Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn en waar dit over gaat

Rapportly is de software en de bijbehorende dienstverlening op rapportly.io en rapportly.nl, een product van Rapportly B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In deze voorwaarden noemen wij onszelf "wij" en de klant "jij".

Deze voorwaarden gelden zodra je een account aanmaakt of een abonnement afsluit. Maak je afspraken op maat, bijvoorbeeld in een Enterprise-traject, dan gaat wat daarin schriftelijk is vastgelegd voor op deze voorwaarden.

Voor deelname aan het partnerprogramma gelden aparte partnervoorwaarden.

2. Zakelijk gebruik, geen herroepingsrecht van 14 dagen

Rapportly wordt uitsluitend zakelijk geleverd, aan ondernemingen en beroepsbeoefenaren die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Wij leveren niet aan consumenten.

Het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen geldt voor consumenten. Omdat je als zakelijke klant koopt, is dat herroepingsrecht hier niet van toepassing. Wij hanteren in plaats daarvan het coulancevenster uit artikel 7.

Je verklaart bij het afsluiten dat je zakelijk handelt. Wij mogen daarop afgaan en mogen om een KvK-nummer of btw-identificatienummer vragen.

3. Account, gebruikers en teambeheer

Je maakt een account aan voor jouw organisatie. De beheerder nodigt collega's uit en kan die toegang ook weer intrekken. Inloggegevens zijn persoonlijk en niet bedoeld om te delen; jij bent verantwoordelijk voor wat er onder de accounts van jouw organisatie gebeurt.

Bij Pro en Pro+ betaal je per gebruikersplek per maand. Het aantal plekken dat je hebt afgenomen bepaalt hoeveel collega's er tegelijk toegang kunnen hebben. Zijn alle plekken bezet, dan kun je pas een volgende collega uitnodigen nadat je het aantal plekken hebt uitgebreid.

Breid je uit tijdens een lopende periode, dan gaat dat direct in en verrekent onze betaaldienstverlener het verschil naar rato van de resterende periode. Haal je een teamlid weg, dan komt die plek vrij voor een andere collega; het aantal afgenomen plekken en daarmee de prijs verandert pas als je dat aantal zelf verlaagt. Verlaag je het, dan levert de resterende periode een tegoed op dat wordt verrekend met een volgende factuur, en dat niet wordt uitbetaald.

Wij mogen een account tijdelijk blokkeren bij misbruik, bij een betalingsachterstand of als het gebruik de veiligheid of de beschikbaarheid voor anderen in gevaar brengt. Wij melden dat vooraf, tenzij dat door de aard van de situatie niet kan.

4. Prijzen en btw

Alle bedragen die wij noemen zijn exclusief btw, tenzij er uitdrukkelijk iets anders bij staat. De actuele prijzen staan op de prijspagina.

Bij Pro en Pro+ is de prijs per gebruiker per maand. Bij jaarbetaling geldt de op de prijspagina genoemde korting ten opzichte van maandbetaling.

Wij kunnen onze prijzen aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren aan per e-mail, en die gaat in bij de eerstvolgende verlenging van jouw abonnement. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen tegen het einde van de lopende periode. Voor een lopend jaarabonnement geldt de nieuwe prijs pas bij de volgende jaarperiode.

Een aanpassing die alleen een wettelijke wijziging volgt, zoals een gewijzigd btw-tarief, mogen wij zonder die termijn doorvoeren.

5. Betaling en incasso

Betaling loopt via onze betaaldienstverlener. Je betaalt vooruit: bij een maandabonnement per maand, bij een jaarabonnement per jaar. De factuur staat in het klantportaal.

Je machtigt ons om het abonnementsbedrag telkens automatisch af te schrijven van de door jou opgegeven betaalmethode. Zorg dat die geldig blijft.

Lukt een betaling niet, dan proberen wij het opnieuw en krijg je bericht met het verzoek om het binnen 14 dagen alsnog te voldoen. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de toegang opschorten en het abonnement beëindigen. Kosten die wij daarvoor redelijkerwijs moeten maken, komen voor jouw rekening.

6. Looptijd, opzeggen en wisselen van plan

Een maandabonnement loopt per maand en is maandelijks opzegbaar. Je zegt zelf op in het klantportaal, zonder opzegtermijn en zonder dat je ons hoeft te mailen. De opzegging gaat in aan het einde van de periode die je al betaald hebt: tot die datum houd je toegang, daarna stopt het abonnement en schrijven wij niets meer af. Over de lopende periode vindt geen restitutie plaats.

