Conditions générales

1. Qui nous sommes et de quoi il s'agit

Rapportly est le logiciel et les services associés sur rapportly.io et rapportly.nl, un produit d'Rapportly B.V., inscrite à la Chambre de Commerce. Dans ces conditions, nous nous désignons par 'nous' et le client par 'tu'.

Ces conditions s'appliquent dès que tu crées un compte ou souscris un abonnement. Si des accords sur mesure ont été conclus, par exemple dans le cadre d'un trajet Enterprise, ce qui y est consigné par écrit prévaut sur ces conditions.

Des conditions de partenariat distinctes s'appliquent à la participation au programme partenaire.

2. Usage professionnel, pas de droit de rétractation de 14 jours

Rapportly est fourni exclusivement à des fins professionnelles, aux entreprises et aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Nous ne livrons pas aux consommateurs.

Le droit légal de rétractation de 14 jours s'applique aux consommateurs. Comme tu achètes en tant que client professionnel, ce droit de rétractation ne s'applique pas ici. Nous appliquons à la place la fenêtre de courtoisie prévue à l'article 7.

Tu déclares lors de la souscription que tu agis à titre professionnel. Nous pouvons nous fier à cette déclaration et avons le droit de demander un numéro d'immatriculation ou un numéro de TVA.

3. Compte, utilisateurs et gestion d'équipe

Tu crées un compte pour ton organisation. L'administrateur invite des collègues et peut également leur révoquer l'accès. Les identifiants de connexion sont personnels et ne sont pas destinés à être partagés ; tu es responsable de ce qui se passe sous les comptes de ton organisation.

Avec Pro et Pro+, tu paies par place utilisateur par mois. Le nombre de places souscrites détermine combien de collègues peuvent avoir accès simultanément. Si toutes les places sont occupées, tu ne peux inviter un collègue supplémentaire qu'après avoir augmenté le nombre de places.

Si tu étends ton abonnement en cours de période, cela prend effet immédiatement et notre prestataire de paiement calcule la différence au prorata de la période restante. Si tu retires un membre de l'équipe, sa place se libère pour un autre collègue ; le nombre de places souscrites et donc le prix ne changent que si tu réduis toi-même ce nombre. Si tu le réduis, la période restante génère un avoir qui est déduit de la prochaine facture et qui n'est pas remboursé en espèces.

Nous pouvons bloquer temporairement un compte en cas d'abus, de retard de paiement ou si l'utilisation met en danger la sécurité ou la disponibilité pour d'autres. Nous t'en informons au préalable, sauf si la nature de la situation ne le permet pas.

4. Tarifs et TVA

Tous les montants que nous indiquons sont hors TVA, sauf mention contraire explicite. Les tarifs en vigueur figurent sur la page des tarifs.

Avec Pro et Pro+, le tarif est calculé par utilisateur par mois. En cas de paiement annuel, la remise mentionnée sur la page des tarifs s'applique par rapport au paiement mensuel.

Nous pouvons modifier nos tarifs. Toute modification de tarif est annoncée au moins 30 jours à l'avance par e-mail et prend effet lors du prochain renouvellement de ton abonnement. Si tu n'es pas d'accord, tu peux résilier avant la date d'entrée en vigueur, pour la fin de la période en cours. Pour un abonnement annuel en cours, le nouveau tarif ne s'applique qu'à la prochaine période annuelle.

Une modification qui suit uniquement un changement légal, comme une modification du taux de TVA, peut être appliquée sans ce délai de préavis.

5. Paiement et prélèvement

Le paiement s'effectue via notre prestataire de paiement. Tu paies à l'avance : mensuellement pour un abonnement mensuel, annuellement pour un abonnement annuel. La facture est disponible dans le portail client.

Tu nous autorises à prélever automatiquement le montant de l'abonnement sur le mode de paiement que tu as renseigné. Veille à ce qu'il reste valide.

Si un paiement échoue, nous réessayons et tu reçois un message te demandant de régulariser la situation dans les 14 jours. Si le paiement reste absent après ce délai, nous pouvons suspendre l'accès et résilier l'abonnement. Les frais que nous devons raisonnablement engager à cet effet sont à ta charge.

6. Durée, résiliation et changement de plan

Un abonnement mensuel court mois par mois et peut être résilié chaque mois. Tu résiles toi-même dans le portail client, sans préavis et sans avoir à nous envoyer un e-mail. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : jusqu'à cette date, tu conserves l'accès, ensuite l'abonnement s'arrête et nous ne prélevons plus rien. Aucun remboursement n'est effectué pour la période en cours.

Un abonnement annuel court jusqu'à la fin de la période annuelle. Tu peux résilier en cours de période pour la fin de celle-ci ; l'abonnement s'arrête alors à la date de renouvellement. Le remboursement anticipé d'une année déjà payée n'est pas possible, sauf dans les cas prévus à l'article 7.

