Déclaration de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Rapportly B.V. est le responsable du traitement des données que tu partages avec Rapportly via rapportly.io et rapportly.nl. Tu peux nous contacter à vragen@rapportly.io.

Tu utilises Rapportly pour des documents contenant des données personnelles de tes propres clients (par exemple un transcript ou un enregistrement audio d'un entretien client) ? Dans ce cas, tu es le responsable du traitement de ces données et nous les traitons exclusivement sur ta demande, en tant que sous-traitant. Un accord de sous-traitance peut être demandé via vragen@rapportly.io.

2. Quelles données traitons-nous, et dans quel but ?

Compte et organisation : nom de l'entreprise, adresse e-mail, mot de passe (stocké de manière chiffrée), paramètres de vérification en deux étapes, ton rôle au sein de l'équipe et ta préférence de langue. Objectif : faire fonctionner ton compte et ton équipe. Base juridique : exécution du contrat.

Contenu des documents : les transcripts, notes et exemples de documents que tu saisis, ainsi que les documents que Rapportly en génère. Objectif : générer des documents dans ton style d'écriture. Base juridique : exécution du contrat. Lors de l'inscription, nous t'en informons et te demandons d'accepter ce service.

Enregistrements audio : si tu télécharges un enregistrement d'un entretien, si tu enregistres un entretien dans l'application, ou si tu enregistres une réunion vidéo (dans l'application ou avec l'extension de navigateur), nous traitons cet enregistrement pour en faire un texte. Un tel enregistrement contient tout ce qui a été dit durant l'entretien : la voix et le contenu de la conversation, et donc souvent des données personnelles de ton client. Pour un enregistrement de réunion, il s'agit en outre des voix de toutes les personnes participant à cette réunion, même si elles ne sont pas tes clients. Objectif : convertir l'enregistrement en un transcript que tu utilises ensuite. Base juridique : exécution du contrat. La façon dont nous gérons l'enregistrement est décrite au chapitre 4.

Données d'abonnement et de facturation : ton plan et ta consommation, et dès que des abonnements payants sont actifs, tes données de paiement via notre prestataire de paiement. Nous ne stockons nous-mêmes aucune donnée de carte ou de compte bancaire. Base juridique : exécution du contrat et obligations légales (fiscales).

Données techniques : journaux serveur et messages d'erreur (tels que l'adresse IP, l'horodatage et la page consultée) ainsi que des statistiques d'utilisation que nous collectons nous-mêmes, sans cookies de suivi et sans analyses de tiers. Objectif : sécurité, prévention des abus et amélioration du service. Base juridique : intérêt légitime.

Signaux fixes sans contenu : Rapportly combine entre bureaux uniquement des comptages, phases, délais de traitement, résultats techniques et paramètres de configuration non personnels préalablement autorisés afin d'améliorer le produit. Les noms, textes libres, montants, fichiers, catégories médicales, contenu source, contenu client et données personnelles sont filtrés techniquement et ne sont pas autorisés. Ces deux éléments sans contenu font partie du service et sont activés par défaut pour chaque compte ; le contenu brut du client n'est jamais utilisé ni partagé au-delà de l'organisation.

Attribution partenaire : si tu arrives via un lien partenaire, nous mémorisons avec ton consentement pendant 90 jours quel partenaire t'a référé. Le fonctionnement de ce mécanisme est décrit dans la déclaration relative aux cookies. Base juridique : consentement.

E-mail à tes clients : si tu envoies un message à un client depuis Rapportly, nous enregistrons pour ce message s'il a été remis et si un lien dans l'e-mail a été cliqué, avec l'horodatage correspondant. Ainsi, tu vois dans le dossier si ton message est bien arrivé et si ton client a effectué une action. Nous ne mesurons délibérément pas si un e-mail a été ouvert : cette mesure est devenue techniquement peu fiable car certains logiciels de messagerie préchargent automatiquement les messages, ce qui donnerait une image incorrecte dans ton dossier. Les liens dans un tel message passent par notre propre domaine link.mail.rapportly.io. Objectif : pouvoir voir ce qu'il est advenu de ton message. Base juridique : exécution du contrat. Attention : tu restes responsable vis-à-vis de ton propre client de l'informer à ce sujet.

