Naar de inhoud

Handleidingen

Gespreksbundel en klantmail

Een gespreksbundel combineert een kort verslag, een interne mail en een conceptmail aan de klant.

In het kort

Een gespreksbundel maken

  1. Open Verslag + opvolgmail op Start.
  2. Voeg een transcript, gesprekstekst of documenten toe. Je kunt ook Kies bestaand materiaal gebruiken.
  3. Klik Verder naar instellingen. Geef desgewenst een onderwerp en klantmap op.
  4. Controleer primaire taal, eventuele tweede taal en de gekozen werkwijze.
  5. Klik Maak gespreksbundel. Lees de drie resultaten na en controleer elke toezegging, ontvanger en bijlage voordat je de klantmail klaarzet of verzendt.

Passende bijlagen bij de klantmail

Vaste brochures en prijslijsten kunnen bij een toezegging in een gesprek als passende bijlage worden voorgesteld.

  1. Open Bibliotheek, Vaste documenten en voeg de bestanden met duidelijke namen toe.
  2. Maak een gespreksbundel waarin de toezegging aan de klant terugkomt.
  3. Controleer onder Toegezegd in dit gesprek welke bestanden Rapportly voorstelt. Een ontbrekend bestand blijft onder Nog aan te leveren zichtbaar.
  4. Zet de klantmail klaar als concept en controleer tekst, ontvanger en bijlagen. Je kunt bestanden ook los downloaden.
  5. Verwijder een onjuiste bijlage en verstuur de mail pas nadat je alles hebt nagekeken.

Let op. Een gedownload conceptbestand komt niet automatisch in de mailbox. Zet de mail daarom klaar via een gekoppelde mailbox of verstuur hem zelf.

Taken

Een gespreksbundel maken

Opties: Transcript plakken · bestaand materiaal · instellingen

  1. Open Start, Verslag + opvolgmail.
  2. Plak de gesprekstekst of kies bestaand materiaal.
  3. Ga naar Instellingen, kies een titel, eventuele klantmap en uitvoertaal.
  4. Maak de bundel en controleer verslag, interne mail en klantmail afzonderlijk.

Bestaand materiaal aan een gespreksbundel toevoegen

Opties: Bestaande opname · gesprekstekst

  1. Open de stap Invoer en kies Kies bestaand materiaal.
  2. Selecteer de juiste opname of bron uit jouw toegankelijke materiaal.
  3. Controleer de gekozen tekst voordat je naar Instellingen gaat.

Titel, klantmap en taal instellen

Opties: Klant of onderwerp · klantmap · primaire taal · tweede taal

  1. Ga vanuit Invoer naar Instellingen.
  2. Vul Klant of onderwerp in en kies desgewenst een klantmap.
  3. Kies de primaire taal en zet een tweede taal aan als die beschikbaar en nodig is.
  4. Controleer de samenvatting van de taalkeuze voordat je de bundel maakt.

Kwaliteitsniveau van een gespreksbundel kiezen

Opties: Kosten · kwaliteit · Zelf aanpassen

  1. Open bij Instellingen Hoe wil je je document laten maken? en kies Zelf aanpassen.
  2. Vergelijk de beschikbare niveaus voor kosten en aandacht voor de tekst.
  3. Kies het niveau dat bij het doel past en controleer daarna de getoonde keuze.
  4. Start pas wanneer bron en instellingen kloppen.

Verslag en mails na de verwerking controleren

Opties: Verslag · interne mail · klantmail · toezeggingen

  1. Open het resultaat van de afgeronde gespreksbundel.
  2. Lees eerst het verslag tegen het gesprek na.
  3. Controleer acties, toezeggingen en ontvangers in de interne en externe mail.
  4. Pas fouten aan en deel of verstuur pas het gecontroleerde resultaat.

Passende bijlagen bij een klantmail controleren

Opties: Voorgestelde bijlagen · nog aan te leveren · verwijderen

  1. Zet de juiste bestanden eerst klaar onder Bibliotheek, Vaste documenten.
  2. Maak de gespreksbundel met de toezegging uit het gesprek.
  3. Controleer Toegezegd in dit gesprek en Nog aan te leveren.
  4. Verwijder onjuiste bijlagen en controleer de mail voordat je hem klaarzet.

Een klantmail als concept klaarzetten

Opties: Conceptbestand downloaden · bijlagen los downloaden

  1. Open de gecontroleerde klantmail van een gespreksbundel.
  2. Kies Zet klaar als concept en open het gedownloade mailbestand in een geschikt mailprogramma.
  3. Vul de ontvanger in en controleer onderwerp, tekst en bijlagen.
  4. Verstuur pas vanuit je mailprogramma na die controle.

Wat je ziet, kan afhangen van je rol, je pakket en de koppelingen van je organisatie. Controleer ieder gemaakt concept voordat je het deelt of verstuurt.