Si tu ne résilie pas, l'abonnement se renouvelle tacitement pour la même période.

Il est possible de passer à un plan payant supérieur ou inférieur en cours de période. La modification prend effet immédiatement et la différence est calculée au prorata de la période restante : en cas de montée en gamme, tu paies la différence ; en cas de descente en gamme, un avoir est créé et déduit de la prochaine facture. Cet avoir n'est pas remboursé en espèces.

Revenir au plan gratuit n'est pas une descente en gamme mais une résiliation. Tu la gères dans le portail client et cela fonctionne comme décrit ci-dessus : tu conserves l'accès jusqu'à la fin de la période payée.

Nous pouvons résilier l'abonnement nous-mêmes avec un préavis de deux mois. Si nous arrêtons avant la fin d'une période que tu as déjà payée, nous remboursons la partie non utilisée au prorata.

7. Remboursement et courtoisie

Comme nous livrons à des professionnels, il n'existe pas de droit légal au remboursement. Nous appliquons toutefois une fenêtre de courtoisie : si tu n'es pas satisfait dans les 30 jours suivant ton premier paiement, tu peux demander le remboursement de ce premier paiement par e-mail. Nous examinons cette demande de manière raisonnable et, si elle est accordée, procédons au remboursement sur le mode de paiement utilisé.

La fenêtre de 30 jours est valable une seule fois, par organisation, et uniquement pour le tout premier paiement d'un abonnement. Elle ne s'applique pas aux renouvellements, aux périodes ultérieures, aux utilisateurs supplémentaires ni aux ajouts ponctuels. Une demande de remboursement accordée entraîne la fin de l'abonnement et l'arrêt de l'accès.

Par ailleurs, nous remboursons naturellement tout montant facturé à tort, par exemple en cas de double prélèvement ou d'un nombre d'utilisateurs incorrect. Signale-le dans un délai raisonnable après avoir pu consulter la facture.

8. Crédits et forfaits mensuels

Les plans payants incluent un forfait mensuel de crédits, crédité à chaque facture payée. Chaque document généré coûte des crédits, selon le type de document, sa longueur et le niveau de qualité choisi. Le coût d'un document est visible dans l'application et sur la page des tarifs. Avec Pro et Pro+, le forfait s'applique par place utilisateur. Le plan gratuit ne comprend pas de forfait mensuel : il dispose d'un solde de démarrage unique et d'une limite sur le nombre de documents par jour.

Les crédits non utilisés n'expirent pas actuellement en fin de mois. Ce qu'il te reste est conservé sur ton solde et le nouveau forfait mensuel vient s'y ajouter. Nous pouvons à l'avenir y associer une durée de validité ; une telle modification sera annoncée conformément à l'article 14.

Si tu passes à un plan avec un forfait moins important, ton solde existant est conservé et seul le nouveau forfait mensuel est réduit. Si tu résilie, ton compte revient au plan gratuit à la fin de la période payée : le solde restant est conservé et peut être utilisé dans les limites du plan gratuit, mais aucun nouveau forfait mensuel n'est crédité.

Les crédits n'ont pas de valeur monétaire, ne sont pas transférables et ne sont ni remboursés ni compensés en argent. Un remboursement en vertu de l'article 7 porte sur le montant de l'abonnement payé, et non sur les crédits consommés ou restants.

Tu peux définir un plafond mensuel dans l'application pour garder le contrôle sur ta consommation. Si tu atteignons ce plafond, la génération s'arrête jusqu'au mois suivant. Le plafond est ton propre paramètre et ne modifie pas le prix de ton abonnement.

9. Disponibilité, maintenance et modifications du service

Nous faisons de notre mieux pour maintenir Rapportly disponible et utilisable, mais nous ne garantissons pas un taux de disponibilité spécifique. La maintenance, les pannes chez nos fournisseurs et les problèmes de réseau peuvent entraîner des interruptions. La maintenance planifiée est annoncée à l'avance dans la mesure du possible et programmée autant que possible en dehors des heures de bureau.

Rapportly est un service en constante évolution. Nous pouvons ajouter, modifier et supprimer des fonctionnalités. Si une fonctionnalité essentielle à ton utilisation est supprimée, nous t'en informons au préalable et tu peux résilier à la date d'entrée en vigueur du changement.

Nous faisons appel à des sous-traitants, notamment pour l'hébergement, la reconnaissance vocale et les modèles de langage. Nous pouvons remplacer un sous-traitant, à condition que le niveau de protection de tes données reste comparable.

10. Résultat IA : tu restes responsable du contenu

Rapportly génère des textes avec l'IA. Tout ce que Rapportly produit est un brouillon : un outil que tu vérifies, complètes et corriges avant de l'utiliser, de l'enregistrer dans un dossier ou de l'envoyer à un client.