Een jaarabonnement loopt tot het einde van de jaarperiode. Je kunt tussentijds opzeggen tegen het einde van die periode; het abonnement stopt dan op de verlengdatum. Tussentijdse restitutie van een al betaald jaar is niet mogelijk, behalve in de gevallen van artikel 7.

Zeg je niet op, dan verlengt het abonnement telkens stilzwijgend met dezelfde periode.

Op- of afschalen naar een ander betaald plan kan tijdens de looptijd. Een wijziging gaat direct in en het verschil wordt naar rato van de resterende periode verrekend: bij opschalen betaal je het verschil bij, bij afschalen ontstaat een tegoed dat met een volgende factuur wordt verrekend. Zo'n tegoed wordt niet uitbetaald.

Teruggaan naar het gratis plan is geen afschaling maar een opzegging. Dat regel je in het klantportaal en het werkt zoals hierboven beschreven: je houdt toegang tot het einde van de betaalde periode.

Wij kunnen het abonnement zelf opzeggen met een termijn van twee maanden. Stoppen wij eerder dan het einde van een periode die jij al betaald hebt, dan betalen wij het niet gebruikte deel naar rato terug.

7. Restitutie en coulance

Omdat wij zakelijk leveren, bestaat er geen wettelijk recht op terugbetaling. Wij hanteren wel een coulancevenster: ben je binnen 30 dagen na je eerste betaling niet tevreden, dan kun je per e-mail om terugbetaling van die eerste betaling vragen. Wij beoordelen zo'n verzoek redelijk en betalen bij toewijzing terug op de betaalmethode waarmee je betaald hebt.

Het venster van 30 dagen geldt eenmalig, per organisatie, en alleen voor de allereerste betaling van een abonnement. Op verlengingen, latere periodes, extra gebruikers en losse bijboekingen is het niet van toepassing. Een aangevraagde restitutie betekent dat het abonnement eindigt en dat de toegang stopt.

Los daarvan betalen wij uiteraard terug wat wij ten onrechte in rekening hebben gebracht, bijvoorbeeld bij een dubbele afschrijving of een verkeerd aantal gebruikers. Meld dat binnen een redelijke termijn nadat je de factuur hebt kunnen zien.

8. Credits en maandbundels

Bij de betaalde plannen hoort een maandelijkse bundel credits, die wordt bijgeschreven bij elke betaalde factuur. Elk document dat je laat maken kost credits, afhankelijk van het documenttype, de lengte en het gekozen kwaliteitsniveau. Wat een document kost, zie je in de app en op de prijspagina. Bij Pro en Pro+ geldt de bundel per gebruikersplek. Het gratis plan kent geen maandbundel: daar geldt een eenmalig startsaldo en een limiet op het aantal documenten per dag.

Ongebruikte credits vervallen op dit moment niet aan het einde van de maand. Wat je overhoudt blijft op je saldo staan en de nieuwe maandbundel komt daarbovenop. Wij kunnen hier in de toekomst een geldigheidsduur aan verbinden; zo'n wijziging kondigen wij aan volgens artikel 14.

Schaal je af naar een plan met een kleinere bundel, dan blijft je bestaande saldo staan en is alleen de nieuwe maandbundel kleiner. Zeg je op, dan gaat je account na afloop van de betaalde periode terug naar het gratis plan: een resterend saldo blijft staan en kun je binnen de grenzen van dat gratis plan blijven gebruiken, maar er komt geen nieuwe maandbundel meer bij.

Credits vertegenwoordigen geen geldwaarde, zijn niet overdraagbaar en worden niet uitbetaald of verrekend in geld. Een restitutie op grond van artikel 7 gaat over het betaalde abonnementsbedrag, niet over verbruikte of resterende credits.

Je kunt in de app een maandplafond instellen om grip te houden op het verbruik. Bereik je dat plafond, dan stopt het genereren tot de volgende maand. Het plafond is jouw eigen instelling en verandert niets aan de prijs van je abonnement.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen aan de dienst

Wij doen ons best om Rapportly beschikbaar en bruikbaar te houden, maar wij beloven geen bepaald beschikbaarheidspercentage. Onderhoud, storingen bij toeleveranciers en internetproblemen kunnen tot onderbrekingen leiden. Gepland onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan en plannen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren.

Rapportly is een dienst die doorontwikkelt. Wij kunnen functies toevoegen, wijzigen en ook weer verwijderen. Verdwijnt een functie die voor jouw gebruik wezenlijk is, dan melden wij dat vooraf en kun je opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Wij maken gebruik van toeleveranciers, onder andere voor hosting, spraakherkenning en taalmodellen. Wij kunnen een toeleverancier vervangen, mits het beschermingsniveau van jouw gegevens daarbij vergelijkbaar blijft.

