Het gesprek was goed, de klant is enthousiast en je hebt een paar dingen toegezegd. Dan begint het echte werk: een verslag voor het dossier, een mailtje naar je collega die iets moet regelen en een nette opvolgmail aan de klant. Drie teksten over hetzelfde gesprek, die je vaak pas 's avonds schrijft. In dit artikel lees je hoe je ze in één keer als concept laat maken.
Drie documenten, één gesprek
Na bijna elk gesprek heb je dezelfde drie uitwerkingen nodig:
- Een kort verslag voor jezelf, je dossier of je klantmap.
- Een interne mail aan een collega of team: wat is er besproken en wie pakt wat op.
- Een mail aan de klant met een samenvatting, de afspraken en de vervolgstappen.
Het lastige is niet het typen, maar dat je dezelfde informatie drie keer anders opschrijft. En juist dan glipt er een toezegging tussendoor.
In Rapportly heet de combinatie van deze drie een gespreksbundel. Je levert het gesprek één keer aan en krijgt drie aparte concepten terug, elk geschreven voor de eigen lezer.
Wat heb je nodig?
De bundel werkt op basis van wat er gezegd is. Dat kan op een paar manieren:
- een opname van het gesprek die je in Rapportly hebt gemaakt en laten omzetten naar tekst;
- een transcript of gesprekstekst die je zelf plakt, bijvoorbeeld uit je eigen aantekeningen;
- documenten die bij het gesprek horen.
Heb je het gesprek al eerder opgenomen? Dan kies je het gewoon terug via Kies bestaand materiaal. Lees het transcript wel even na voordat je het als bron gebruikt: controleer namen, vaktermen en of er geen stukken missen. Meer over opnemen en omzetten lees je op onze pagina over spraak naar tekst.
Zo maak je een gespreksbundel
- Open op Start de optie Verslag + opvolgmail.
- Voeg bij de stap Invoer het transcript, de gesprekstekst of documenten toe, of gebruik Kies bestaand materiaal.
- Klik Verder naar instellingen. Vul bij Klant of onderwerp een herkenbare titel in en kies desgewenst een klantmap, zodat alles later bij elkaar staat.
- Controleer de primaire taal en, als je die nodig hebt, een tweede taal. Kijk ook welke werkwijze is gekozen. Via Hoe wil je je document laten maken? en Zelf aanpassen kun je een ander kwaliteitsniveau kiezen.
- Klik Maak gespreksbundel.
Daarna krijg je het verslag, de interne mail en de klantmail als drie afzonderlijke resultaten.
Controleren: dit is jouw werk, en dat blijft het
Rapportly maakt een concept, geen eindproduct. Jij was bij het gesprek en jij weet wat er is afgesproken. Daarom loop je de drie resultaten na voordat er iets naar buiten gaat. Een praktische volgorde:
Checklist voor je de bundel gebruikt
- Verslag eerst. Lees het verslag tegen het gesprek na. Klopt de kern, staan de juiste namen en bedragen erin?
- Acties en toezeggingen. Staat elke toezegging erin, en geen toezegging die je níet hebt gedaan?
- Interne mail. Is duidelijk wie wat oppakt?
- Klantmail. Klopt de toon, de ontvanger en de bijlage?
- Pas aan waar nodig en deel of verstuur pas daarna.
Van concept naar verzonden mail
De klantmail wordt niet automatisch verstuurd. Je bepaalt zelf wanneer en hoe die de deur uitgaat.
De standaardroute is Zet klaar als concept. Je downloadt dan een mailbestand dat je opent in je mailprogramma. Daar vul je de ontvanger in, controleer je onderwerp, tekst en bijlagen en verstuur je de mail zelf. Let op: zo'n gedownload conceptbestand komt niet vanzelf in je mailbox terecht, je opent het zelf.
Gebruikt je organisatie een mailboxkoppeling, dan kan Rapportly een concept direct in je mailbox klaarzetten. De Gmail-koppeling is in bèta en niet voor ieder account of pakket beschikbaar. Ook dan controleer en verstuur je zelf.
Heb je in het gesprek een brochure of prijslijst beloofd? Rapportly kan passende bijlagen voorstellen uit je eigen vaste documenten. Ook die functie is afhankelijk van je pakket, en je controleert altijd zelf welke bijlage meegaat.
Waarom dit tijd scheelt
Omdat de drie teksten uit één bron komen, sluiten ze op elkaar aan. En doordat je direct na het gesprek een concept hebt, schrijf je de opvolging terwijl het gesprek nog vers is.
Werk je met vaste klanten? Kies dan steeds dezelfde klantmap, zodat verslagen en mails per klant bij elkaar staan. Zie ook /voor/accountmanagers. Wil je vooral weten wat er in een goed gespreksverslag hoort, kijk dan op gespreksverslag maken.
Wil je weten hoeveel tijd jij kwijt bent aan uitwerken? Reken het na met de besparingscalculator.