru, typom súboru, trvaním, počtom kreditov a technickými údajmi, ako je vaša IP adresa. Obsah nahrávky ani prepisu v tom nie je zahrnutý. Účel: fakturácia, prevencia zneužívania a možnosť dohľadať, čo sa stalo.

Dôležité pre vás ako poradcu: vy rozhodujete, či rozhovor nahrávate, a nesiete za to zodpovednosť. Povedzte ľuďom, s ktorými hovoríte, že nahrávaté a na čo nahrávku použijete, a uistite sa, že na to máte právny základ. To platí rovnako pre videokonferenciu: oznámte to všetkým účastníkom ešte predtým, ako spustíte nahrávanie. Nenahrávajte viac, ako skutočne potrebujete.

Ukladanie nahrávok aktivujeme postupne. Ak je táto funkcia aktívna vo vašom prostredí, pri rozhovore uvidíte blok nahrávky s tlačidlami na prehrávanie, stiahnutie a odstránenie. Ak tento blok nevidíte, ukladanie nahrávok je vo vašom prostredí vypnuté a vaša nahrávka sa po prevode odstráni.

5. S kým zdieľame údaje?

Údaje nikdy nepredávame. Zdieľame ich len s dodávateľmi, ktorí sú potrební na prevádzku Rapportly. Tu sú všetci: Vercel (hosting webovej stránky), Railway (aplikácia a API), Supabase (databáza a prihlasovanie, s ukladaním v EÚ vo Frankfurte), Anthropic (AI, ktorá píše vaše dokumenty), Speechmatics (prevod audia na text prostredníctvom európskeho koncového bodu EU1) a Resend (odosielanie e-mailov a evidencia doručení a kliknutí na odkazy v týchto e-mailoch). Títo dodávatelia smú údaje spracúvať výlučne na účel poskytovania svojej služby nám.

Ak zapojíme nového dodávateľa, ktorý spracúva osobné údaje, alebo niektorého nahradíme, vopred o tom informujeme kancelárie, ktoré Rapportly používajú, aby mohli vzniesť námietku. Aktuálny zoznam je dostupný na vyžiadanie na adrese vragen@rapportly.io.

Ak si prepojíš e-mailovú schránku, Rapportly použije tebou povolené spojenie so službou Google (Gmail) alebo Microsoft (Outlook) na prípravu konceptov v tejto schránke. Tam, kde je dostupné odosielanie po schválení, ho v Rapportly aktivuješ samostatne a pri každom e-maile skontroluješ príjemcu, prípadnú skrytú kópiu, predmet, text a prílohy. Po tvojom schválení Rapportly spracuje odoslanie podľa nastaveného časového okna. Google spája správu a odosielanie konceptov do jedného prístupového oprávnenia; Microsoft vyžaduje pre koncepty oprávnenie na čítanie a zápis a na odosielanie samostatné oprávnenie.

V rozsahu, v akom sa údaje spracúvajú mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, sa tak deje na základe rozhodnutia o primeranosti (napríklad rámca EU-US Data Privacy Framework) alebo štandardných zmluvných doložiek EÚ.

Používanie informácií prijatých prostredníctvom rozšírenia prehliadača Rapportly je v súlade so zásadami ochrany údajov používateľov obchodu Chrome Web Store, vrátane požiadaviek obmedzených použití (Limited Use). Rapportly tieto údaje používa výlučne na to, aby zvolené nahrávanie stretnutia bezpečne uložil lokálne, odoslal ho na vlastný účet Rapportly a previedol ho na text. Tieto údaje nepredávame ani nepoužívame na reklamu, hodnotenie úverovej bonity ani na iné nesúvisiace účely. Zamestnanci obsah nečítajú, s výnimkou prípadov, keď nám na to výslovne udelíte súhlas v rámci konkrétnej žiadosti o podporu, keď je prístup nevyhnutný z bezpečnostných dôvodov alebo keď to vyžaduje zákon.

Na prepojenie schránky spracúvame pripojenú e-mailovú adresu, udelené oprávnenia a prístupové tokeny. Token, ktorý umožňuje obnoviť spojenie, je na serveri uložený v šifrovanej podobe. Pri e-maile uchovávame príjemcu, prípadnú skrytú kópiu, predmet, text, odkazy na prílohy, referenciu konceptu alebo správy u poskytovateľa e-mailu a stav spracovania. Vybraný obsah e-mailu a prílohy posielame tvojmu poskytovateľovi e-mailu na vytvorenie konceptu a po schválení na odoslanie. Táto funkcia e-mailov pre klientov nenačítava správy z tvojej doručenej pošty. Stav Odoslané potvrdzuje prijatie poskytovateľom e-mailu; nedokazuje doručenie ani prečítanie.

Rapportly používa informácie z Google APIs výlučne na viditeľné funkcie, ktoré si vyberieš, v súlade s Google API Services User Data Policy vrátane požiadaviek Limited Use. Tieto údaje nepredávame ani nepoužívame na reklamu, posudzovanie úverovej bonity alebo trénovanie všeobecných modelov AI. Ľudský prístup je obmedzený na tebou výslovne schválenú podporu, nevyhnutné zabezpečenie alebo zákonnú povinnosť. Vyššie uvedení technickí dodávatelia spracúvajú tieto údaje iba na poskytovanie a zabezpečenie týchto funkcií.