Propositions de style : si vous fournissez une adresse de site web, une capture d’écran, un logo, un nom d’entreprise ou une description, nous traitons ces données pour proposer des couleurs et un exemple de mise en page pour votre entreprise. Le site web public indiqué et sa mise en forme sont récupérés depuis notre serveur ; nous ne transmettons pas les cookies de votre navigateur et ne nous connectons pas à un compte sur ce site. Le créateur de style n’envoie pas ces données à un fournisseur d’IA et ne les enregistre pas comme profil de style. Vous recevez trois propositions et pouvez créer un fichier d’exemple. Ce n’est que lorsque vous téléversez ensuite vous-même ce fichier ou l’enregistrez que les modalités de traitement et les durées de conservation des documents et exemples de style décrites ci-dessus s’appliquent. Un logo téléversé séparément peut être intégré au fichier d’exemple ; une capture d’écran sert uniquement à en déduire les couleurs.

3. Traitement par IA

Rapportly génère des documents à l'aide des modèles d'IA d'Anthropic. Tes données saisies sont utilisées uniquement pour créer tes documents : elles ne servent pas à entraîner des modèles d'IA et ne sont pas partagées avec d'autres utilisateurs.

Pour la conversion de l'audio en texte, nous utilisons le service Batch de Speechmatics via l'endpoint européen EU1. Ton enregistrement est utilisé uniquement pour créer ton transcript. Selon Speechmatics, l'entreprise n'utilise pas les enregistrements des clients pour l'entraînement des modèles, sauf si le client y consent explicitement.

Ne télécharge pas de documents contenant des données personnelles pour lesquelles tu n'as pas de base juridique ; nous te demandons également d'accepter cela lors de l'inscription. Conseil : rends les données saisies anonymes dans la mesure du possible, la qualité du document reste identique.

4. Conversion audio en texte

Tu peux télécharger un enregistrement audio, enregistrer un entretien directement dans l'application, ou enregistrer une réunion vidéo. Dans tous les cas, nous envoyons l'enregistrement à Speechmatics, qui en fait un texte via l'endpoint européen EU1. Si tu enregistres toi-même, l'enregistrement reste dans ton propre navigateur pendant l'enregistrement et n'est envoyé qu'après que tu as cliqué sur convertir. Pour certains types de fichiers (m4a, mp4 et webm), nous convertissons d'abord le fichier sur notre propre serveur vers un format compatible avec le modèle vocal ; il n'est envoyé qu'ensuite.

Tu peux enregistrer une réunion vidéo de deux façons : dans l'application via 'enregistrer la réunion', ou avec l'extension de navigateur Rapportly pour Chrome et Edge. L'extension fonctionne dans Google Meet, Microsoft Teams et le client web Zoom dans le navigateur. Dans les deux cas, nous mixons le son de l'onglet de réunion avec ton microphone, afin que les deux côtés de la conversation soient présents dans l'enregistrement. L'enregistrement ne démarre que lorsque tu cliques toi-même sur le bouton d'enregistrement ou l'icône de l'extension ; aucun enregistrement ne se fait jamais automatiquement. L'extension ne lit ni ne collecte de messages de chat, de listes de participants ou de contenu visuel de la page. Elle enregistre uniquement le son de l'onglet et ton microphone après que tu as démarré l'enregistrement, et envoie l'enregistrement uniquement à Rapportly, au même endroit qu'un enregistrement effectué depuis l'application.

Pendant l'enregistrement, l'extension de navigateur écrit l'audio par petites parties dans une file d'attente locale et isolée dans le navigateur. Pour chaque enregistrement, cette file d'attente conserve l'audio et les données techniques nécessaires à la récupération et au téléchargement, telles que le statut, l'heure de démarrage, la durée, la taille du fichier et le type de fichier. Si tu utilises un agenda associé, le titre du rendez-vous correspondant et une référence client interne peuvent également être conservés et envoyés avec l'enregistrement vers ton propre compte Rapportly. L'extension ne récupère pas de listes de participants ni d'adresses e-mail brutes depuis ton agenda. Sans connexion à un agenda, l'enregistrement fonctionne simplement sans ces données.