10. AI-uitvoer: jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud

Rapportly maakt teksten met AI. Alles wat Rapportly oplevert is een concept: een hulpmiddel dat jij controleert, aanvult en corrigeert voordat je het gebruikt, opslaat in een dossier of naar een klant stuurt.

AI-uitvoer kan onjuistheden bevatten, informatie missen of iets anders formuleren dan jij bedoelde. Wij geven geen garantie dat de uitvoer juist, volledig of geschikt is voor jouw specifieke situatie, en de uitvoer is geen advies van ons aan jou of aan jouw klant.

Jij blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van je adviezen, verslagen en dossiers, en voor het naleven van de regels die op jouw beroep van toepassing zijn, waaronder je zorgplicht en de eisen van de toezichthouder. Rapportly neemt die verantwoordelijkheid niet over en treedt niet op als adviseur van jouw klanten.

Wij trainen geen AI-modellen op jouw materiaal. Hoe wij gegevens verwerken staat in de privacyverklaring.

11. Jouw materiaal en ons intellectueel eigendom

Wat jij invoert blijft van jou: transcripten, opnames, documenten, voorbeelden en stijlprofielen. Ook de documenten die je met Rapportly maakt, zijn van jou en mag je vrij gebruiken, aanpassen en verspreiden. Wij gebruiken jouw materiaal alleen om de dienst voor jou uit te voeren.

De software, de website, de merknaam en het logo van Rapportly blijven van ons of van onze licentiegevers. Je krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. Rapportly namaken, ontleden, doorverkopen of aan derden beschikbaar stellen als eigen dienst mag niet.

Zorg dat je gerechtigd bent om het materiaal dat je invoert te gebruiken. Jij staat ervoor in dat je invoer geen rechten van anderen schendt.

12. Gegevens en privacy

Hoe wij persoonsgegevens verwerken, welke gegevens dat zijn en hoe lang wij ze bewaren, staat in de privacyverklaring op deze site.

Inhoudsvrije productinzichten en niet-persoonlijke configuratiepatronen zijn een vast onderdeel van ieder Rapportly-account en staan standaard aan. Rapportly mag deze strikt begrensde signalen tussen kantoren samenvoegen om de dienst te verbeteren.

Deze signalen bestaan uitsluitend uit vooraf toegestane tellingen, fasen, doorlooptijden, technische uitkomsten en niet-persoonlijke instellingen. Namen, vrije tekst, bedragen, bestanden, medische categorieën, broninhoud, klantinhoud en andere persoonsgegevens zijn uitgesloten. Ruwe klantinhoud wordt nooit tussen organisaties gebruikt of gedeeld.

Deze dienstbasis heeft geen uitknop. Wil je deze vaste onderdelen niet, maak dan geen account of abonnement aan. Bij een latere wezenlijke wijziging kun je vóór de ingangsdatum opzeggen volgens artikel 14.

Verwerk je met Rapportly persoonsgegevens van je eigen klanten, dan ben jij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt een verwerkersovereenkomst; die is op te vragen via vragen@rapportly.io. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor op deze voorwaarden.

Bij het einde van het abonnement kun je je documenten exporteren. Vraag daar op tijd om: na de bewaartermijnen uit de privacyverklaring kunnen wij gegevens niet meer teruggeven.

13. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid per gebeurtenis, en in totaal per kalenderjaar, is beperkt tot het bedrag dat je in de 12 maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald voor het abonnement, met een minimum van het bedrag dat onze verzekeraar in dat geval uitkeert.

Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens of schade die ontstaat doordat AI-uitvoer ongecontroleerd is gebruikt.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant.

Een aanspraak vervalt als je die niet binnen 12 maanden nadat je de schade hebt ontdekt, of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk bij ons meldt.

14. Wijziging van deze voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging van betekenis kondigen wij minimaal 30 dagen van tevoren aan per e-mail of in de app, met vermelding van de ingangsdatum.

Ben je het niet eens met een wijziging, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen tegen die datum. Gebruik je Rapportly daarna gewoon verder, dan gelden de nieuwe voorwaarden.

Op de pagina staat altijd het versienummer en de datum van de versie die op dat moment geldt.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op het gebruik van Rapportly is Nederlands recht van toepassing.

Komen wij er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van Rapportly B.V. Wij vragen je om eerst contact met ons op te nemen via vragen@rapportly.io, zodat wij het in de meeste gevallen gewoon samen kunnen oplossen.

Is een bepaling uit deze voorwaarden niet geldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen wij de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die er qua strekking zo dicht mogelijk bij komt.