Inspreken na de afspraak
Neem het gesprek op of spreek na afloop een korte voicememo in op je telefoon. Je kunt ook je aantekeningen typen of plakken.
Bezoekverslag
Je bezoekverslag klaar voordat je weer thuis bent
Na een klantbezoek wacht nog het verslag, de opvolgmail en de update in je CRM. Met Rapportly spreek je na de afspraak een voicememo in of neem je het gesprek op. Rapportly maakt het bezoekverslag, een concept-opvolgmail en de actiepunten tegelijk.
Wat staat er in een goed bezoekverslag?
- Klant, datum en wie er aanwezig waren
- De aanleiding van het bezoek
- Wat de klant nodig heeft of zoekt
- Wat je hebt besproken en toegezegd
- Kansen en aandachtspunten
- Vervolgacties met eigenaar en datum
Van voicememo naar verslag in drie stappen
Verslag, opvolgmail en actiepunten tegelijk
Rapportly maakt het bezoekverslag voor je dossier, een concept-opvolgmail in jouw toon en een lijst met actiepunten. Zeg je een brochure of prijslijst toe, dan stelt Rapportly het passende bestand voor als bijlage (vanaf Pro+).
Doorzetten naar je CRM
Met Zapier of de API zet je een afgerond verslag automatisch door naar je CRM, spreadsheet of teamkanaal. De Zapier-koppeling is beschikbaar als invite-bèta vanaf Pro+.
Voor salesteams: elk bezoek op dezelfde manier vastgelegd
Met een teamstijl legt iedereen bezoeken in dezelfde opbouw vast. Alles staat per klant bij elkaar: gesprekken, documenten en open acties. Zo zie je direct wat de volgende stap is, ook als een collega het bezoek deed.
Voorbeeld van een verslag
Een verslag met status, versie, aanwezigen, besproken punten, besluiten en actiepunten, in een formele opmaak. Fictief voorbeeld van Bureau Morgenstap voor Voorbeeldbedrijf De Kade, gemaakt met Rapportly.
Download het voorbeeldverslag (pdf)
Veelgestelde vragen
Welke CRM's werken ermee?
Via Zapier koppel je Rapportly aan de apps die Zapier ondersteunt, waaronder veel CRM's. Een technische beheerder kan ook rechtstreeks de API en beveiligde webhooks gebruiken.
Kan ik ook typen in plaats van inspreken?
Ja. Je kunt je aantekeningen typen of plakken. Rapportly maakt er hetzelfde verslag, dezelfde mail en dezelfde actiepunten van.
Wordt de opvolgmail automatisch verstuurd?
Nee. De mail blijft een concept tot jij hem controleert en verstuurt. Met de Gmail-koppeling (bèta) zet Rapportly het concept klaar in je mailbox.
Mag ik een klantgesprek opnemen?
Vertel altijd vooraf dat je opneemt en waarvoor je de opname gebruikt. Bij zakelijke gesprekken verwerk je persoonsgegevens, dus de AVG vraagt dat je deelnemers informeert en een geldige reden hebt. Dit is geen juridisch advies; twijfel je, vraag het dan na bij je privacyadviseur.
Wat kost het?
Je kunt gratis beginnen. Bekijk de pakketten en wat erin zit op de prijzenpagina.
Minder typen na elk bezoek.
Spreek je volgende bezoek in en laat Rapportly het verslag en de opvolgmail maken.