L'extension conserve temporairement ta session de connexion Rapportly dans le navigateur afin de placer l'enregistrement dans le bon compte ; cette session disparaît lorsque tu fermes le navigateur ou que tu te déconnectes. De plus, l'extension mémorise localement l'identifiant de compte interne du dernier compte Rapportly utilisé et associe chaque enregistrement en attente au compte sous lequel il a été démarré. Ainsi, un enregistrement sur un appareil partagé n'est jamais envoyé à un autre compte à l'insu de l'utilisateur. En cas de différence de compte, la file d'attente demande d'abord un choix délibéré.

Après l'arrêt, l'extension tente automatiquement de télécharger l'enregistrement vers Rapportly via une connexion chiffrée. S'il n'y a pas de session de connexion valide ou si le téléchargement échoue temporairement, l'enregistrement reste stocké localement. Le navigateur planifie alors uniquement une nouvelle tentative de téléchargement ; cela ne démarre jamais un nouvel enregistrement. La copie locale n'est supprimée qu'une fois le téléchargement réussi ou après que tu l'as toi-même consciemment retirée de la file d'attente.

Ce qu'il advient de l'enregistrement lui-même dépend de la fonctionnalité 'conserver les enregistrements'. Si elle est désactivée, le fichier n'existe que temporairement sur notre serveur pendant la conversion et est supprimé ensuite ; l'enregistrement n'est alors ni enregistré dans la base de données ni dans ton aperçu de documents. Si elle est activée, nous conservons l'enregistrement et le texte littéral avec l'entretien (stockage dans l'UE, chez Supabase à Francfort), afin que tu puisses les réécouter, les télécharger et les supprimer toi-même à tout moment. Speechmatics conserve pour le traitement Batch une copie de l'audio, du transcript et de la configuration de la tâche. Rapportly demande à Speechmatics de supprimer la tâche immédiatement après une conversion réussie. Si cela échoue, Speechmatics supprime automatiquement la tâche dans un délai de sept jours conformément à sa propre politique de conservation.

Le texte qui en résulte est conservé, de la même façon qu'un transcript que tu saisis ou colles toi-même. Le transcript apparaît dans le champ de texte à l'écran et est automatiquement sauvegardé comme brouillon, afin que tu ne perdes pas ton travail en cas de blocage ou de fermeture de ton onglet. Ce brouillon disparaît dès que tu démarres le rapport ou que tu vides le champ. Si tu démarres le rapport, le texte relève alors du 'Contenu des documents' mentionné ci-dessus.

Pour chaque conversion, nous enregistrons le fait qu'une conversion a eu lieu, avec la taille du fichier, le type de fichier, la durée, le nombre de crédits et des données techniques telles que votre adresse IP. Le contenu de l'enregistrement ou de la transcription n'y figure pas. Objectif : facturation, prévention des abus et possibilité de retrouver ce qui s'est passé.

Important pour vous en tant que conseiller : c'est vous qui décidez d'enregistrer une conversation et vous en êtes responsable. Informez les personnes avec qui vous parlez que vous enregistrez et précisez à quelle fin vous utilisez cet enregistrement, et assurez-vous d'avoir une base légale pour cela. Cela vaut tout autant pour une réunion vidéo : signalez-le à tous les participants avant de démarrer l'enregistrement. N'enregistrez pas plus que ce dont vous avez besoin.

La conservation des enregistrements est activée progressivement. Si elle est active pour votre environnement, vous verrez un bloc d'enregistrement avec des boutons de lecture, de téléchargement et de suppression lors de la conversation. Si vous ne voyez pas ce bloc, la conservation est désactivée pour votre environnement et votre enregistrement est supprimé après la conversion.

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Nous ne vendons jamais de données. Nous les partageons uniquement avec les fournisseurs nécessaires au fonctionnement de Rapportly. Les voici tous : Vercel (hébergement du site web), Railway (application et API), Supabase (base de données et connexion, avec stockage dans l'UE à Francfort), Anthropic (l'IA qui rédige vos documents), Speechmatics (conversion audio en texte via le point de terminaison européen EU1) et Resend (envoi d'e-mails, enregistrement des livraisons et des clics sur les liens dans ces e-mails). Ces fournisseurs ne sont autorisés à traiter les données que pour nous fournir leur service.

