Het gesprek levert de aanleiding en wensen
Neem het gesprek op, upload de audio of plak je aantekeningen. Rapportly haalt de vraag van de klant, de besproken onderdelen en de afspraken uit het gesprek.
Offerte opstellen
Van klantgesprek naar een kloppende offerte
Een goede offerte begint bij het gesprek: wat wil de klant, wat heb je besproken en wat ga je leveren. Rapportly zet dat gesprek om in een persoonlijke offerte in je eigen huisstijl. De tekst schrijft Rapportly met AI. De bedragen, btw en totalen rekent een vaste rekenlaag uit, zonder AI. Zo krijg je snelheid en een offerte die klopt.
Waarom een offerte direct na het gesprek beter werkt
Direct na het gesprek weet je nog precies wat de klant belangrijk vond. Wacht je een paar dagen, dan wordt de offerte algemener en mist de klant zijn eigen woorden. Een offerte die aansluit op het gesprek laat zien dat je hebt geluisterd. De klant leest niet alleen een prijslijst, maar ziet waarom juist deze aanpak past bij zijn vraag.
Wat hoort er in een offerte?
Een complete offerte bevat in ieder geval deze onderdelen:
- Offertenummer, datum en geldigheidsduur
- De vraag of situatie van de klant, in eigen woorden
- Je aanpak en wat de klant concreet krijgt
- De investering per onderdeel, met btw en totaal
- Betalingsvoorwaarden en planning
- Een duidelijke volgende stap, zoals akkoord geven of een vervolgafspraak
Zo maak je de offerte met Rapportly
Je prijslijst en voorwaarden leveren de bedragen
Prijzen komen alleen uit het gesprek of uit je eigen prijslijst. Ontbreekt een prijs, dan zet Rapportly PM neer en nooit een verzonnen bedrag. Offertenummer, datum, geldigheid en betalingscondities worden automatisch ingevuld.
Je eigen huisstijl en vaste teksten
Je uploadt een offerte die je al goed vindt. Rapportly neemt de opbouw, toon en uitstraling over. Je downloadt de offerte als Word of PDF, klaar om te controleren en te versturen.
AI schrijft, maar rekent niet
Een mooie tekst met een onbetrouwbare rekensom is gevaarlijk. Daarom berekent Rapportly regelbedragen, btw en totalen met een vaste rekenlaag in plaats van met AI. De AI schrijft alleen de tekst eromheen. Jij bevestigt de bedragen en de inhoud voordat je de offerte deelt.
Offerte voorbeeld
Zo ziet een offerte eruit die Rapportly maakt: met offertenummer, geldigheid, de vraag van de klant, de aanpak, een investeringstabel met totaal en de betaalmomenten. Fictief voorbeeld van Bureau Morgenstap voor Voorbeeldbedrijf De Kade, gemaakt met Rapportly.
Download het offerte voorbeeld (pdf)
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn eigen prijslijst gebruiken?
Ja. Je bewaart je prijslijst in Rapportly. Bedragen in de offerte komen alleen uit die prijslijst of uit wat in het gesprek is afgesproken.
Hoe gaat het met btw en totalen?
Regelbedragen, btw en totalen worden met een vaste rekenlaag berekend, niet door AI. Zo kloppen de totalen altijd met de regels.
Wat gebeurt er als een prijs ontbreekt?
Dan zet Rapportly PM neer en markeert het zichtbaar. Er wordt nooit een bedrag verzonnen.
In welk pakket zit de Offerte-maker?
De Offerte-maker is onderdeel van Pro. Je kunt gratis beginnen en daarna overstappen.
Wordt mijn data gebruikt om AI te trainen?
Nee. Rapportly gebruikt jouw voorbeelden, transcripten en documenten alleen om jouw uitwerkingen te maken en deelt ze niet met andere gebruikers. Lees meer op de pagina Veiligheid.
Maak je volgende offerte in minuten.
Upload een offerte die je goed vindt en laat Rapportly de volgende schrijven op basis van je klantgesprek.