Naar de inhoud

Handleidingen

Klantmappen en veilig delen

Een klantmap bundelt contactgegevens, rapporten en gespreksbundels. Klanttoegang en documentvrijgave zijn afzonderlijke keuzes.

In het kort

  1. Open Klanten. Zoek een bestaande map of klik Nieuwe klantmap.
  2. Vul de naam in en maak de map. Open daarna Contact om de contactgegevens te beheren.
  3. Gebruik Aanleveren voor een innameadres of een veilige aanleverlink, als dit voor de organisatie beschikbaar is.
  4. Gebruik Klantinlog om een klant uit te nodigen. De klant ziet standaard niets uit de map; geef documenten per stuk vrij via Delen met klant.
  5. Controleer na vrijgave wat zichtbaar is. Trek een link of vrijgave in zodra die niet meer nodig is.

Let op. Gebruik geen echte klantmap voor een oefening. Een klantportaal of aanleverlink kan van het pakket afhangen.

Taken

Een klantmap maken

Opties: Nieuwe klantmap · contactgegevens

  1. Open Klanten en kies Nieuwe klantmap.
  2. Vul de klantnaam in en maak de map.
  3. Open de map en vul contactgegevens pas in als die voor jouw werk nodig zijn.
  4. Controleer dat werk bij de juiste klantmap terechtkomt.

Een klantmap terugvinden

Opties: Zoeken · map openen

  1. Open Klanten en gebruik het zoekveld.
  2. Controleer de gevonden naam en open de juiste map.
  3. Gebruik de tabbladen voor contact, materiaal, aanleveren of toegang.

Klantgegevens bijwerken

Opties: Contact · e-mailadres

  1. Open de juiste klantmap en kies Contact.
  2. Werk alleen de benodigde contactgegevens bij.
  3. Controleer de opgeslagen gegevens voordat je een uitnodiging of mail gebruikt.

Stukken via een klantgebonden e-mailadres ontvangen

Opties: Inname-adres · bekende afzender · bijlagen ontvangen

  1. Open de klantmap en vul bij Contact het e-mailadres van de klant in.
  2. Open Aanleveren en maak een inname-adres aan als dit voor je kantoor is ingeschakeld.
  3. Geef het adres aan de klant en controleer later de ontvangen bestanden in de map.
  4. Gebruik het aparte inleveradres van je kantoor voor opnames en transcripten.

Een klant uitnodigen voor het klantportaal

Opties: Klantinlog · uitnodigen · portaal

  1. Vul het juiste klantmailadres in bij Contact.
  2. Open Klantinlog en kies Nodig klant uit als het portaal voor jouw pakket beschikbaar is.
  3. Controleer de uitnodigingsstatus.
  4. Geef documenten daarna afzonderlijk vrij; een portaaluitnodiging deelt ze niet automatisch.

Een document met de klant delen

Opties: Per document vrijgeven · controleren · intrekken

  1. Open het juiste document in de klantmap.
  2. Kies Delen met klant en controleer welk stuk je vrijgeeft.
  3. Controleer na vrijgave wat de klant in het portaal kan zien.
  4. Trek de vrijgave in als het document niet langer zichtbaar mag zijn.

Een klantmap aan een nieuwe opdracht koppelen

Opties: Bestaande map kiezen · nieuwe map maken

  1. Open de nieuwe opdracht, bijvoorbeeld Rapport of Gespreksbundel.
  2. Kies bij Klantmap de juiste bestaande map of gebruik Maak klantmap aan.
  3. Controleer de koppeling voordat je de verwerking start.
  4. Controleer het resultaat daarna in de betreffende klantmap.

Wat je ziet, kan afhangen van je rol, je pakket en de koppelingen van je organisatie. Controleer ieder gemaakt concept voordat je het deelt of verstuurt.