Si nous faisons appel à un nouveau fournisseur traitant des données personnelles, ou si nous en remplaçons un, nous en informons préalablement les cabinets utilisant Rapportly, afin qu'ils puissent s'y opposer. La liste actuelle est disponible sur demande via vragen@rapportly.io.

Si vous connectez votre messagerie, Rapportly utilise la connexion autorisée à Google (Gmail) ou Microsoft (Outlook) pour y créer des brouillons. Lorsque l’envoi après validation est disponible, vous l’activez séparément dans Rapportly et vérifiez pour chaque message le destinataire, les éventuelles Cci, l’objet, le texte et les pièces jointes. Après validation, Rapportly traite l’envoi dans la plage horaire configurée. Google regroupe la gestion et l’envoi des brouillons dans une même autorisation. Microsoft exige un accès en lecture et écriture pour les brouillons et une autorisation d’envoi distincte.

Dans la mesure où des données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, cela se fait sur la base d'une décision d'adéquation (comme le Cadre de protection des données UE-États-Unis) ou de clauses contractuelles types de l'UE.

L'utilisation des informations reçues via l'extension de navigateur Rapportly est conforme à la Politique relative aux données des utilisateurs du Chrome Web Store, y compris les exigences d'utilisation limitée. Rapportly utilise ces données exclusivement pour sauvegarder localement en toute sécurité l'enregistrement de réunion choisi par l'utilisateur, l'envoyer vers son propre compte Rapportly et le convertir en texte. Nous ne vendons pas ces données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires, d'évaluation de crédit ou à d'autres fins non liées. Les collaborateurs ne lisent pas le contenu, sauf si vous donnez expressément votre accord pour une demande d'assistance spécifique, si l'accès est nécessaire pour la sécurité ou si la loi l'exige.

Pour la connexion à la messagerie, nous traitons l’adresse connectée, les autorisations accordées et les jetons d’accès. Le jeton de renouvellement est stocké chiffré sur le serveur. Pour un message, nous conservons le destinataire, les éventuelles Cci, l’objet, le texte, les références des pièces jointes, la référence du brouillon ou du message chez le fournisseur et l’état du traitement. Nous transmettons le contenu et les pièces jointes sélectionnés au fournisseur pour créer le brouillon puis l’envoyer après validation. Cette fonction d’e-mail client ne récupère pas les messages de votre boîte de réception. L’état Envoyé confirme l’acceptation par le fournisseur, pas la réception ou la lecture.

Rapportly utilise les informations reçues des API Google uniquement pour les fonctions visibles que vous choisissez, conformément à la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Nous ne vendons pas ces données et ne les utilisons ni pour la publicité, ni pour l’évaluation de solvabilité, ni pour entraîner des modèles généraux d’IA. L’accès humain est limité à l’assistance expressément autorisée, aux besoins de sécurité nécessaires ou à une obligation légale. Les fournisseurs techniques mentionnés ci-dessus traitent ces données uniquement pour fournir et sécuriser ces fonctions.

6. Combien de temps conservons-nous les données ?

Tant que votre compte est actif, nous conservons vos données afin que vous puissiez relire et réutiliser vos documents. Si vous supprimez un document ou un client, ce contenu disparaît de l'application. Si vous souhaitez faire supprimer votre compte et vos données, envoyez un e-mail à vragen@rapportly.io ; nous supprimerons alors vos données des systèmes actifs, après quoi elles disparaîtront également des sauvegardes conformément à notre calendrier de sauvegarde.