Le résultat de l'IA peut contenir des inexactitudes, omettre des informations ou formuler les choses différemment de ce que tu souhaitais. Nous ne garantissons pas que le résultat soit correct, complet ou adapté à ta situation spécifique, et ce résultat ne constitue pas un conseil de notre part à toi ou à ton client.

Tu restes seul responsable du contenu de tes conseils, rapports et dossiers, ainsi que du respect des règles applicables à ta profession, notamment ton devoir de diligence et les exigences de l'autorité de surveillance. Rapportly n'assume pas cette responsabilité et n'intervient pas en tant que conseiller auprès de tes clients.

Nous n'entraînons aucun modèle d'IA sur ton matériel. La manière dont nous traitons les données est décrite dans la déclaration de confidentialité.

11. Ton matériel et notre propriété intellectuelle

Ce que tu saisis reste à toi : transcriptions, enregistrements, documents, exemples et profils de style. Les documents que tu crées avec Rapportly t'appartiennent également et tu es libre de les utiliser, de les modifier et de les diffuser. Nous utilisons ton matériel uniquement pour exécuter le service en ton nom.

Le logiciel, le site web, la marque et le logo de Rapportly restent notre propriété ou celle de nos concédants de licence. Tu bénéficies, pour la durée de l'abonnement, d'un droit d'utilisation non exclusif et non transférable. Il est interdit de reproduire, décompiler, revendre ou mettre à disposition de tiers Rapportly en tant que service propre.

Veille à être autorisé à utiliser le matériel que tu saisis. Tu garantis que ce que tu saisis ne porte pas atteinte aux droits de tiers.

12. Données et confidentialité

La manière dont nous traitons les données personnelles, la nature de ces données et la durée de leur conservation sont décrites dans la déclaration de confidentialité sur ce site.

Les informations produit sans contenu et les schémas de configuration non personnels font partie intégrante de tout compte Rapportly et sont activés par défaut. Rapportly peut agréger ces signaux strictement délimités entre agences afin d'améliorer le service.

Ces signaux se composent exclusivement de comptages préalablement autorisés, de phases, de délais de traitement, de résultats techniques et de paramètres non personnels. Les noms, textes libres, montants, fichiers, catégories médicales, contenu source, contenu client et autres données personnelles en sont exclus. Le contenu brut des clients n'est jamais utilisé ni partagé entre organisations.

Cette base de service ne dispose pas d'option de désactivation. Si tu ne souhaites pas ces éléments essentiels, ne crée pas de compte ou d'abonnement. En cas de modification substantielle ultérieure, tu pourras résilier avant la date d'entrée en vigueur conformément à l'article 14.

Si tu traites des données personnelles de tes propres clients via Rapportly, tu en es le responsable du traitement et nous en sommes le sous-traitant. Un accord de traitement des données s'applique à cet effet ; il peut être demandé via vragen@rapportly.io. En cas de contradiction concernant le traitement des données personnelles, l'accord de traitement des données prévaut sur les présentes conditions.

À la fin de l'abonnement, tu peux exporter tes documents. Fais-en la demande à temps : à l'expiration des délais de conservation prévus dans la déclaration de confidentialité, nous ne serons plus en mesure de restituer les données.

13. Responsabilité

Notre responsabilité par événement, et au total par année civile, est limitée au montant que tu nous as payé au titre de l'abonnement au cours des 12 mois précédant l'événement, avec un minimum égal au montant que notre assureur indemnise dans ce cas.

Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, tels que le manque à gagner, les économies manquées, le préjudice de réputation, la perte de données ou les dommages résultant d'une utilisation non vérifiée du résultat de l'IA.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou d'imprudence délibérée de notre part.

Une réclamation est prescrite si tu ne nous la notifies pas par écrit dans les 12 mois suivant la découverte du dommage, ou à compter du moment où tu aurais raisonnablement pu le découvrir.

14. Modification des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Toute modification significative sera annoncée au moins 30 jours à l'avance par e-mail ou dans l'application, avec indication de la date d'entrée en vigueur.

Si tu n'acceptes pas une modification, tu peux résilier avant la date d'entrée en vigueur à cette même date. Si tu continues à utiliser Rapportly après cette date, les nouvelles conditions s'appliquent.

La page indique toujours le numéro de version et la date de la version en vigueur à ce moment-là.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions et l'utilisation de Rapportly sont régies par le droit néerlandais.

Si nous ne parvenons pas à un accord, nous soumettons le litige au tribunal compétent dans l'arrondissement du siège social d'Rapportly B.V. Nous te demandons de prendre contact avec nous au préalable via vragen@rapportly.io, afin que nous puissions, dans la plupart des cas, trouver une solution ensemble.

Si une disposition des présentes conditions est invalide, les autres dispositions restent en vigueur et nous remplaçons la disposition invalide par une disposition valide s'en approchant le plus possible dans sa portée.