6. Ako dlho uchovávame údaje?

Kým je váš účet aktívny, uchovávame vaše údaje, aby ste mohli dokumenty opätovne prezerať a používať. Ak dokument alebo klienta odstránite, príslušný obsah zmizne z aplikácie. Ak chcete nechať odstrániť účet a údaje, napíšte na vragen@rapportly.io; vaše údaje odstránime z aktívnych systémov, načo zmiznú aj zo záloh podľa nášho zálohovacieho harmonogramu.

Zvukové nahrávky: nahrávka z rozšírenia prehliadača, ktorá ešte nebola nahraná, zostáva lokálne v rade na odoslanie, kým sa nahratie nepodarí alebo kým ju sami neodstránite. Po úspešnom nahratí rozšírenie lokálnu nahrávku vymaže. Ak je funkcia 'uchovávanie nahrávok' v Rapportly vypnutá, kópia na serveri existuje iba počas prevodu a potom sa odstráni. Ak je zapnutá, nahrávku a príslušný text uchovávame pri rozhovore, kým ich tam neodstránite alebo kým nie je váš účet zrušený. Prepis v textovom poli uchovávame, kým ho používate, rovnako ako text, ktorý vložíte sami: ako automaticky uložený koncept, kým nespustíte správu alebo pole nevyprázdnite, a potom ako súčasť vášho dokumentu. Ak koncept nikdy nedokončíte, zostane uložený, kým ho nevyprázdnite alebo kým nie je váš účet zrušený; dajte nám vedieť, ak ho chcete odstrániť skôr.

Odoslané e-maily klientom a ich stav (doručený, kliknutý) uchovávame pri príslušnom rozhovore v spise po celú dobu existencie vášho účtu alebo kým daný rozhovor neodstránite.

Údaje, ktoré sme zo zákona povinní uchovávať dlhšie (napríklad faktúry, 7-ročná povinnosť daňovej archivácie), ako aj záznamy o vašich registračných súhlasoch a aktuálnom základe služby Rapportly uchovávame po dobu trvania tejto povinnosti alebo potreby.

Prepojenie schránky môžeš zrušiť cez Môj účet → Prepojenia. Rapportly potom vymaže uložený kľúč pripojenia. Prístup môžeš odvolať aj u spoločnosti Google alebo Microsoft. Pred odpojením skontroluj, či vo fronte na odoslanie ešte čakajú schválené e-maily. Odpojenie nevymaže históriu e-mailov v Rapportly ani koncepty a odoslané správy, ktoré už sú u poskytovateľa e-mailu. Na vymazanie údajov v Rapportly sa vzťahujú vyššie uvedené možnosti a lehoty uchovávania; údaje vo svojej schránke spravuješ u poskytovateľa e-mailu.

7. Ako chránime vaše údaje?

Spojenia sú šifrované (https). Údaje sú oddelené podľa organizácie, a to aj na úrovni databázy (row level security). Dvojstupňové overenie je dostupné pre všetky účty Rapportly a štandardne je voliteľné. Správca tímu môže dvojstupňové overenie urobiť povinným pre celý tím. Prístup k produkčným systémom je obmedzený na tých, ktorí ho skutočne potrebujú.

8. Vaše práva

Máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie a prenosnosť svojich údajov a môžete vzniesť námietku voči spracúvaniu. Udelený súhlas (napríklad pre partnerské priradenie) môžete kedykoľvek odvolať; to nemá vplyv na spracúvanie, ktoré prebehlo pred odvolaním.

Svoju žiadosť zašlite na vragen@rapportly.io; odpovieme do jedného mesiaca. Ak sa domnievate, že s vašimi údajmi nezaobchádzame správne, môžete podať sťažnosť holandskému orgánu na ochranu osobných údajov Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies a lokálne úložisko

S vaším súhlasom posielame spoločnosti Meta návštevy verejných stránok a údaje prehliadača vrátane IP adresy na meranie reklamy. Meta môže používať cookies a spájať návštevy s vaším účtom. Nezdieľame obsah zákazníkov. Vaša voľba platí 90 dní. Súhlas môžete odvolať v nastaveniach cookies. S rovnakým súhlasom tiež hlásime dokončenie registrácie účtu bez odosielania vášho mena, e-mailovej adresy alebo firemných údajov. Čo sa ukladá vo vašom prehliadači (prihlásenie, výber jazyka a, len s vaším súhlasom, partnerský kód) je podrobne vysvetlené vo vyhlásení o cookies. Ak používate rozšírenie prehliadača, to navyše lokálne ukladá: vašu dočasnú prihlasovaciu reláciu, interné ID účtu naposledy použitého účtu Rapportly, či ste už povolili mikrofón, či prebieha nahrávanie, či chcete ešte vidieť pripomienku v Meet, Teams a Zoom, a rad s nahrávkami čakajúcimi na odoslanie. Tento rad obsahuje audio a stav, čas, trvanie, veľkosť, typ súboru, väzbu na účet a prípadný názov stretnutia alebo internú referenciu klienta potrebné na obnovenie a odoslanie. Upozornenie prehliadača neukladá žiadne ďalšie osobné údaje; iba naplánuje nový pokus o odoslanie pre existujúcu položku v rade.

10. Zmeny

Ak sa obsah tohto vyhlásenia zmení, zvýšime číslo verzie a aktualizujeme dátum hore a na dôležité zmeny upozorníme v aplikácii. Verzia 2.0 platí od 2026-10-01 a uvádza Rapportly B.V. ako zodpovednú spoločnosť a vragen@rapportly.io ako kontaktnú adresu.