Enregistrements audio : un enregistrement de l'extension de navigateur non encore téléchargé reste en file d'attente locale jusqu'à ce que le téléchargement réussisse ou que vous le supprimiez vous-même. Après un téléchargement réussi, l'extension efface l'enregistrement local. Si 'conserver les enregistrements' est désactivé dans Rapportly, la copie serveur n'existe que pendant la conversion et est ensuite supprimée. Si cette option est activée, nous conservons l'enregistrement et le texte associé avec la conversation jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou jusqu'à la suppression de votre compte. La transcription dans le champ de texte est conservée tant que vous l'utilisez, de même que le texte que vous collez vous-même : en tant que brouillon sauvegardé automatiquement jusqu'à ce que vous démarriez le rapport ou vidiez le champ, puis en tant que partie de votre document. Si vous n'finalisez jamais un brouillon, il reste en place jusqu'à ce que vous vidiez le champ ou que votre compte soit supprimé ; faites-le nous savoir si vous souhaitez que nous le retirions plus tôt.

Les e-mails envoyés aux clients et leur statut (livré, cliqué) sont conservés avec la conversation correspondante dans le dossier, aussi longtemps que votre compte existe ou jusqu'à ce que vous supprimiez cette conversation.

Les données que nous sommes légalement tenus de conserver plus longtemps (comme les factures, obligation de conservation fiscale de 7 ans) ainsi que l'enregistrement de vos accords d'inscription et de la base de service Rapportly en vigueur sont conservés aussi longtemps que cette obligation ou nécessité le requiert.

Vous pouvez déconnecter votre messagerie dans Mon compte → Connexions. Rapportly supprime alors les identifiants de connexion conservés. Vous pouvez aussi révoquer l’accès chez Google ou Microsoft. Vérifiez au préalable si des messages validés attendent dans la file d’envoi. La déconnexion ne supprime ni l’historique dans Rapportly ni les brouillons et messages envoyés déjà présents chez le fournisseur. Pour supprimer des données dans Rapportly, les possibilités et durées décrites ci-dessus s’appliquent. Vous gérez les données de messagerie chez votre fournisseur.

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Les connexions sont chiffrées (https). Les données sont cloisonnées par organisation, y compris au niveau de la base de données (sécurité au niveau des lignes). La vérification en deux étapes est disponible pour tous les comptes Rapportly et est facultative par défaut. Un administrateur d'équipe peut rendre la vérification en deux étapes obligatoire pour toute l'équipe. L'accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin.

8. Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les effacer, d'en limiter le traitement et d'en demander la portabilité, et vous pouvez vous opposer au traitement. Le consentement donné (par exemple pour l'attribution partenaire) peut être retiré à tout moment ; cela ne remet pas en cause le traitement antérieur.

Envoyez votre demande à vragen@rapportly.io ; nous répondrons dans un délai d'un mois. Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies et stockage local

Avec votre accord, nous envoyons à Meta les visites des pages publiques et des données du navigateur, dont votre adresse IP, pour mesurer la publicité. Meta peut utiliser des cookies et associer les visites à votre compte. Aucun contenu client n’est partagé. Votre choix est valable 90 jours et révocable dans les paramètres des cookies. Avec le même accord, nous signalons aussi que votre inscription est terminée, sans envoyer votre nom, votre adresse e-mail ni les coordonnées de votre entreprise. Ce qui est effectivement stocké dans votre navigateur (connexion, choix de langue et, uniquement avec votre consentement, le code partenaire) est expliqué en détail dans la déclaration relative aux cookies. Si vous utilisez l'extension de navigateur, celle-ci conserve également en local : votre session de connexion temporaire, l'identifiant de compte interne du dernier compte Rapportly utilisé, si vous avez déjà autorisé le microphone, si un enregistrement est en cours, si vous souhaitez encore voir le rappel dans Meet, Teams et Zoom, ainsi que la file d'attente des enregistrements en attente de téléchargement. Cette file d'attente contient l'audio et les informations nécessaires à la reprise et au téléchargement : statut, heure, durée, taille, type de fichier, association de compte et éventuellement le titre du rendez-vous ou la référence interne du client. Une alarme de navigateur ne conserve pas de données personnelles supplémentaires ; elle planifie simplement une nouvelle tentative de téléchargement pour un élément existant de la file d'attente.

10. Modifications

Si le contenu de cette déclaration change, nous mettons à jour le numéro de version et la date en haut de la page et signalons les changements importants dans l’application. La version 2.0 s’applique à partir du 2026-10-01 et désigne Rapportly B.V. comme société responsable et vragen@rapportly.io comme adresse de contact.